Wypowiedzenie umowy o pracę – z formalnego punktu widzenia – winno mieć taką samą formę, jak zawarta umowa. Z powyższego już wprost można by wywnioskować, iż wypowiedzenie umowy o pracę powinno zostać złożone na piśmie. Zaznaczyć jednak należy, iż sama umowa o pracę nie musi mieć formy pisemnej.
Jeśli np. pracodawca wysłał ją pracownikowi emailem (na przykład na adres firmowy, z którego pracownik będzie korzystał), to taka forma nie wpływa na ważność samego zatrudnienia pracownika. Do tego, aby pomiędzy stronami zawiązał się stosunek pracy wystarczy bowiem, aby pracodawca dopuścił pracownika do pracy.
Wypowiedzenie umowy o pracę emailem
Oczywiście tak zawarta umowa o pracę nie spełnia swoich wymogów co do formy – stosownie bowiem do treści art. 29 §2 Kodeksu pracy, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika pracodawca winien na piśmie potwierdzić mu ustalenia stron, rodzaju i warunków zawartej emailem umowy.
W przypadku, gdy umowa o pracę zawierana jest na odległość (np. poprzez e-mail), spełnienie warunku, o którym mowa powyżej, wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jest to rozwiązanie rzadko spotykane w praktyce, o ile bowiem pracodawca może posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny, tak trudno tego samego oczekiwać od przyszłego pracownika.
Czytaj także: Pracodawca nie chce podpisać wypowiedzenia
Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wiąże się bowiem z kosztami i określoną procedurą, a zawarta w omawiany sposób umowa o pracę jest ważna i skuteczna wyłącznie wówczas, gdy obie strony korzystają z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Zawarcie umowy o pracę e-mailem
Jeśli pracownik nie dysponuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym i umowa o pracę na odległość nie zostaje zawarta, a mimo to pracodawca dopuszcza go do pracy i nie potwierdza mu na piśmie w dniu dopuszczenia do pracy warunków umowy, popełnia tym samym wykroczenie z art. 281 pkt 2 Kodeksu pracy, za co grozić mu może grzywna do 30 tysięcy złotych, a nawet postępowanie sądowe.
O ile zawarcie umowy o pracę w formie pisemnej nie jest wymagane, aby doszło do nawiązania stosunku pracy, tak problematyka pisemnej formy jest dużo bardziej skomplikowana w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę albo rozwiązania jej bez zachowania okresu wypowiedzenia, które nie zostały dokonane na piśmie.
Należy tu zwrócić uwagę na bardzo ważną z praktycznego punktu widzenia rzecz – otóż stosownie do treści art. 30 §3 Kodeksu pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia wino mieć formę pisemną (co do zasady w postaci wydrukowanego dokumentu w formie papierowej, opatrzonego m.in. podpisem strony, która inicjuje rozwiązanie stosunku pracy).
W praktyce jednak, wypowiedzenie lub dokument dyscyplinarki, „wręczone” pracownikowi nie w formie pisemnej (np. ustnie, poprzez SMS czy e-mailem) JEST SKUTECZNE, chociaż wadliwe co do formy.
WAŻNE!!!
Wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem, poprzez SMS lub nawet ustnie jest skuteczne, jego formalna wadliwość nie wpływa na skuteczność oświadczenia woli strony, która dokonuje wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania w tej formie.
Wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem
Każde oświadczenie woli strony stosunku pracy o jego rozwiązaniu lub wypowiedzeniu, niezależnie od tego, czy zachowana została jego poprawna forma, czy nie, jest skuteczne i może spowodować w konsekwencji ustanie stosunku pracy.
Takie wadliwe oświadczenie można podważyć jedynie na drodze powództwa do sądu pracy. Pracownik musi jedynie pamiętać o tym, iż na odwołanie się do sądu pracy od wypowiedzenia umowy o pracę ma 7 dni, a od dyscyplinarki 14 dni.
Powyższe potwierdził chociażby Sąd Najwyższy w swym wyroku z dnia 7 października 2008 roku sygn. IIPK 56/08 – wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem jest skuteczne – jeśli pracownik miał możliwość zapoznania się z treścią takiego e-maila, okres wypowiedzenia rozpocznie swój bieg.
