Zakres czynności pracownika – czy jest obowiązkowy

Zakres czynności pracownika jako formalny dokument kadrowy nie jest obowiązkowy, wbrew temu, co się wydaje wielu pracownikom i pracodawcom. Oczywiście w praktyce zakres czynności pracownika funkcjonuje w niemal każdym zakładzie pracy, ale należy pamiętać, że zakresy czynności pracowników nie są obowiązkowe.

Pracodawca może zaznajomić pracownika z jego zakresem czynności np. ustnie, ale oczywiście dla celów dowodowych lepiej, aby zakres czynności pracownik miał formę pisemną.

Zakres czynności pracownika a brak zakresu obowiązków w umowie o pracę

Zakres czynności pracownika musi odpowiadać rodzajowi pracy, wskazanemu w umowie o pracę. To bardzo ważne. Podpisując umowę o pracę pracownik zgodził się na wykonywanie pracy określonego rodzaju, nie można go potem „zaskoczyć”, zobowiązując do wykonywania odmiennej rodzajowo pracy, poprzez wskazanie w zakresie czynności pracownika obowiązków zupełnie odmiennych od tych, jakie pracownik spodziewał się otrzymać.

Jeśli zakres czynności pracownika nie pokrywa się z tym rodzajem pracy, który został wskazany w umowie o pracę, pracownik ma prawo odmówić wykonywania określonych czynności, ewentualnie pracodawca za wykonanie tych ekstra czynności powinien pracownikowi zapłacić dodatkowe wynagrodzenie (pisaliśmy m.in. tutaj: kiedy pracownikowi wolno odmówić pracy).

Zakres czynności pracownika – obowiązki pracownika

Stosownie do treści art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków oraz sposobem wykonywania pracy. Podkreślić jednak wyraźnie należy, iż samego pojęcia zakresu czynności przepisy prawa pracy w żaden sposób nie definiują, a powołany powyżej artykuł nie jest podstawą prawną, w oparciu o którą pracodawca zakres czynności wprowadza.

Sprawdź także: Czy pracownik może odmówić nadgodzin

Ważna jest tu również sama definicja pracy, zgodnie z którą poprzez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju, pod kierownictwem i na rzecz pracodawcy.

Z tego m.in. podporządkowania wynika fakt, iż pracownik nie świadczy pracy wedle własnego uznania, a jedynie tą, jaka została określona przez pracodawcę.

Może Cię zainteresuje: Czy pracodawca może nie przyjąć wypowiedzenia

Obowiązki pracownika mogą zostać ustalone przez strony w umowie o pracę. Ustalenia te mogą mieć zarówno charakter ogólny (np. wskazanie, iż pracownik będzie pracował na stanowisku pracownika biurowego, bez wskazywania jakichkolwiek czynności, które będzie miał obowiązek wykonywać), jak i w sposób bardziej szczegółowy, np. poprzez wskazanie pewnego katalogu czynności, do których zobligowany będzie pracownik.

Już na tym etapie pracodawca winien zastanowić się i rozważnie podjąć decyzję określenia w umowie stanowiska pracy pracownika, może bowiem poprzez nieprecyzyjne określenie ograniczyć sobie swobodę w wydawaniu pracownikowi poleceń służbowych.

Wykonywanie innych poleceń pracodawcy a zakres czynności pracownika

Na tym tle powstawać mogą różnego rodzaju spory, dotyczące chociażby kwestii możliwości odmowy wykonania przez pracownika polecenia służbowego oraz ewentualnych konsekwencji (z rozwiązaniem umowy o pracę łącznie – pisaliśmy m.in. tutaj: za co można wręczyć dyscyplinarkę), jakie mogą za taką odmowę pracownika spotkać.

W szczególności również spory nierzadko pojawiają się tam, gdzie w zakresie czynności pracownika wpisano budzącą poważne wątpliwości klauzulę, iż pracownik ma obowiązek wykonywać inne polecenia pracodawcy.

Polecenia te nie mogą całkowicie (a w niektórych przypadkach nawet częściowo) odbiegać od tego, co strony uzgodniły w treści umowy o pracę.

Przepisy prawa pracy nie zabraniają pracodawcy stosowania tego typu klauzul w zakresie czynności, nie można jednakże rozumieć ich w sposób dowolny, muszą one bezwzględnie pozostawać w związku z pracą, na jaką strony umówiły się w umowie o pracę.

Warto w tym miejscu przytoczyć wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 kwietnia 2012 roku sygn.. II PK 216/11, w którym Sąd Najwyższy stwierdził, iż niedopuszczalne jest dyscyplinarne zwolnienie pracownika za to, że nie zgodził się wykonać polecenia dotyczącego pracy rodzajowo innej niż ustalona w angażu.

Tu pisaliśmy o sytuacjach, kiedy pracownik może odmówić pracy

Stosownie do treści art. 100 Kodeksu pracy pracownik ma obowiązek wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych. Polecenia te nie mogą jednak być sprzeczne lub niespójne z tym, jak określona została treść umowy o pracę, a jeśli są takie, pracownik może odmówić ich wykonania lub żądać za ich wykonanie dodatkowej gratyfikacji.

