Istnieje wiele programów do rozliczania podróży służbowych pracowników. Jeśli nie posiadasz programu, możesz to zrobić samodzielnie. Zobacz na poniższych przykładach, jak to robić.
Przykład 1. Delegacja krajowa, podróż samochodem służbowym
Pracownik przebywał w delegacji w sumie 3 dni, w trakcie której podróżował samochodem służbowym, należącym do pracodawcy. Pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegów, które pracownik organizował sobie na własną rękę. Delegacja rozpoczęła się 17 lutego 2012 roku o godzinie 8.00, a zakończyła w dniu 19 lutego o godzinie 15.30. Pracodawca wypłacił pracownikowi zaliczkę w wysokości 100 zł.
W celu prawidłowego rozliczenia takiej delegacji należy w pierwszej kolejności ustalić czas jej trwania. Delegacja rozpoczęła się 17 lutego 2012 roku o godzinie 8.00, a zakończyła w dniu 19 lutego o godzinie 15.30. Łączny czas delegacji wynosił więc 55 godzin i 30 minut. Delegacja trwała więc dwie pełne doby i jedną niepełną, wynoszącą 7 godzin i 30 minut. Zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności, przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – połowa diety
- ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości.
W omawiany przykładzie pracownikowi przysługują zatem dwie pełne diety i połowa diety. Teraz, skoro już ustaliliśmy, ile trwała delegacja, obliczamy przysługującą pracownikowi dietę. Obecnie, stosownie do przepisów powołanego rozporządzenia, pełna dieta wynosi 23 złote (zaznaczyć należy, iż pracodawca może przyznać pracownikowi wyższą dietę, niż w wysokości określonej w rozporządzeniu, należy jednakże pamiętać, iż należności za podróże służbowe wyłączone są z podstawy składek ZUS i podatku dochodowego jedynie do wysokości, określonej w przepisach, każda nadwyżka będzie zatem oskładkowana i opodatkowana). W omawianym przypadku pracownikowi przysługuje dieta w wysokości:
2 * 23 zł + 1/2 z 23 zł = 57,50 zł.
Ponieważ pracownik sam organizował sobie noclegi we własnym zakresie, należy mu, stosownie do przepisów powołanego rozporządzenia, przyznać ryczałt noclegowy (pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 % diety, przy czym ryczałt przysługuje jedynie, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy 21.00 a 7.00. W omawianym przypadku pracownikowi przysługuje ryczałt za dwa noclegi:
150 % z 23 zł = 34,50 zł
2 * 34,50 zł = 69 zł
Wyliczona dieta wynosi 57,50 zł, a ryczałt noclegowy 69 zł. W sumie z tytułu delegacji pracownik winien otrzymać od pracodawcy 126,50 zł. Ponieważ jednak dostał zaliczkę w wysokości 100 zł, pracodawca winien wypłacić pracownikowi dodatkowo jedynie 26,50 zł.
Przykład 2. Delegacja krajowa, podróż prywatnym pojazdem pracownika
Pracownik przebywał w delegacji od dnia 17 lutego 2012 roku od godziny 6.00 do dnia 20 lutego 2012 roku do godziny 17.30. W trakcie delegacji podróżował własnym samochodem osobowym. Pracownik korzystał z noclegów w hotelach, przy czym za noclegi pracownik pracownik płacił z własnych środków i otrzymał stosowne rachunki i faktury, które następnie przedłożył pracodawcy. Opiewały one na łączną kwotę 216 zł. W trakcie całej podróży służbowej pracownik przebył łącznie 1320 kilometrów. Podobnie jak w poprzednim przykładzie, rozliczenie podróży służbowej należy rozpocząć od ustalenia, jak długo ona trwała:
3 pełne doby + 11 godzin i 30 minut
Stosownie do powołanych powyżej przepisów, pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości za 3 pełne doby, oraz dieta w pełnej wysokości za rozpoczętą dobę ponad 8 godzin. Zatem przysługująca pracownikowi dieta wyniesie:
3 * 23 zł + 1 * 23 zł = 92 zł.
