Limit umów o pracę na czas określony został wskazany w przepisie art. 25(1) §1 kodeksu pracy – okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech.
Od razu należy podkreślić, iż limit umów o pracę na czas określony nie zawsze jest nieprzekraczalny – istnieją sytuacje, w których możliwe jest zawarcie więcej niż 3 umów na czas określony z tym samym pracownikiem (np. w przypadku umowy na czas określony szczególnego rodzaju, jaką jest umowa na czas zastępstwa – więcej o tym za chwilę). Jednocześnie ten limit umów o pracę na czas określony wiąże bez względu na ewentualne przerwy w zatrudnieniu.
W praktyce ustalenie możliwości kolejnego zatrudnienia na czas określony może rodzić pewne problemy, szczególnie, jeśli pracownik już jakiś czas temu, np. kilka czy kilkanaście lat temu, pracował na rzecz danego pracodawcy już kilka razy na podstawie umów na czas określony. W niniejszym artykule omówimy te przypadki szczególne.
Nie ma znaczenia, czy te 3 umowy o pracę na czas określony zawierane były z tym samym pracownikiem jedna po drugiej, bez ani jednego dnia przerwy, czy też pomiędzy nimi występowały przerwy w zatrudnieniu. Przepisy regulujące limit umów o pracę na czas określony zmieniły się w dniu 22 lutego 2016 roku, a dla pracodawców najtrudniejsze jest ustalenie, czy do tego limitu 3 umów należy wliczać np. umowy, które ostały zawarte i rozwiązały się przed 22 lutego 2016 albo trwały w tym dniu.
Limit umów o pracę na czas określony – ilościowy i co do łącznego czasu ich trwania
Limit umów o pracę na czas określony dotyczy zarówno ilości tych umów, jakie można zawrzeć z jednym pracownikiem, jak i łącznego czasu ich trwania. W praktyce potocznie ten limit określa się jako 33/3 – maksymalny czas trwania tych umów na czas określony łącznie wynosi 33 miesiące, a maksymalna ich liczba wynosi 3 (dotyczy to oczywiście zatrudniania tego samego pracownika).
Od razu należy zaznaczyć, że jeśli nie zachodzą przesłanki, dla których dopuszczalne jest zatrudnianie ponad limity (prace sezonowe, umowy na zastępstwo, zatrudnienie na okres kadencji oraz szczególne potrzeby pracodawcy), to limit umów o pracę na czas określony jest nieprzekraczalny w tym sensie, że czwarta umowa o pracę, zawarta po wyczerpaniu limitu, będzie już umową na czas nieokreślony.
Podobnie umowa na czas określony, zawarta na taki okres, że łącznie z ewentualnymi poprzednimi umowami na czas określony będzie przekraczać 33 miesiące, to po tych 33 miesiącach przekształci się ona automatycznie w umowę o pracę na czas nieokreślony (art. 25(1) §3 kodeksu pracy – jeżeli okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony jest dłuższy niż okres, o którym mowa w § 1, lub jeżeli liczba zawartych umów jest większa niż liczba umów określona w tym przepisie, uważa się, że pracownik, odpowiednio od dnia następującego po upływie okresu, o którym mowa w § 1, lub od dnia zawarcia czwartej umowy o pracę na czas określony, jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.
Od razu jedna uwaga jeszcze – tego limitu umów o pracę na czas określony nie da się obejść, np. aneksując umowę co do czasu jej trwania. Przykładowo – jeśli umowa została zawarta na okres od 1 lutego 2020 do 31 stycznia 2021, a w dniu 10 września 2020 strony postanowiły przedłużyć ją aneksem, to zawarcie tego aneksu stanowi de facto zawarcie kolejnej umowy na czas określony od dnia 1 lutego 2021. Zmiana aneksem czasu trwania umowy na czas określony powoduje zawarcie kolejnej umowy, rozpoczynającej się od dnia następnego po dniu, w którym pierwotna umowa miała się rozwiązać.