W praktyce jednak, jeśli pracownik od takiego wypowiedzenia umowy o pracę e-mailem (pisaliśmy także: Wypowiedzenie umowy przez telefon) odwoła się do sądu pracy, sąd pracy niemal na pewno przywróci go do pracy albo przyzna mu stosowne odszkodowanie.
Podsumowując – każde wypowiedzenie umowy o pracę, nawet pomimo niezachowania kodeksowej jego formy (np. wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem) jest skuteczne, ale wadliwe. Skuteczne w takim sensie, że swój bieg rozpocznie okres wypowiedzenia i o ile pracownik nie odwoła się w stawowym terminie do sądu pracy, umowa o pracę rozwiąże się z dniem, w którym upłynął okres wypowiedzenia.
Wadą formalną takiego rozwiązania jest natomiast niezachowanie formy pisemnej, wymaganej przepisami Kodeksu pracy, co powoduje po stronie pracownika prawo do odwołania się od tego wadliwego wypowiedzenia do sądu pracy.
Wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem, a potem na piśmie
Jeśli pracodawca wysłał pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem, a potem – chcąc naprawić swój błąd i uniknąć ewentualnego postępowania sądowego – wysłał mu wypowiedzenie w formie pisemnej, to takie jego działanie nie uchroni go przed konsekwencjami. Wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem jest bowiem dla stron stosunku pracy wiążące.
Nawet, jeśli po wysłaniu e-maila z wypowiedzeniem umowy o pracę pracodawca wręczy pracownikowi wypowiedzenie w poprawnej, pisemnej formie, to takiego działania nie można uznać ani za uzupełnienie uprzednio złożonego e-mailem wypowiedzenia, ani tym bardziej jego odwołania.
W takiej sytuacji pracodawca może liczyć jedynie na to, że pracownik nie odwoła się do sądu pracy od wadliwego wypowiedzenia, bowiem po upływie terminu, w którym pracownik mógł to zrobić, wypowiedzenie to (nawet w wadliwej formie) staje się niezaskarżalne.
Czy zatem wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem, jeśli pracownik się od niego nie odwoła, może stanowić „zagrożenie” dla pracodawcy? Tak. W grę wchodzi tu bowiem kwestia prawidłowego prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Jeśli pracodawca wręcza pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę, to kopia tego dokumentu winna znaleźć się w aktach osobowych pracownika, a e-mail, nawet po wydrukowaniu, nie jest dokumentem. Powyższe może skutkować dla pracodawcy sankcjami, jakie może na niego nałożyć inspekcja pracy, w razie kontroli akt osobowych zwalnianego pracownika.
Możliwa jest w praktyce również sytuacja, w której pracodawca sporządza wypowiedzenie na piśmie i jednocześnie wysyła je pracownikowi e-mailem (np. skan) i listem poleconym. W takim przypadku problemem jest ustalenie daty, w jakiej pracownik zapoznał się z treścią oświadczenia woli pracodawcy – czy najpierw przeczytał e-mail, czy list polecony.
Mając na względzie te okoliczności uznać należy, iż najbezpieczniejszą dla pracodawcy formą wypowiedzenia będzie jednak jedynie forma listu poleconego, co nie wyklucza wysłania pracownikowi e-maila z informacją, że wypowiedzenie zostało mu wysłane tradycyjną pocztą (bez dołączania do tego e-maila dokumentu wypowiedzenia).
Sprawdź także: Rozwiązanie umowy o pracę w związku z przejściem na emeryturę
Na zakończenie warto raz jeszcze podkreślić, iż wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem jest dla pracodawcy potencjalnie niebezpieczne. Z pewnością będzie ono skuteczne, pracodawca jednak nie może mieć pewności, że pracownik nie odwoła się od takiego wypowiedzenia do sądu pracy, jak również tego, że formę wypowiedzenia zakwestionuje inspekcja pracy w razie ewentualnej kontroli. Należy w tym zakresie przyjąć znaną dobrze wszystkim kadrowym zasadę „papierologii” w kadrach – najlepiej i najbezpieczniej wszystko mieć na drukowanym piśmie.