Ponieważ pracownik organizował sobie noclegi we własnym zakresie, ale przedłożył za te noclegi rachunki, nie przysługuje mu w omawianym przypadku ryczałt noclegowy, a pracodawca zobowiązany jest do zwrotu pracownikowi kwoty 216 zł, które pracownik wydał na noclegi z własnych środków. Pozostaje zatem do ustalenia wysokość należności z tytułu używania własnego samochodu do celów służbowych. Stawka za jeden przejechany kilometr dla pojazdów z silnikami o pojemności powyżej 900 cm3 wynosi 0,8358 zł. Należność za używanie samochodu prywatnego wyniesie w omawianym przypadku:
1320 km * 0,8358 zł = 1103,26 zł.
Wyliczona dieta wynosi 92 zł. Dodatkowo pracodawca winien zwrócić pracownikowi koszty noclegu w kwocie 216 zł oraz należność z tytułu używania przez niego pojazdu prywatnego do celów służbowych w kwocie 1103,26 zł. Łącznie z tytułu takiej podróży służbowej pracownik otrzyma zatem 1411,26 zł.
Przykład 3. Delegacja krajowa. Podróż koleją
Pracownik przebywał w delegacji 3 dni. Delegacja rozpoczęła się w dniu 18 lutego 2012 roku o godzinie 11.00 i trwała do 20 lutego 2012 roku do godziny 16.50. W trakcie podróży służbowej pracownik organizował sobie noclegi na własną rękę,, nie zapewniono mu również wyżywienia. Ponieważ pracownik podróżował publicznymi środkami transportu, pracodawca wypłacił pracownikowi zaliczkę w wysokości 100 zł, natomiast pracownik na bilety kolejowe wydał kwotę 76 zł.
Podobnie jak w poprzednich przypadkach, zaczynamy od ustalenia czasu trwania delegacji. Delegacja rozpoczęła się w dniu 18 lutego 2012 roku o godzinie 11.00 i trwała do 20 lutego 2012 roku do godziny 16.50. Trwała ona zatem łącznie:
2 pełne doby + 5 godzin i 50 minut (niepełna doba, trwająca do 8 godzin).
Wyliczenie przysługującej pracownikowi diety wygląda następująco:
2 * 23 zł (dieta za pełne doby) + 1/2 z 23 zł (dieta za rozpoczętą dobę do 8 godzin) = 57,50 zł.
Ponieważ pracownik organizował noclegi na własną rękę i nie przedłożył z tego tytułu żadnych rachunków, należy mu przyznać ryczałt noclegowy, który przysługuje, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin w godzinach od 21.00 do 7.00. W omawianym przypadku pracownikowi przysługuje ryczałt noclegowy w wysokości:
2 * (150 % z 23) zł = 2 * 34,50 zł = 69 zł.
Stosownie do przepisów powołanego rozporządzenia, zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem ulgi, przysługującej pracownikowi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. Pracownik zapłacił za bilety kwotę 76 zł. Dodatkowo pracownikowi, który w podróży służbowej nie porusza się samochodem, przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej w wysokości 20 % diety. Ryczałt ten w omawianym przypadku będzie następujący:
3 doby * 20 % z 23 zł = 3 * 4,60 zł = 13,80 zł.
Łącznie zatem z tytułu podróży służbowej pracownikowi należy się dieta w wysokości 57,50 zł, ryczałt noclegowy w kwocie 69 zł, zwrot kosztów biletów w kwocie 76 zł oraz ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej w kwocie 13,80 zł. Łącznie: 216,30 zł. Pracownik otrzymał jednak zaliczkę w wysokości 100 zł, zatem ostateczna należność dla pracownika po rozliczeniu podróży służbowej wyniesie 116,30 zł.