Ewidencja czasu pracy

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest rzetelne prowadzenie ewidencji czasu pracy zatrudnionych pracowników (o czasie pracy więcej możesz poczytać tutaj). Ewidencję taką pracodawca może prowadzić ręcznie – papierowo, jak również poprzez różnego rodzaju programy kadrowe, wykorzystywane w firmie. Na rynku istnieje obecnie wiele programów do ewidencji czasu pracy. Ważne tylko, aby ewidencja była prowadzona.

Ewidencja taka służy do prawidłowego ustalenia m.in. wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń, związanych z pracą. Na żądanie pracownika pracodawca ma obowiązek udostępnić taką ewidencję pracownikowi (co wynika z treści art. 149 §1 kp. Ewidencji czasu pracy nie prowadzi się dla pracowników, zatrudnionych w tzw. zadaniowym systemie czasu pracy (pisaliśmy również: Ruchomy czas pracy) oraz pracowników, zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy, jak również pracowników, którym przyznano ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy określony został w Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (pisaliśmy m.in. Fałszowanie ewidencji czasu pracy) oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Jeżeli pracodawca nie prowadzi ewidencji czasu pracy pomimo ustawowego obowiązku, albo też prowadzi ją nierzetelnie, to w razie sporu sądowego z pracownikiem stoi niejako na przegranej pozycji. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy pracownik wystąpi z pozwem o zapłatę wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, których pracodawca nie ewidencjonował. Skoro bowiem ewidencja czasu pracy była prowadzona nierzetelnie albo wcale, a pracownik przedstawi dowody na poparcie swojego roszczenia, pracodawca w sądzie pracy raczej nie ma szans na wygranie sporu.

Stosownie do wyroku Sadu Najwyższego z dnia 16 listopada 2000 roku sygn. I PKN 80/00 brak dokumentacji, dotyczącej czasu pracy, obciąża pracodawcę. To on zobowiązany jest do rozliczenia czasu pracy i prowadzenia ewidencji. Nie może więc skutków własnych zaniedbań przerzucać na inne osoby. W tych okolicznościach to pracodawca powinien wykazać fakty, z których wywodzi skutki prawne. Nie świadczy to od razu o wygranej pracownika w razie ewentualnego sporu w sądzie pracy.

Stosownie do wyroku Sądu Najwyższego z dnia 2 czerwca 2010 roku sygn. II PK 369/09 zaniechanie przez pracodawcę ewidencji czasu pracy pracownika nie uprawnia domniemania faktycznego ani prawnego o wiarygodności wersji czasu pracy, przedstawionej w pozwie przez pracownika. Zaniechanie przez pracodawcę dopełnienia obowiązków w zakresie ewidencji czasu pracy nie oznacza zatem automatycznie, iż sąd pracy bezkrytycznie przyjmie wersję pracownika, który okoliczności, z których wywodzi skutki prawne (czyli np. żąda wynagrodzenia za nadgodziny), musi wykazać np. zeznaniami świadków lub posiadanymi dokumentami, a do sądu należy ocena tych dokumentów i zeznań świadków.

Podobne stanowisko przyjął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 27 kwietnia 2009 roku sygn. I PK 213/08 stwierdzając, iż w sprawie z powództwa pracownika o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe obowiązuje ogólna reguła, że powód (pracownik) powinien udowodnić swoje twierdzenia uzasadniające żądanie wypłaty tego wynagrodzenia, a niewywiązywanie się pracodawcy z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy powoduje dla niego niekorzystne skutki, jeśli pracownik udowodni swe twierdzenia za pomocą innych środków dowodowych. W sytuacji pojawienia się problemów dowodowych w zakresie wykazania faktycznego czasu pracy pracownika, sąd może zasądzić odpowiednie wynagrodzenie za godziny nadliczbowe według oceny, opartej na rozważeniu wszystkich okoliczności sprawy.

Zaznaczyć bowiem wyraźnie należy, iż o ile udowodnienie realnej ilości godzin nadliczbowych może być dla pracownika bardzo trudne, to nie oznacza to jednak, że tych nadgodzin w ogóle nie było. Wówczas sąd może ustalić wysokość tego wynagrodzenia w drodze oszacowania.

Na koniec warto podkreślić, iż pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika, co wprost wynika z treści art. 281 pkt 6 kp. Za brak prowadzenia ewidencji czasu pracy na

pracodawcę może zostać nałożona grzywna, a okoliczność tą może stwierdzić i nałożyć karę np. inspekcja pracy w trakcie kontroli. Wykroczenie takie można popełnić zarówno umyślnie, jak i nieumyślnie, niezależnie, czy pracodawca zaniechał prowadzenia ewidencji jednego pracownika, czy też wszystkich.