Kadry w praktyce
No Result
View All Result
  • Strona Główna
  • Szkolenia kadrowo-płacowe
  • O blogu
  • Kontakt
Kadry w praktyce
No Result
View All Result

Jak długo i w jakich warunkach przechowywać dokumentację pracowników

in Ogólne
0
1
SharePodziel się na TT

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Na dokumentację tą składają się m.in. akta osobowe pracownika, ewidencja czasu pracy, ewidencja wynagrodzeń, odzieży roboczej itp. Obowiązek prowadzenia dokumentacji nie ustaje wraz z zakończeniem stosunku pracy. Sporządzona przez pracodawcę dokumentacja winna być przez niego przechowywana jeszcze długo po rozstaniu się z pracownikiem. Jak długo?

Najdłuższy okres, jaki przepisy prawa przewidują dla przechowywania dokumentacji pracowniczej, wynosi 50 lat. Okres ten liczymy od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy (od dnia, w którym rozwiązał się lub wygasł stosunek pracy). Natomiast dokumentację płacową pracodawca ma obowiązek przechowywać również przez okres 50 lat, przy czym okres ten liczy się wówczas od dnia wytworzenia tej dokumentacji (np. listy płac). Powyższe regulacje wynikają z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Przepisy tej ustawy przewidują również, jak z dokumentacją pracowniczą i płacową powinien postępować pracodawca, który został postawiony w stan likwidacji lub gdy ogłoszono jego upadłość, albo z innych względów pracodawca kończy swoją działalność. W takim wypadku pracodawca musi wskazać podmiot, prowadzący działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji (obecnie na runku jest szereg firm, świadczących usługi archiwizowania dokumentów), któremu przekaże stworzoną przez siebie i zgromadzoną dokumentację pracowniczą i płacową.

Pracodawca musi również zapewnić środki finansowe na czas przechowywania tej dokumentacji po jej przekazaniu, przy czym środki te muszą być adekwatne do okresu czasu jaki pozostał do końca okresu 50 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej. O tym, w jakich warunkach przedsiębiorstwa zajmujące się archiwizacją dokumentów powinny przechowywać dokumentację pracowniczą decydują przepisy Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 roku w sprawie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.

Jak długo przechowywać dokumentację podatkową i ubezpieczeniową

Dokumentacja podatkowa z kolei powinna być przechowywana przez pracodawcę do chwili, w której upłynie termin przedawnienia zobowiązań podatkowych pracodawcy jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych. Co do zasady okres przechowywania takiej dokumentacji wynosi 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego. Z kolei dokumentację ubezpieczeniową pracowników, czyli kopie deklaracji rozliczeniowych i dokumentów korygujących) pracodawca przechowuje przez okres 5 lat od dnia, w którym dokumenty te zostały przekazane do ZUS (pamiętaj, iż okres 5 lat obowiązuje od stycznia 2012 roku, wcześniej wynosił on 10 lat).

Wskazany powyżej 5 – letni termin przechowywania dokumentacji ubezpieczeniowej nie dotyczy jednak dokumentacji, dotyczącej kwestii wypadków przy pracy czy w drodze do pracy. Protokoły powypadkowe, dokumentacje medyczną i inne dokumenty, jakie pracodawca sporządza w związku z pojawieniem się wypadku w pracy, należy przechowywać przez okres 10 lat.

Przepisy nie regulują natomiast, jak długo pracodawca ma obowiązek przechowywać np. dokumentację, dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy pracownika. Wydaje się jednak, iż zastosowanie w tym wypadku mają okresy przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, które co do zasady wynoszą 3 lata. Przez taki okres czasu pracodawca powinien zatem przechowywać te dokumenty, aby w razie konieczności (np. sporu z pracownikiem w sądzie pracy) można było w oparciu o te dokumenty udowadniać okoliczności korzystne dla pracodawcy.

Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej zostało utworzone na mocy rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie utworzenia Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej z dnia 1 czerwca 2004 roku. Do zadań tego archiwum należy m.in. przechowywanie, ewidencjonowanie i udostępnianie dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. Obecnie siedzibą tego archiwum jest Milanówek w województwie mazowieckim.

Dokumentacja pracownicza i akta osobowe
Dokumentacja pracownicza i akta osobowe

50 – letnie okresy przechowywania dokumentacji mają swoje uzasadnienie w związku z wiekiem emerytalnym pracowników. Pracownik w trakcie swojego życia działalność zarobkowa prowadzi przez okres kilkudziesięciu lat, a precyzyjna i pełna dokumentacja płacowa może być niezbędna do ustalenia chociażby prawa do emerytury czy jej wysokości.

Masz jakieś pytania czy wątpliwości? Napisz w komentarzach.

Tags: akta osobowedokumentacja płacowa
Previous Post

Przerwy w pracy na karmienie dziecka

Next Post

Urlop na poszukiwanie pracy w okresie wypowiedzenia

Polecamy również

ruchomy czas pracy
Ogólne

Ruchomy czas pracy – co to jest i kiedy można go stosować? Zatrudnienie w ruchomym czasie pracy

7 marca 2020
zasilek-macierzynski-po-rozwiazaniu-umowy-o-prace
Ogólne

Zasiłek macierzyński po rozwiązaniu umowy o pracę – komu i do kiedy się należy?

