Od stycznia 2019 roku do wystawionego świadectwa pracy pracodawca załącza informację o okresach przechowywania dokumentacji pracowniczej, trybie jej odbioru przez pracownika oraz jej zniszczeniu w przypadku upływu okresu przechowywania i nieodebrania jej przez pracownika (art. 94(6) kodeksu pracy, obowiązujący od 1 stycznia 2019 roku).
Samo świadectwo pracy to dokument, potwierdzający zatrudnienie u danego pracodawcy oraz zawierający pewne informacje o przebiegu tego zatrudnienia. Świadectwo pracy pracodawca wystawia na mocy dyspozycji art. 97 §1 kodeksu pracy.
To świadectwo pracy należy wystawić niezwłocznie po zakończeniu stosunku pracy, w oparciu o informacje zawarte w dokumentacji pracowniczej. A jak wystawić świadectwo pracy w 2019 roku O tym szczegółowo w niniejszym artykule. Omówimy w nim zasady i tryb wystawiania świadectwa pracy na wzorze, obowiązującym od 1 czerwca 2017 roku.
Jak wystawić świadectwo pracy?
Jak wystawić świadectwo pracy? I kiedy najpóźniej? Stosownie do przepisu art. 97 §1 kodeksu pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu rozwiązania czy wygaśnięcia stosunku pracy (po zmianach z 7 września 2019 roku).
Obowiązek ten nie zachodzi w przypadku nawiązania z pracownikiem nowego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia zakończenia poprzedniego. W takim wypadku świadectwo pracy wystawia się jedynie na wniosek pracownika. Taki wniosek o wydanie świadectwa pracy pracownik może złożyć w postaci papierowej czy elektronicznej, np. poprzez email.
Przepisy kodeksu pracy nie przewidują określonego terminu, w jakim pracownik wniosek o wydanie świadectwa pracy może złożyć – może to zrobić w każdej chwili, a sam wniosek może obejmować ostatnio rozwiązany stosunek pracy czy wszystkie poprzednie, które zakończyły się, a do których świadectwo pracy nie zostało wystawione. Po złożeniu wniosku pracodawca ma 7 dni na wystawienie i wydanie pracownikowi świadectwa pracy.
Od razu jedna ważna uwaga – jeśli stosunek pracy kończy się, a strony nie nawiązują kolejnego w ciągu 7 dni, pracodawca ma obowiązek wystawienia świadectwa pracy bez wniosku pracownika.
Co więcej, pracodawca nie może uzależniać wydania świadectwa pracy od np. uprzedniego rozliczenia się pracownika z powierzonego mienia. Świadectwo pracy wydawane jest bezwarunkowo, niezależnie od tego, czy strony zakończonego stosunku pracy mają wobec siebie jakieś roszczenia.
Zasady i tryb wydawania świadectwa pracy reguluje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy. §2 powołanego rozporządzenia wskazuje szczegółową treść świadectwa pracy.
Stosownie do powołanego przepisu świadectwo pracy zawiera informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące:
- okresu lub okresów zatrudnienia
- wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;
- rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji;
- trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia;
- okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zwanej dalej „Kodeksem pracy”;
- urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku;
- wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;
- wykorzystanego urlopu ojcowskiego;
- wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;
- wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;
- okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 1868 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy;
- zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
- liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
- okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
- okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
- wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;
- okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;
- zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;
- należności ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;
- informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach – na żądanie pracownika.
