Pierwsza wypłata realnie niższa niż pensja wynikająca z umowy. Powód jest prosty i oczywisty, czyli pracownik zaczął pracę nie od pierwszego dnia miesiąca, a w trakcie miesiąca. Zatrudnienie w trakcie miesiąca a wynagrodzenie to jedna z najczęstszych sytuacji w kadrach: jeśli pensja jest ustalona w stałej stawce miesięcznej, za pierwszy miesiąc liczysz wynagrodzenie za część miesiąca – metodą godzinową, a nie dzieląc pensję przez 30 (jak to się liczy przy nieobecnościach z prawem do wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku). Poniżej pokazuję, jak to zrobić krok po kroku, na przykładach z 2027 r.
W skrócie
- Podstawa prawna: § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy.
- Metoda: pensję miesięczną dzielisz przez liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu, mnożysz przez godziny, których pracownik nie przepracował, i wynik odejmujesz od pensji należnej za cały miesiąc.
- Nie dziel przez 30 – metoda 1/30 dotyczy tylko nieobecności z powodu choroby czy zasiłkowych (jeśli pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku)
- Te same zasady stosujesz przy rozwiązaniu umowy w trakcie miesiąca. Przy stawce godzinowej wystarczy pomnożyć stawkę przez przepracowane godziny.
- Przykład 2027: założenia – pensja 5500 zł brutto, zatrudnienie od 12 lipca 2027 r. – za lipiec 3750 zł brutto.
Jak wyliczyć wynagrodzenie pracownika zatrudnionego w trakcie miesiąca
Wynagrodzenie można w umowie o pracę ustalić na różne sposoby: w stawce miesięcznej (np. 5500 zł brutto), w stawce godzinowej (np. 35 zł brutto za godzinę), akordowo czy prowizyjnie. Przy stawce godzinowej problemu nie ma – mnożysz stawkę przez liczbę przepracowanych godzin i gotowe. Nieco inaczej będzie przy stałej pensji miesięcznej. Tu jest na szczęście prosty sposób na wyliczenie, ile z niej należy się za przepracowaną część miesiąca.
Zasadę wskazuje § 12 rozporządzenia z 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. Jeżeli pracownik z pensją w stałej stawce miesięcznej był w danym miesiącu nieobecny z innych przyczyn niż choroba i za ten czas nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, to:
- miesięczną stawkę dzielisz przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w tym miesiącu,
- otrzymaną stawkę godzinową mnożysz przez liczbę godzin nieobecności,
- wynik odejmujesz od pensji za cały miesiąc.
„Nieobecnością” jest tu również okres przed dniem zatrudnienia albo po dniu rozwiązania umowy, jeśli mają one miejsce w trakcie miesiąca. Ta sama metoda dotyczy więc pracownika, który zaczął pracę w trakcie miesiąca, i takiego, który w trakcie miesiąca odszedł. Podstawą prawną jest również art. 80 Kodeksu pracy, zgodnie z którym wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną.
| Przyczyna niepełnego miesiąca | Jak się liczy wynagrodzenie za część miesiąca |
| Zatrudnienie lub zwolnienie w trakcie miesiąca, urlop bezpłatny, nieobecność nieusprawiedliwiona | metoda godzinowa (§ 12): pensja : godziny w miesiącu * godziny nieobecności |
| Choroba (wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek) | metoda 1/30 (§ 11): pensja : 30 * dni choroby |
| Wynagrodzenie w stawce godzinowej | stawka * przepracowane godziny |
W praktyce kadrowej najczęstszy błąd przy zatrudnieniu od połowy miesiąca to właśnie dzielenie pensji przez 30. Metoda 1/30 jest zgodnie z przepisami powołanego wyżej rozporządzenia „zarezerwowana” dla nieobecności, za czas której pracownik ma prawo do wynagrodzenia chorobowego albo zasiłku (chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego), przy rozpoczęciu pracy w trakcie miesiąca albo rozwiązaniu umowy w trakcie miesiąca liczą się godziny robocze, nie dni kalendarzowe.
Zatrudnienie w trakcie miesiąca – przykład na 2027 rok
Pracownik został zatrudniony na pełny etat od 12 lipca 2027 r. (poniedziałek) z wynagrodzeniem zasadniczym 5500 zł brutto miesięcznie. Od 12 do 31 lipca przepracował wszystkie godziny zgodnie z grafikiem, nie miał nadgodzin ani nie pracował w wolne soboty. Pracuje w podstawowym systemie czasu pracy.
