Ewidencja czasu pracy

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest rzetelne prowadzenie ewidencji czasu pracy zatrudnionych pracowników (o czasie pracy więcej możesz poczytać tutaj). Ewidencję taką pracodawca może prowadzić ręcznie – papierowo, jak również poprzez różnego rodzaju programy kadrowe, wykorzystywane w firmie. Na rynku istnieje obecnie wiele programów do ewidencji czasu pracy. Ważne tylko, aby ewidencja była prowadzona.

Ewidencja taka służy do prawidłowego ustalenia m.in. wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń, związanych z pracą. Na żądanie pracownika pracodawca ma obowiązek udostępnić taką ewidencję pracownikowi (co wynika z treści art. 149 §1 kp. Ewidencji czasu pracy nie prowadzi się dla pracowników, zatrudnionych w tzw. zadaniowym systemie czasu pracy oraz pracowników, zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy, jak również pracowników, którym przyznano ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy określony został w Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Jeżeli pracodawca nie prowadzi ewidencji czasu pracy pomimo ustawowego obowiązku, albo też prowadzi ją nierzetelnie, to w razie sporu sądowego z pracownikiem stoi niejako na przegranej pozycji. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy pracownik wystąpi z pozwem o zapłatę wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, których pracodawca nie ewidencjonował. Skoro bowiem ewidencja czasu pracy była prowadzona nierzetelnie albo wcale, a pracownik przedstawi dowody na poparcie swojego roszczenia, pracodawca w sądzie pracy raczej nie ma szans na wygranie sporu.

Stosownie do wyroku Sadu Najwyższego z dnia 16 listopada 2000 roku sygn. I PKN 80/00 brak dokumentacji, dotyczącej czasu pracy, obciąża pracodawcę. To on zobowiązany jest do rozliczenia czasu pracy i prowadzenia ewidencji. Nie może więc skutków własnych zaniedbań przerzucać na inne osoby. W tych okolicznościach to pracodawca powinien wykazać fakty, z których wywodzi skutki prawne. Nie świadczy to od razu o wygranej pracownika w razie ewentualnego sporu w sądzie pracy.

Stosownie do wyroku Sądu Najwyższego z dnia 2 czerwca 2010 roku sygn. II PK 369/09 zaniechanie przez pracodawcę ewidencji czasu pracy pracownika nie uprawnia domniemania faktycznego ani prawnego o wiarygodności wersji czasu pracy, przedstawionej w pozwie przez pracownika. Zaniechanie przez pracodawcę dopełnienia obowiązków w zakresie ewidencji czasu pracy nie oznacza zatem automatycznie, iż sąd pracy bezkrytycznie przyjmie wersję pracownika, który okoliczności, z których wywodzi skutki prawne (czyli np. żąda wynagrodzenia za nadgodziny), musi wykazać np. zeznaniami świadków lub posiadanymi dokumentami, a do sądu należy ocena tych dokumentów i zeznań świadków.

Podobne stanowisko przyjął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 27 kwietnia 2009 roku sygn. I PK 213/08 stwierdzając, iż w sprawie z powództwa pracownika o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe obowiązuje ogólna reguła, że powód (pracownik) powinien udowodnić swoje twierdzenia uzasadniające żądanie wypłaty tego wynagrodzenia, a niewywiązywanie się pracodawcy z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy powoduje dla niego niekorzystne skutki, jeśli pracownik udowodni swe twierdzenia za pomocą innych środków dowodowych. W sytuacji pojawienia się problemów dowodowych w zakresie wykazania faktycznego czasu pracy pracownika, sąd może zasądzić odpowiednie wynagrodzenie za godziny nadliczbowe według oceny, opartej na rozważeniu wszystkich okoliczności sprawy.

Zaznaczyć bowiem wyraźnie należy, iż o ile udowodnienie realnej ilości godzin nadliczbowych może być dla pracownika bardzo trudne, to nie oznacza to jednak, że tych nadgodzin w ogóle nie było. Wówczas sąd może ustalić wysokość tego wynagrodzenia w drodze oszacowania.

Na koniec warto podkreślić, iż pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika, co wprost wynika z treści art. 281 pkt 6 kp. Za brak prowadzenia ewidencji czasu pracy na

pracodawcę może zostać nałożona grzywna, a okoliczność tą może stwierdzić i nałożyć karę np. inspekcja pracy w trakcie kontroli. Wykroczenie takie można popełnić zarówno umyślnie, jak i nieumyślnie, niezależnie, czy pracodawca zaniechał prowadzenia ewidencji jednego pracownika, czy też wszystkich.