Nieuprawnione są tym samym działania pracodawcy, które w nadzwyczajnych przypadkach skutkują rozwiązaniem z pracownikiem umowy o pracę, jeśli ten odmówi wykonania polecenia służbowego, które mogłoby narazić go na uszczerbek na zdrowiu, popełnienie przestępstwa czy w sposób rażący odbiegają od tego, co zawarte zostało w umowie o pracę.

Forma zakresu czynności pracownika

Zakres czynności pracownika może mieć zarówno formę pisemną, jak i ustną, jednakże dla pracownika z pewnością korzystniejsza będzie forma pisemna zakresu czynności, pozwoli bowiem na uniknięcie ewentualnych sporów z pracodawcą.

Sprawdź także: Samowolne opuszczenie stanowiska pracy bez zgody przełożonego

Co więcej, zakres czynności może być zarówno odrębnym, samodzielnym dokumentem kadrowym, jak również w formie załącznika stanowić część umowy o pracę.

Wprowadzenie zakresu czynności, jakkolwiek nieobowiązkowe, jest jednakże wygodne zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Trudno bowiem w praktyce w umowie o pracę doprecyzować wszelkie kwestie obowiązków pracownika, tworząc precyzyjny zamknięty katalog tych obowiązków.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na przepis par. 3 ust. 2 lit. c rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Stosownie do powołanego przepis w części B akt osobowych pracownika znajduje się zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę.

A zatem już chociażby z tego przepisu wynika, że zakres czynności pracownika nie jest obowiązkowy. Przepis mówi wyraźnie, że w aktach znajduje się zakres czynności pracownika, jeśli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika.

Zakres czynności, sporządzony w formie pisemnej, znajduje się w części B akt osobowych pracownika. Nie jest jednak uchybieniem przepisom, jeśli dokumentu tego w aktach osobowych nie ma. Wynika to ze wspomnianego powyżej braku obowiązku sporządzenia takiego dokumentu.

Dokument ten ma charakter porządkujący i precyzujący pewne ustalenia, jakich strony dokonały na etapie zawierania umowy o pracę. Przepisy kodeksu pracy również nie nakazują, aby zakres czynności pracownika został sporządzony w formie pisemnej.

Jeśli zakres czynności ma formę pisemną, dobrze jest w aktach osobowych umieścić oświadczenie pracownika, iż z zakresem tym się zapoznał.

Zapoznanie nie oznacza od razu, że pracownik przeczytał swój zakres czynności (niestety niektóre osoby, szczególnie w sytuacjach stresujących, nie czytają wcale dokumentów, jakie podpisują albo czytają je pobieżnie), niemniej dla pracodawcy istotne jest, aby umożliwił pracownikowi zapoznanie się z jego treścią, a w celu uniknięcia ewentualnych sporów dopilnowanie, aby pracownik jednak się ze swoim zakresem czynności zapoznał.

Dokumentacja kadrowa w praktyce – szkolenie online

Zaznaczyć wyraźnie należy, iż jeśli zakres czynności ma formę pisemną, to odmowa jego podpisania przez pracownika stanowi w pełni uzasadnioną przesłankę do rozwiązania z tym pracownikiem stosunku pracy, przy czym rozwiązanie to może nastąpić drogą wypowiedzenia umowy o pracę

Zmiana zakresu czynności

Każdorazowa zmiana zakresu czynności powoduje po stronie pracodawcy ponowny obowiązek zapoznania pracownika (pisaliśmy m.in. Zakres czynności pracownika) z treścią jego zakresu czynności.

Należy pamiętać, iż zmiana zakresu czynności nie stanowi takiej zmiany warunków pracy, która skutkowałaby koniecznością wręczenia pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego. Jeśli jednak zmiany są dla pracownika niekorzystne, konieczne poza samą zmianą zakresu czynności będzie wręczenie wypowiedzenia zmieniającego.

Przestrzeganie zakresu czynności przez pracownika

Pracownik ma obowiązek przestrzegać zapisów zakresu czynności, który jest dla niego wiążący, przy czym wyraźnie podkreślić należy, iż obowiązek ten spoczywa na pracowniku jedynie wówczas, gdy o swoim zakresie czynności został prawidłowo powiadomiony.

Sprawdź także: Czy pracodawca może nie przyjąć wypowiedzenia?

O ile odmowa wykonania zapisów zakresu czynności może stanowić uzasadnioną podstawę do stosowania wobec pracownika środków dyscyplinujących (aż do rozwiązania umowy o pracę włącznie), to niespełnienie przez pracodawcę obowiązku informacyjnego i niezapoznanie pracownika z jego zakresem czynności nie uprawniają pracodawcy do wyciągania wobec pracownika negatywnych konsekwencji (pisaliśmy m.in. tutaj: uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę).