Oprócz prowadzenia akt osobowych pracowników, na pracodawcy spoczywa obowiązek prowadzenia szeregu ewidencji, w tym przede wszystkim dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy, wypłatami wynagrodzeń oraz przydziałem odzieży roboczej.
Pracodawca powinien sporządzić i aktualizować kartę ewidencji czasu pracy każdego pracownika. W takiej karcie ewidencji czasu pracy należy uwzględnić następujące elementy:
- pracę w poszczególnych dniach roboczych w tym prace w niedziele i święta
- pracę w porze nocnej
- pracę w nadgodzinach oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy
- dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.
W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Ponadto pracodawca zakłada i prowadzi dla każdego pracownika:
- imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
- kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłatę ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży oraz obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Obowiązek przekazania dokumentacji pracowniczej
W razie przejścia w trybie art. 231 kp zakładu pracy na innego pracodawcę albo gdy odrębne przepisy przewidują następstwo prawne nowego pracodawcy, w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przyjmującego tego pracownika.
Obowiązki pracodawcy dotyczące ochrony danych osobowych pracownika (pisaliśmy m.in. Odpis aktu małżeństwa w aktach osobowych) oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej
Zakres przedmiotowy regulacji ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych obejmuje również pracodawców, a także osoby zarządzające w ich imieniu zakładem pracy. Z powyższego wynika, że wszelkie dane gromadzone przez pracodawców, umożliwiające bezpośrednie lub pośrednie ustalenie tożsamości pracownika, podlegają szczególniej ochronie. Ochrona danych osobowych obejmuje wszelkie zbiory posiadające strukturę zestawu danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, nie zależnie od formy tych zbiorów. Obecnie szczególnie istotne znaczenie ma właściwe zabezpieczenie danych osobowych przechowywanych w systemach informatycznych.
Zgodnie z art. 27 ust. 1 powołanej ustawy zabrania się przetwarzania danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową jak również danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Wyjątki od tej zasady określone są w/w wymienionej ustawie.
Obowiązki pracodawcy związane z należytym przechowywaniem dokumentacji pracowniczej
W obowiązującym stanie prawnym, aktem prawnym, określającym obowiązki pracodawców w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej jest Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Regulacje dotyczące w szczególności tych dokumentów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, takich jak:
- listy płac
- karty wynagrodzeń albo inne dowody mogące posłużyć określeniu podstawy świadczeń emerytalno-rentowych (dokumentacja płacowa i osobowa).
Szczegółowe zasady przechowywania dokumentacji dotyczącej pracy i płacy określone zostały w załączniku nr 2 do rozporządzenia z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów. Podmioty zajmujące się przechowywaniem dokumentacji, w tym również pracodawcy, są zobowiązane spełnić wymogi określone w rozporządzeniu w sprawie warunku przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników.
Poprzednia strona ||| Powrót do menu głównego ||| Następna strona