Nie stanowi natomiast zawarcia kolejnej umowy na czas określony przedłużenie umowy o pracę do dnia porodu zgodnie z art. 177 §3 kodeksu pracy. Przykładowo pracownica została zatrudniona na czas określony w dniu 1 października 2019 na okres do 31 stycznia 2020. W dniu 10 stycznia 2020 poinformowała swojego pracodawcę o tym, że jest w ciąży. Ponieważ umowa o pracę rozwiązałaby się po upływie pierwszego trymestru ciąży, przedłużyła się ona do dnia porodu, który miał miejsce w czerwcu 2019. To przedłużenie umowy do dnia porodu nie stanowi zawarcia nowej umowy na czas określony, a więc limit umów o pracę na czas określony nadal przewiduje możliwość dwukrotnego zawarcia umowy na czas określony z tą pracownicą.
Limit umów o pracę na czas określony a przepisy przejściowe
Istotne znaczenie mają tu tzw. przepisy przejściowe – ustawa z dnia 25 czerwca 2015 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Przepis art. 14 powołanej ustawy wskazuje, jak ustalać limit umów o pracę na czas określony w sytuacji, gdy w dniu wejścia w życie nowych przepisów (w dniu 22 lutego 2016) pracownik pozostawał w zatrudnieniu na czas określony (umowa została zawarta przed zmianą przepisów, a rozwiązała się po zmianie przepisów) oraz jak ustalać limit umów o pracę na czas określony w sytuacji, gdy pracownik raz czy dwa razy był już zatrudniony na czas określony przed zmianą przepisów w dniu 22 lutego 2016 roku. To o tyle istotne, gdyż jak wspomnieliśmy, na ten limit umów o pracę na czas określony nie mają wpływu przerwy w zatrudnieniu.
Może się zatem okazać, że pracownik był raz zatrudniony na czas określony np. od czerwca 2015 roku (czyli jeszcze przed zmianą przepisów) do końca czerwca 2016 roku (a więc umowa rozwiązała się przed po zmianie przepisów), czy nawet wcześniej, a w 2020 roku zostaje zatrudniony ponownie, również na czas określony. Ponieważ w praktyce kwestia ta może sprawiać problemy w praktyce, omówmy teraz możliwe przypadki – jak ustalać limit umów o pracę na czas określony po ponownym zatrudnieniu pracownika.
Pierwszy przypadek. Pracownik został zatrudniony na czas określony od dnia 1 czerwca 2015 do dnia 31 maja 2016. Na dzień zmiany przepisów pozostawał w zatrudnieniu. Umowa ta liczona jest jako pierwsza, a więc do limitu 3 umów na czas określony można tego pracownika zatrudnić jeszcze 2 razy na podstawie umowy tego typu.
Drugi przypadek: pracownik został zatrudniony od dnia 1 czerwca 2014 do dnia 31 maja 2015, a następnie od 1 czerwca 2015 do 31 maja 2016. Trwająca w dniu wejścia w życie nowych przepisów umowa na czas określony była już drugą tego typu, a więc limit umów o pracę na czas określony pozwala obecnie na zawarcie z pracownikiem jeszcze jednej umowy tego rodzaju.
Trzeci przypadek. Pracownik został zatrudniony od dnia 1 czerwca 2010 do 31 maja 2011, następnie od 1 czerwca 2011 do 31 maja 2012. Potem miał przerwę w zatrudnieniu i został u tego pracodawcy zatrudniony ponownie na czas określony od dnia 1 czerwca 2015 do dnia 31 maja 2016. Ta ostatnia umowa była trzecią umową na czas określony, ale została zawarta jeszcze pod rządami starych przepisów, a te stare przepisy pozwalały na zawarcie dwóch umów na czas określony, ale limit umów o pracę na czas określony zerował się, jeśli przerwa między umowami przekraczała jeden miesiąc. A więc w tym konkretnym przypadku trwająca w dniu 22 lutego 2016 umowa na czas określony będzie traktowana obecnie jako pierwsza, a nie trzecia, a więc limit umów o pracę na czas określony pozwala na zatrudnienie pracownika jeszcze 2 razy w oparciu o ten rodzaj umowy.