- Wymiar czasu pracy w lipcu 2027 r.: 22 dni robocze * 8 godzin = 176 godzin
- Godziny nieprzepracowane z powodu zatrudnienia od 12 lipca: 1–9 lipca to 7 dni roboczych, czyli 56 godzin
- Stawka za godzinę: 5500 zł : 176 godzin = 31,25 zł
- Wynagrodzenie za godziny nieprzepracowane: 31,25 zł * 56 godzin = 1750 zł
- Wynagrodzenie za lipiec: 5500 zł − 1750 zł = 3750 zł brutto
Pracownik przepracował nieco ponad połowę miesiąca kalendarzowego, ale dostaje ok. 68% pensji, bo liczą się dni robocze: przepracował 15 z 22. Takie pytania przy pierwszej wypłacie są w kadrach na porządku dziennym – warto wyjaśnić pracownikowi zasadę, zanim zobaczy pasek.
Z kwoty 3750 zł brutto pracownik dostanie na rękę 2886,64 zł (składki pracownika 514,13 zł, zdrowotna 291,23 zł, zaliczka na podatek 58 zł – przy kosztach 250 zł i PIT-2). Jak się liczy z tego netto pisaliśmy tutaj: wyliczenie wynagrodzenia od brutto do netto.
Zatrudnienie w trakcie miesiąca a minimalne wynagrodzenie
Minimalne wynagrodzenie w 2027 r. wynosi 4950 zł brutto, ale dotyczy oczywiście pełnego przepracowanego miesiąca pracy. Za część miesiąca minimalna ulega proporcjonalnie obniżeniu do przepracowanego czasu. Pracownik z minimalną krajową zatrudniony od 12 lipca 2027 r. dostanie: 4950 zł − 4950 zł : 176 * 56 = 3375 zł brutto.
Umowa o pracę od połowy miesiąca na niepełny etat
Przy niepełnym etacie liczy się tak samo, ale godziny do przepracowania ustala proporcjonalnie do etatu. Wymiar czasu pracy w okresie, w którym pracownik był zatrudniony, ustala się zgodnie z art. 130 Kodeksu pracy, czyli 40 godzin za każdy pełny tydzień i 8 godzin za każdy dzień od poniedziałku do piątku, pomniejszone o 8 godzin za każde święto wypadające w innym dniu niż niedziela, a całość pomnożona przez wymiar etatu pracownika.
Pracownik został zatrudniony od 21 lipca 2027 r. (środa) na 1/2 etatu z wynagrodzeniem 3000 zł brutto miesięcznie. Pracuje w indywidualnym rozkładzie, niekoniecznie po 4 godziny dziennie. Na potrzeby przykładu przyjmujemy, że zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy od 21 do 31 lipca 2027 r. przypadają 32 godziny pracy.
- Wymiar na 1/2 etatu za cały lipiec: 176 godzin * 1/2 = 88 godzin
- Wymiar od 21 do 31 lipca: 8 dni roboczych * 8 godzin * 1/2 = 32 godziny
- Godziny „nieobecności” (okres przed zatrudnieniem): 88 − 32 = 56 godzin
- Stawka za godzinę: 3000 zł : 88 godzin = 34,09 zł
- Wynagrodzenie za lipiec: 3000 zł − 3000 zł : 88 * 56 = 1090,91 zł brutto
Zmiana wynagrodzenia w trakcie miesiąca
Tą samą metodą godzinową rozliczysz podwyżkę albo zmianę etatu od połowy miesiąca. Liczysz osobno wynagrodzenie według starej i nowej stawki – proporcjonalnie do godzin pracy przypadających w każdym z okresów.
Pracownik z pensją 5500 zł dostał podwyżkę do 6000 zł od 16 sierpnia 2027 r. W sierpniu jest 176 godzin do przepracowania: 80 godzin w okresie 1–15 sierpnia i 96 godzin w okresie 16–31 sierpnia (15 sierpnia przypada w niedzielę, więc nie obniża wymiaru).
- Za 1–15 sierpnia: 5500 zł : 176 * 80 = 2500,00 zł
- Za 16–31 sierpnia: 6000 zł : 176 * 96 = 3272,73 zł
- Wynagrodzenie za sierpień: 5772,73 zł brutto
Wynagrodzenie za niepełny miesiąc przy rozwiązaniu umowy o pracę
Tak samo liczysz wynagrodzenie pracownika, z którym umowa kończy się w trakcie miesiąca. Jeśli pracownik z pensją 5500 zł pracował do 18 sierpnia 2027 r., przepracował 13 dni roboczych, czyli 104 godziny z 176. Za sierpień należy mu się: 5500 zł − 5500 zł : 176 * 72 = 3250 zł brutto. Do tego może dojść np. ekwiwalent za niewykorzystany urlop.
Zatrudnienie w trakcie miesiąca a chorobowe
Jeśli nowy pracownik zachoruje w pierwszym miesiącu pracy, zwykle jest jeszcze w okresie wyczekiwania (prawo do wynagrodzenia chorobowego nabywa się po 30 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, a przy przerwie w ubezpieczeniu do 30 dni wcześniejsze okresy podlegania ubezpieczeniu chorobowemu uwzględnia się w tych 30 dniach). Za dni choroby w okresie wyczekiwania nic się pracownikowi nie należy, a wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca liczy się wtedy za godziny faktycznie przepracowane. Szerzej: niepełny miesiąc pracy a zwolnienie lekarskie.
Jeśli mamy w danym miesiącu zarówno zatrudnienie w trakcie miesiąca oraz np. zwolnienie lekarskie, to wynagrodzenie za część miesiąca liczy się wg wzoru:
Wynagrodzenie = X – X / 30 * Y – X / A * B, gdzie X – wynagrodzenie w stawce miesięcznej, Y – liczba dni zwolnienia lekarskiego, A – liczba godzin do przepracowania w miesiącu, B – liczba godzin niedopracowanych od początku miesiąca z powodu zatrudnienia w trakcie miesiąca.
UWAGA – powyższy wzór stosujemy w przypadku, gdy za okres niezdolności do pracy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek, a dodatkowo przez część miesiąca nie pozostawał w zatrudnieniu.
Zatrudnienie w trakcie miesiąca a wynagrodzenie – najczęstsze pytania
Jak obliczyć wynagrodzenie za część miesiąca?
Pensję miesięczną podziel przez liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu, pomnóż przez godziny, których pracownik nie przepracował (np. sprzed dnia zatrudnienia), i odejmij wynik od pensji. Przy chorobie stosuje się inną metodę – 1/30.
Czy przy zatrudnieniu w trakcie miesiąca dzieli się pensję przez 30?
Nie. Przez 30 dzieli się pensję tylko przy nieobecności z powodu choroby. Przy zatrudnieniu lub zwolnieniu w trakcie miesiąca stosuje się metodę godzinową z § 12 rozporządzenia z 29 maja 1996 r.
Ile wyniesie wynagrodzenie, gdy pracownik zaczął pracę 12 lipca 2027 r.?
Przy pensji 5500 zł brutto: lipiec ma 176 godzin pracy, pracownik nie przepracował 56 godzin, więc za lipiec dostanie 5500 zł − 5500 zł : 176 * 56 = 3750 zł brutto.
Czy wynagrodzenie za niepełny miesiąc może być niższe niż minimalne?
Tak. Minimalne wynagrodzenie (4950 zł w 2027 r.) dotyczy pełnego miesiąca. Za część miesiąca minimalna kwota zmniejsza się proporcjonalnie do czasu przepracowanego.
Jak rozliczyć zmianę wynagrodzenia w trakcie miesiąca?
Policz osobno wynagrodzenie według starej i nowej stawki – proporcjonalnie do godzin pracy przypadających przed zmianą i po zmianie – i zsumuj obie kwoty.
Jak policzyć wynagrodzenie, gdy umowa kończy się w trakcie miesiąca?
Tak samo jak przy zatrudnieniu w trakcie miesiąca: odejmij od pensji wynagrodzenie za godziny przypadające po dniu rozwiązania umowy.
Jak liczyć wynagrodzenie za część miesiąca przy niepełnym etacie?
Wymiar godzin w miesiącu i w okresie zatrudnienia ustal z art. 130 Kodeksu pracy i przemnóż przez wymiar etatu. Dalej liczysz metodą godzinową, jak przy pełnym etacie.
Wynagrodzenie za część miesiąca, wymiar czasu pracy przy niepełnym etacie i pierwszą listę płac nowego pracownika liczymy krok po kroku w kursie Specjalista do spraw kadr i płac – kurs online z zaświadczeniem. Przykłady są aktualizowane na bieżące stawki, a materiał przerabiasz we własnym tempie.