11 października 2019
spozniona-zaplata-skladek-do-zus
Ogólne

Spóźniona zapłata składek do ZUS. Konsekwencje za spóźnienie z przelewem kwoty składek na indywidualny numer rachunku składkowego NRS

12 października 2019

Comments 1

  1. mmm says:
    7 lat ago

    z artykułu nie bardzo to wynika, ale czy przypadkiem przepisy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nie dotyczą tylko jednostek państwowych i samorządowych?

    Odpowiedz

Dodaj komentarz Anuluj pisanie odpowiedzi

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Polityka cookies https://kadrywpraktyce.pl/o-blogu-2/.

Obserwuj nas

  • SPECJALISTA ds. KADR – nasz autorski CERTYFIKOWANY KURS ONLINE
  • Wynagrodzenia
  • Urlopy pracownicze
  • Rozwiązanie umowy
  • W sądzie pracy
  • Umowy o pracę
  • Czas pracy
  • Zatrudnianie pracownika
  • Podróże służbowe
  • Obowiązki pracownika
  • Ochrona stosunku pracy
  • Zlecenie i dzieło
  • Kurs “Specjalista do spraw kadr i płac” – wideoszkolenie z zaświadczeniem MEN
  • Teoretyczne aspekty prawa pracy – ARCHIWUM
  • Wzory pism i umów – ARCHIWALNE
  • Porady

Ostatnio na blogu

  • Zasiłek chorobowy pracownika do 26 roku życia a podatek
  • Nadgodziny przed godzinami pracy – jak rozliczać
  • Zatrudnienie emeryta na zleceniu i na umowie o dzieło
  • Ile dostanę na zwolnieniu lekarskim w ciąży – jak się liczy wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy w okresie ciąży i macierzyński po porodzie
  • Ekwiwalent za urlop 2021 – zasady naliczania i przykłady
  • Czas pracy pracownika niepełnosprawnego w praktyce
  • Błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę – czy jest ono skuteczne?
  • Zasiłek chorobowy na umowie zlecenia – jak naliczyć i wypłacić
  • Samochód służbowy do celów prywatnych a ZUS i podatek – lista płac
  • Pensja minimalna 2021 na 1/2 i 1/4 etatu od brutto do netto
  • Minimalne wynagrodzenie 2021 od brutto do netto
  • Choroba w dniu wolnym od pracy a czas pracy i wynagrodzenie
  • Długotrwała choroba pracownika – zwolnienie pracownika po długiej chorobie
  • Praca w wolną sobotę i choroba w jednym miesiącu – jak rozliczyć czas pracy i wynagrodzenie?
  • Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy po podwyżce pensji pracownika
Facebook Twitter RSS

Tagi

dyscyplinarka dyscyplinarka za alkohol długotrwała choroba pracownika ekwiwalent za urlop lista płac nadgodziny nagana dla pracownika obliczanie odprawy obowiązki pracownika odprawa podróże służbowe porzucenie pracy prawo do urlopu wychowawczego romans w pracy rozliczenie wynagrodzenia rozwiązanie umowy rozwiązanie umowy z pracownicą w ciąży równoważny system czasu pracy staż urlopowy umowa na czas określony umowa o pracę na czas określony umowa zlecenia urlop macierzyński urlop pod telefonem urlop wychowawczy urlop wypoczynkowy urlop wypoczynkowy na niepełnym etacie wniosek o urlop wychowawczy wyjścia prywatne w godzinach pracy wynagrodzenie chorobowe wynagrodzenie urlopowe wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy 2019 wypowiedzenie wypowiedzenie umowy o pracę wypowiedzenie umowy zlecenia wypowiedzenie zmieniające za co można wręczyć dyscyplinarkę zakres czynności zasiłek chorobowy zasiłek chorobowy na umowie zlecenia zasiłki chorobowe zatrudnianie pracownika zmiana umowy o pracę zwolnienie lekarskie

Nasze szkolenia

Zapraszamy również do zapoznania się z naszą pełną ofertą szkoleniową: - kursy dla kadrowych, - kursy płacowe, - ochrona danych osobowych, - sekretariat, - i inne. Więcej na spdszkolenia.pl

© 2020 Wszelkie prawa zastrzeżone

No Result
View All Result
  • Home
  • Wynagrodzenia
  • Urlopy pracownicze
  • Rozwiązanie umowy
  • Czas pracy
  • Zlecenie i dzieło
  • Obowiązki pracownika
  • Umowy o pracę
  • Ochrona stosunku pracy
  • Zatrudnianie pracownika
  • zwolnienia lekarskie

© 2020 Wszelkie prawa zastrzeżone

Welcome Back!

Login to your account below

Forgotten Password?

Create New Account!

Fill the forms below to register

All fields are required. Log In

Retrieve your password

Please enter your username or email address to reset your password.

Log In
Strona używa ciasteczek. Więcej o nich TUTAJ. W każdym momencie możesz dokonać zmiany ustawień dotyczących cookies.
Go to mobile version