Ten trzeci przypadek ma dla pracodawców szczególne znaczenie – muszą oni pamiętać, że jeśli w przeszłości zawierali już z tym samym pracownikiem kilka umów o pracę na czas określony, to nie oznacza to, że obecnie nie mogą już zawrzeć nawet do 3 takich umów z tą samą osobą. Poprzednie przepisy (te obowiązujące przed 22 lutego 2016) zerowały licznik umów o pracę na czas określony, jeśli przerwa między nimi przekraczała miesiąc. Może się zatem okazać, że wielokrotnie zatrudniany w przeszłości pracownik nadal może zostać zatrudniony na czas określony.
Czwarty przypadek: pracownik został zatrudniony na zastępstwo za pracownicę, przebywającą na urlopie macierzyńskim i wychowawczym w okresie od 10 lipca 2014 do końca sierpnia 2017. Pracodawca planuje ponownie go zatrudnić, na czas określony, od dnia 1 kwietnia 2020. Ta umowa na czas określony, zawarta w dniu 1 kwietnia 2020 będzie pierwszą tego rodzaju z dostępnego limitu, bowiem umów zawartych na czas zastępstwa do limitu się nie wlicza.
Jedna uwaga jeszcze – do limitu umów o pracę na czas określony NIE WLICZA SIĘ umowy zawartej na okres próbny. Zarówno do limitu czasowego (33 miesiące), jak i ilościowego (3). Oznacza to, że możliwe jest zawarcie z pracownikiem umowy o pracę na okres próbny do 3 miesięcy (pisaliśmy m.in. Urlop na okresie próbnym 3 miesięcznym), a następnie zawarcie 3 kolejnych umów na czas określony, których łączna długość nie przekroczy 33.
Tego limitu nie da się obejść, zatrudniając po 3 umowie na czas określony pracownika np. na umowie zlecenia. Jeśli okazuje się, że po wyczerpaniu limitu umów na czas określony pracodawca postanowił zatrudnić pracownika na zleceniu, ale warunki wykonywania tego zlecenia przypominają w istocie poprzednio zawierane umowy, to ta umowa zlecenia może zostać uznana za umowę o pracę – co więcej, za umowę o pracę na czas nieokreślony (chociaż samo zlecenie było zawarte na czas określony).
Jedyna możliwość ominięcia limitu umów o pracę na czas określony – poza przedłużeniem umowy do dnia porodu – została wskazana w przepisie art. 25(1) §4 kodeksu pracy. Stosownie do powołanego przepisu ograniczenie liczby zawartych umów na czas określony nie ma zastosowania do umów zawartych:
1) w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
2) w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
3) w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
4) w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie
– jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.
Ominięcie limitu umów na czas określony – jeśli jest uzasadnione szczególnymi potrzebami pracodawcy – wymaga zawiadomienia właściwego miejscowo Okręgowego Inspektora Pracy. Zawiadomienia tego dokonuje się, wskazując te szczególne przyczyny, dla których pracodawca omija limit umów o pracę na czas określony, a można go dokonać w formie pisemnej lub elektronicznej. Na to zawiadomienie pracodawca ma 5 dni, licząc od dnia zawarcia umowy „ponad limit”.
Podsumowując – limit umów o pracę na czas określony obowiązuje co do zasady zawsze, poza przypadkami wskazanymi w art. 25(1) §4 kodeksu pracy i przedłużeniem umowy do dnia porodu. Nie da się go ominąć, jeśli nawet między umowami występują przerwy. Znaczenie mają również przepisy przejściowe, wprowadzające zmiany, obowiązujące od 22 lutego 2016 i wskazujące, jak ten limit umów o pracę na czas określony ustalać przy ponownym zatrudnieniu pracownika, który u danego pracodawcy pracował już kilka lat wcześniej i nawet po kilka razy w oparciu o umowę na czas określony.
Więcej na ten temat w naszych szkoleniach: kurs kadr online, kurs kadry i płace online. Zapraszamy osoby zainteresowane do zapoznania się z pełnym programem szkoleń.
