Jak długo i w jakich warunkach przechowywać dokumentację pracowników

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Na dokumentację tą składają się m.in. akta osobowe pracownika, ewidencja czasu pracy, ewidencja wynagrodzeń, odzieży roboczej itp. Obowiązek prowadzenia dokumentacji nie ustaje wraz z zakończeniem stosunku pracy. Sporządzona przez pracodawcę dokumentacja winna być przez niego przechowywana jeszcze długo po rozstaniu się z pracownikiem. Jak długo?

Najdłuższy okres, jaki przepisy prawa przewidują dla przechowywania dokumentacji pracowniczej, wynosi 50 lat. Okres ten liczymy od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy (od dnia, w którym rozwiązał się lub wygasł stosunek pracy). Natomiast dokumentację płacową pracodawca ma obowiązek przechowywać również przez okres 50 lat, przy czym okres ten liczy się wówczas od dnia wytworzenia tej dokumentacji (np. listy płac). Powyższe regulacje wynikają z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Przepisy tej ustawy przewidują również, jak z dokumentacją pracowniczą i płacową powinien postępować pracodawca, który został postawiony w stan likwidacji lub gdy ogłoszono jego upadłość, albo z innych względów pracodawca kończy swoją działalność. W takim wypadku pracodawca musi wskazać podmiot, prowadzący działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji (obecnie na runku jest szereg firm, świadczących usługi archiwizowania dokumentów), któremu przekaże stworzoną przez siebie i zgromadzoną dokumentację pracowniczą i płacową.

Pracodawca musi również zapewnić środki finansowe na czas przechowywania tej dokumentacji po jej przekazaniu, przy czym środki te muszą być adekwatne do okresu czasu jaki pozostał do końca okresu 50 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej. O tym, w jakich warunkach przedsiębiorstwa zajmujące się archiwizacją dokumentów powinny przechowywać dokumentację pracowniczą decydują przepisy Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 roku w sprawie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.

Jak długo przechowywać dokumentację podatkową i ubezpieczeniową

Dokumentacja podatkowa z kolei powinna być przechowywana przez pracodawcę do chwili, w której upłynie termin przedawnienia zobowiązań podatkowych pracodawcy jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych. Co do zasady okres przechowywania takiej dokumentacji wynosi 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego. Z kolei dokumentację ubezpieczeniową pracowników, czyli kopie deklaracji rozliczeniowych i dokumentów korygujących) pracodawca przechowuje przez okres 5 lat od dnia, w którym dokumenty te zostały przekazane do ZUS (pamiętaj, iż okres 5 lat obowiązuje od stycznia 2012 roku, wcześniej wynosił on 10 lat).

Wskazany powyżej 5 – letni termin przechowywania dokumentacji ubezpieczeniowej nie dotyczy jednak dokumentacji, dotyczącej kwestii wypadków przy pracy czy w drodze do pracy. Protokoły powypadkowe, dokumentacje medyczną i inne dokumenty, jakie pracodawca sporządza w związku z pojawieniem się wypadku w pracy, należy przechowywać przez okres 10 lat.

Przepisy nie regulują natomiast, jak długo pracodawca ma obowiązek przechowywać np. dokumentację, dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy pracownika. Wydaje się jednak, iż zastosowanie w tym wypadku mają okresy przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, które co do zasady wynoszą 3 lata. Przez taki okres czasu pracodawca powinien zatem przechowywać te dokumenty, aby w razie konieczności (np. sporu z pracownikiem w sądzie pracy) można było w oparciu o te dokumenty udowadniać okoliczności korzystne dla pracodawcy.

Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej zostało utworzone na mocy rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie utworzenia Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej z dnia 1 czerwca 2004 roku. Do zadań tego archiwum należy m.in. przechowywanie, ewidencjonowanie i udostępnianie dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. Obecnie siedzibą tego archiwum jest Milanówek w województwie mazowieckim.

50 – letnie okresy przechowywania dokumentacji mają swoje uzasadnienie w związku z wiekiem emerytalnym (pisaliśmy m.in. Czy pracodawca może zmusić pracownika do przejścia na emeryturę) pracowników. Pracownik w trakcie swojego życia działalność zarobkowa prowadzi przez okres kilkudziesięciu lat, a precyzyjna i pełna dokumentacja płacowa może być niezbędna do ustalenia chociażby prawa do emerytury czy jej wysokości.

Masz jakieś pytania czy wątpliwości? Napisz w komentarzach.