Obowiązujący w 2019 roku wzór świadectwa pracy możesz pobrać tutaj: swiadectwo_pracy-06-2019. Samo jego wypełnienie nie powinno nastręczyć Ci większych trudności, niemniej na kilka rzeczy warto zwrócić uwagę. W szczególności pewne wątpliwości może budzić ustęp 4 świadectwa pracy, dotyczący trybu zakończenia stosunku pracy. Sam stosunek pracy może zakończyć się na skutek rozwiązania (za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia czy drogą porozumienia stron), a jako podstawę prawną wskazuje się odpowiednio:
- 23(1) §4 albo §5 kodeksu pracy w przypadku rozwiązania stosunków pracy w związku z przejściem zakładu pracy na nowego pracodawcę
- 30 §1 ust. 1 kodeksu pracy w przypadku rozwiązania stosunku pracy za porozumieniem stron
- 30 §1 ust. 2 kodeksu pracy w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem
- 30 §1 ust. 3 kodeksu pracy w przypadku rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia
- 30 §1 ust. 4 w przypadku rozwiązania się umowy o pracę z dniem, do jakiego została zawarta, np. umowy na okres próbny czy na czas określony
- 48 §2 kodeksu pracy w przypadku, gdy pracownik przywrócony do pracy nie podejmuje jednak tej pracy, gdyż znalazł już zatrudnienie u innego pracodawcy i wypowiedział w ciągu 7 dni stosunek pracy
- 52 §1 kodeksu pracy (dyscyplinarka, popełnienie przestępstwa czy zawiniona utrata uprawnień)
- 53 §1 kodeksu pracy (długotrwała choroba pracownika i upływ okresów zasiłkowych)
- 55 §1 kodeksu pracy (wydanie orzeczenia lekarskiego, stwierdzającego szkodliwy wpływ pracy na zdrowie pracownika)
- 55 §1(1) kodeksu pracy – rozwiązanie umowy przez pracownika bez zachowania okresu wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków przez pracodawcę
- 63(1) albo 63(2) kodeksu pracy – w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy
- 66 §1 kodeksu pracy w związku z wygaśnięciem stosunku pracy wobec tymczasowego aresztowania pracownika
- 63(1) kodeksu pracy, art. 68(3) kodeksu pracy,
- 68(3) kodeksu pracy w przypadku rozwiązywania przez pracownika stosunku pracy w związku z powołaniem na określone stanowisko (pisaliśmy także: Opuszczenie stanowiska pracy) u innego pracodawcy w wyniku konkursu
- 201 §2 kodeksu pracy w przypadku pracownika młodocianego, w zależności od trybu zakończenia stosunku pracy
- 1 albo art. 10 ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tzw. ustawy o zwolnieniach grupowych) w przypadku rozwiązywania stosunku pracy z przyczyny, leżącej po stronie pracodawcy, np. likwidacja stanowiska pracy.
Kolejną rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę w świadectwie pracy, jest urlop wypoczynkowy. W świadectwie pracy wskazuje się urlop wypoczynkowy, do którego pracownik ma prawo za rok, w którym kończy się stosunek pracy (nie ma tu znaczenia urlop wypoczynkowy zaległy z poprzednich lat).
Jeśli pracownik nie wykorzystał urlopu w naturze, ale pracodawca zapłacił pracownikowi ekwiwalent za urlop 2019, to i tak w świadectwie pracy ten ekwiwalent traktuje się jako urlop wykorzystany w naturze, przykładowo, jeśli pracownik w danym roku wykorzystał 2 dni urlopu wypoczynkowego, a za 4 wypłacono mu ekwiwalent, to w świadectwie pracy w ust. 6 pkt 1 świadectwa pracy wskazuje się, że wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze 6 dni. W miejscu, o którym mowa w świadectwie pracy o urlopie wykorzystanym w trybie art. 167(2) kodeksu pracy wskazuje się liczbę dni urlopu na żądanie, z których w roku ustania zatrudnienia korzystał pracownik.
W ust. 6 pkt 12 świadectwa pracy pracodawca wskazuje dodatkowe urlopu wypoczynkowe pracownika (np. dodatkowy urlop pracownika niepełnosprawnego) oraz inne uprawnienia lub świadczenia, przewidziane przepisami prawa pracy.
W tym miejscu wskazuje się również urlopy dodatkowe dla kombatantów, urzędników służby cywilnej itp. W tym punkcie wskazuje się również informację o wypłaconej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę czy rentę odprawie emerytalno-rentowej.
