Oddelegowanie i podróż służbowa są w praktyce bardzo często mylone. Nie są to pojęcia tożsame, nie można ich używać zamiennie. To, czy mamy do czynienia z oddelegowaniem czy podróżą służbową można ustalić analizując, czy zmienia się na pewien czas miejsce pracy pracownika (wskazane w umowie), czy też miejsce pracy pozostaje takie jak dotychczas, a zmienia się jedynie tymczasowo miejsce świadczenia pracy. Umowne miejsce pracy a miejsce świadczenia pracy nie muszą się bowiem pokrywać.
Podróż służbowa to wykonywanie w związku z poleceniem pracodawcy zadań służbowych poza stałym, wskazanym w umowie o pracę miejscem pracy lub siedzibą pracodawcy, przy czym termin i miejsce świadczenia pracy określane są każdorazowo w poleceniu wyjazdu służbowego. Z kolei oddelegowanie to zmiana miejsca świadczenia pracy, bez zmiany miejsca pracy wskazanego w umowie o pracę.
Jeśli pracownik wyjeżdża za granicę np. na miesiąc, w celu zdobycia kwalifikacji zawodowych, przeprowadzenia negocjacji handlowych itp., a nie łączy się to ze zmianą miejsca pracy, wówczas w grę wchodzi podróż służbowa i powinno zostać wystawione stosowne polecenie, a sama zagraniczna podróż służbowa winna być rozliczona zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (co prawda rozporządzenie mówi o pracownikach sfery budżetowej, ale ma zastosowanie również do pracowników podmiotów prywatnych). Z kolei jeśli wyjazd pracownika za granicę i świadczenie tam pracy ma trwać tam dłużej i wiąże się ze zmianą umownego miejsca pracy, mamy do czynienia z oddelegowaniem. W przypadku zmiany umownego miejsca pracy na okres oddelegowania do pracy w innym państwie członkowskim, takie oddelegowanie nie ma charakteru zagranicznej podróży służbowej, a dla pracodawcy z reguły jest sporo tańsze.
Pracownik delegowany i pracownik w podróży służbowej
Pracownikiem oddelegowanym jest pracownik, który przez ograniczony czas świadczy pracę na terytorium innego państwa członkowskiego niż to państwo, w którym ten pracownik zwyczajowo pracuje. W przypadku oddelegowanie miejsce pracy, wskazane w umowie o pracę, musi zostać zmienione na faktyczne miejsce wykonywania pracy (określona miejscowość lub obszar za granicą). Oddelegowanie jest możliwe jedynie:
- w celu realizacji umowy o świadczenie usług na rzecz przedsiębiorcy unijnego (np. polska firma budowlana deleguje pracowników do budowy hali produkcyjnej w Berlinie na rzecz niemieckiego przedsiębiorcy)
- w celu wykonywania pracy w zakładzie albo przedsiębiorstwie zagranicznym należącym do określonej grupy przedsiębiorców (np. pracownik, zatrudniony w polskim oddziale międzynarodowej korporacji, zostaje oddelegowany do świadczenia pracy w oddziale korporacji, znajdującym się w innym państwie)
- w celu wypożyczenia pracowników agencji pracy tymczasowej przedsiębiorstwu zagranicznemu.
Z kolei najważniejsze cechy podróży służbowej to:
- wykonywanie pracy tymczasowo poza stałym miejscem pracy pracownika
- wykonywanie pracy na polecenie pracodawcy (najlepiej pisemne polecenie wyjazdu służbowego)
- wyjazd w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania
UWAGA: wszystkie powyższe cechy muszą wystąpić łącznie.
Co ważne, z przepisów regulujących podróż służbową nie wynika zakaz delegowania pracownika. Oznacza to, że delegowaniem, które nie jest podróżą służbową, jest podjęcie przez pracownika podróży połączonej z wykonywaniem określonej pracy na podstawie porozumienia zawartego z pracodawcą. Jest to istotne, bowiem w takim przypadku nie stosuje się przepisów, dotyczących należności pracownika z tytułu podróży służbowej.
Podróż służbowa to coś, co ma charakter incydentalny. Jest to pewne odstępstwo od zwyczajowego świadczenia przez pracownika pracy w miejscu, które w umowie o pracę zostało wskazane jako miejsce pracy. Żaden przepis nie przewiduje górnej granicy czasu trwania podróży służbowej, niemniej powszechnie przyjęty jest pogląd, że podróż służbowa nie powinna trwać dłużej niż 3 miesiące. Jeśli świadczenie pracy poza stałym miejscem pracy ma trwać dłużej, uznaje się, że będzie ono realizowane na podstawie porozumienia pracownika z pracodawcą, a zatem w ramach oddelegowania.
Świadczenia dla pracownika przy oddelegowaniu i podróży służbowej
Jedną z najważniejszych różnic pomiędzy podróżą służbową a oddelegowaniem jest również to, co przysługuje pracownikowi z tytułu wykonywania pracy w miejscu innym, niż zwyczajowo. W ramach oddelegowania pracownika nie przysługują mu dodatkowe świadczenia, jak to ma miejsce w przypadku podróży służbowej (m.in. diety). Oddelegowanemu pracownikowi pracodawca nie musi płacić diet ani zwracać kosztów, choć w niektórych firmach koszty, ponoszone w związku ze świadczeniem pracy w miejscu oddelegowania, zwraca się pracownikowi na mocy odrębnych ustaleń).
Do pracowników, delegowanych do świadczenia pracy poza granicami kraju, stosuje się odpowiednie przepisy unijne, regulujące:
- maksymalny wymiar czasu pracy i minimalny wymiar przerw na odpoczynek
- odpowiednią minimalną liczbę dni płatnego urlopu wypoczynkowego
- wynagrodzenie w wysokości przynajmniej minimalnej w danym kraju/regionie
- odpowiednie warunki BHP
- ochronę rodzicielstwa i pracy kobiet w ciąży oraz po porodzie
- równouprawnienie w zatrudnieniu
Zaznaczyć należy, że w stosunku do oddelegowanego pracownika stosuje się przepisy prawa pracy tego państwa, które są dla niego korzystniejsze. Przykładowo jeśli pracownik delegowany jest z Polski do Francji, a francuskie przepisy dotyczące urlopów wypoczynkowych są korzystniejsze dla pracownika, stosuje się przepisy francuskie. Jednakże jeśli w tym samym wypadku korzystniejsze są np. przepisy polskie w zakresie ochrony rodzicielstwa, stosuje się przepisy polskie.