Czytaj także: Wniosek o emeryturę
Ust. 6 pkt 3 świadectwa pracy to miejsce na wykazanie urlopu ojcowskiego. Należy pamiętać, że jeśli w okresie zatrudnienia pracownik korzystał z urlopu ojcowskiego więcej niż jeden raz (np. na dwoje dzieci), to w świadectwie pracy wskazuje się każdy z tych urlopów ojcowskich osobno, wskazując jednocześnie imię i nazwisko dziecka. Podobnie w przypadku urlopu rodzicielskiego, o którym mowa w ust. 6 pkt 4 świadectwa pracy – tu również, jeśli rodzic korzystał z urlopu rodzicielskiego na więcej niż jedno dziecko, wskazuje się odrębnie urlop rodzicielski wykorzystany na każde z dzieci, z podaniem ich imienia i nazwiska. Należy pamiętać, że w świadectwie pracy wykazuje się urlop ojcowski jedynie w przypadku, w którym ze względu na wiek dziecka (do 24 miesiąca życia) pracownik mógłby potencjalnie z urlopu ojcowskiego skorzystać u kolejnego pracodawcy.
W ust. 6 pkt 8 świadectwa pracy wskazuje się liczbę dni, za które pracownik w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, otrzymał wynagrodzenie chorobowe. Nie wskazuje się tu dat „od do”, a jedynie liczbę dni (co do zasady pracownik ma prawo do 33 albo 14 dni zwolnienia lekarskiego z wynagrodzeniem chorobowym w roku kalendarzowym, niezależnie od ilości pracodawców w tym roku, u których kolejno podejmował zatrudnienie).
Ust. 6 pkt 13 świadectwa pracy to tzw. okresy nieskładkowe. Zgodnie z art. 7 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych okresami nieskładkowymi są okresy wynagrodzenia chorobowego, okresy pobierania zasiłku chorobowego lub opiekuńczego, okresy pobierania świadczenia rehabilitacyjnego. Co ważne, te okresy nieskładkowe pracodawca podaje z całego okresu zatrudnienia, datami „od do”, a nie jedynie z ostatniego roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.
Należy pamiętać, iż w okresach nieskładkowych nie uwzględnia się urlopów macierzyńskich ani okresów nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Za czas urlopu macierzyńskiego pracownik zachowuje wszelkie prawa i obowiązki pracownika (np. nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego). Z perspektywy świadectwa pracy urlop macierzyński jest okresem składkowym, na równi z okresem wykonywania pracy, a więc okres urlopu macierzyńskiego zalicza się do okresu pracy. W tych okresach nieskładkowych wykazuje się, datami „od do”, te dni zwolnienia lekarskiego, za które pracownikowi należało się wynagrodzenie chorobowe, a które wykazano w ust. 6 pkt 8 świadectwa pracy.
Świadectwo pracy zawiera pouczenie o możliwości wniesienia sprostowania oraz możliwości odwołania się do sądu pracy w razie nieuwzględnienia wniosku o sprostowanie. W przypadku, gdy wystawione świadectwo pracy zawiera błędy, pracodawca może sprostować je z własnej inicjatywy, sporządzając informację o sprostowaniu świadectwa pracy i doręczając ją pracownikowi.
Na zakończenie jeszcze jedna uwaga – nie powinno się wystawiać świadectwa pracy w sytuacji, gdy stosunek pracy jeszcze trwa, przykładowo, jeśli umowa o pracę ma zakończyć się w sobotę, która jest dla pracownika dniem wolnym od pracy. Jeśli pracodawca wystawi świadectwo pracy w piątek i doręczy je pracownikowi w tym samym dniu, a jednocześnie od soboty pracownik pójdzie na zwolnienie lekarskie (w czym ma interes, bo przysługiwać mu będzie zasiłek chorobowy po zakończeniu stosunku pracy), to takie świadectwo pracy pracodawca będzie musiał sprostować i wykazać w nim ten jeden dzień nieobecności chorobowej pracownika.
Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca ma obowiązek załączać do wystawianego świadectwa pracy informację, w której wskazuje pracownikowi okres przechowywania jego dokumentacji pracowniczej, informację o możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika. Obowiązek ten nakłada na pracodawców przepis art. 94(6) kodeksu pracy, który wszedł w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku.
