Zwolnienie pracownika za nieusprawiedliwioną nieobecność zdarza się stosunkowo często. W praktyce jednak może sprawić pracodawcy pewne problemy. Katalog obowiązków pracowniczych został wskazany m.in. w treści art. 100 kodeksu pracy.
Stosownie do §1 powołanego przepisu pracownik ma obowiązek wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Jednocześnie stosownie do §2 ust. 1 wskazanego przepisu pracownik ma obowiązek przestrzegać czasu pracy, ustalonego w zakładzie pracy.
W praktyce większość pracowników doskonale zna harmonogramy czasu pracy – wiedzą, w jakich dniach i ile godzin mają przepracować.
Jeśli pracownik nie pracuje w ustalonych godzinach i dniach, np. od poniedziałku do piątku od 8.00 do 16.00 (czy podobnie), to zgodnie z art. 129 §3 kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.
W niniejszym artykule kompleksowo omówimy przypadki nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy oraz zwolnienie pracownika za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy.
Pisaliśmy m.in. tutaj: co grozi za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy oraz rozwiązanie umowy o pracę z winy pracodawcy
Może się zdarzyć sytuacja, w której pracownik nie pojawi się w pracy, nie informując ani pracodawcy ani swojego bezpośredniego przełożonego o przyczynie tej nieobecności.
Wezwanie do usprawiedliwienia nieobecności w pracy
Od razu jedna uwaga – wezwanie do usprawiedliwienia nieobecności w pracy nie jest formalnie wymagane. Można je zastosować, ale nie trzeba – to obowiązkiem pracownika jest swoją nieobecność usprawiedliwić, bez osobnego wezwania ze strony pracodawcy
Kwestię usprawiedliwiania nieobecności pracownika w pracy reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.
Zgodnie z §2 powołanego rozporządzenia pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.
Pisaliśmy m.in. tutaj: kiedy pracownik może odmówić wykonywania pracy
Jeśli natomiast nie jest ona wiadoma z góry czy możliwa do przewidzenia, a pojawia się niejako nagle, powodując nieobecność pracownika w pracy, pracownik najpóźniej drugiego dnia swojej nieobecności powinien zawiadomić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym czasie trwania jego nieobecności w pracy.
Jeśli tego obowiązku pracownik nie dopełni, mogą go spotkać poważne konsekwencje. W szczególności jedną z nich jest zwolnienie pracownika za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy.
Zwolnienie pracownika za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy – czy i kiedy jest dopuszczalne
Przyczyna nieobecności pracownika w zakładzie pracy może być znana niejako z góry. Może ona wynikać z różnych zdarzeń – wezwanie pracownika do sądu na określony dzień i godzinę, planowany zabieg medyczny, konieczność sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem itp.
Jeśli taka przyczyna znana jest jeszcze przed samą nieobecnością w pracy, pracodawca udziela pracownikowi na ten dzień zwolnienia od pracy albo urlopu wypoczynkowego (pisaliśmy również: Co może zrobić pracodawca gdy pracownik jest na długotrwałym zwolnieniu), czy w niektórych wypadkach bezpłatnego.
Pracownik ma również możliwość skorzystania na dany dzień z urlopu bezpłatnego (na co musi mieć zgodę pracodawcy – odbiegając nieco od tematu artykułu należy wyraźnie podkreślić, iż samowolne udzielenie sobie przez pracownika urlopu wypoczynkowego, w tym również urlopu bezpłatnego bez zgody pracodawcy może być podstawą do rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy bez zachowania okresu wypowiedzenia – w szczególności daje pracodawcy możliwość zwolnienia pracownika za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, gdyż pracownik swojej nieobecności nie usprawiedliwił zgodnie z wymogami wskazanego powyżej rozporządzenia).
Może się zdarzyć sytuacja, gdy nieobecność pracownika w pracy nie była z góry zaplanowana – pracownik nie zgłaszał pracodawcy konieczności skorzystania z dnia wolnego wobec zaplanowanego i znanego z góry wydarzenia czy przyczyny.
Po prostu pracownik z dnia na dzień nie stawia się w zakładzie pracy i nie informuje pracodawcy ani o przyczynie swojej nieobecności, ani o przewidywanym czasie jej trwania. Po prostu nie wiadomo, czy to nieobecność na jeden dzień, na kilka, a może pracownik zwyczajnie pracę porzucił.
Pracodawca ma tu kilka możliwości ruchu, przy czym od razu należy podkreślić bardzo ważną rzecz – czymś zupełnie innym jest nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy, a czymś innym spóźnione usprawiedliwienie nieobecności w pracy.
Od tego, jaka sytuacja miała faktycznie miejsce, zależą uprawnienia pracodawcy w zakresie konsekwencji, jakie wyciągnie wobec pracownika i potencjalne zwolnienie pracownika za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy.
Wyobraźmy sobie taką sytuację – pracownik nie przyszedł do pracy i w tym dniu nie przekazał żadnej informacji odnośnie swojej nieobecności. Czy pracodawca jeszcze tego samego dnia może uznać tę nieobecność za nieusprawiedliwioną i zdecydować się na zwolnienie pracownika za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy?
Na to z pewnością jest jeszcze za wcześnie – nie wiadomo póki co, jaka jest przyczyna tej nieobecności, ile ona potrwa itp. Może się bowiem okazać, że następnego dnia (czy nawet za kilka dni) pracownik pojawi się w zakładzie pracy i swoją nieobecność usprawiedliwi – ze spóźnieniem, ale usprawiedliwi.
Zwolnienie pracownika, szczególnie w trybie dyscyplinarnym, nie wchodzi zatem w rachubę. Oczywiście, jeśli taka sytuacja powtarza się często, dezorganizuje to pracę w zakładzie pracy na tyle, że pracodawca może rozważyć rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy z zachowaniem okresu wypowiedzenia.
Może się też okazać, że pracownik następnego dnia czy za kilka dni stawi się w zakładzie pracy i w żaden sposób swojej nieobecności nie usprawiedliwi. Możliwości jest tu wówczas kilka, niekoniecznie musi to być od razu zwolnienie pracownika za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy.
W razie jednorazowej sytuacji można poprzestać na obniżeniu wynagrodzenia pracownika – ten dzień traktuje się po prostu jako nieobecność nieusprawiedliwioną niepłatną.
Z drugiej strony jednak, taka nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy (nawet jednodniowa) może być przyczyną do rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy bez zachowania okresu wypowiedzenia, szczególnie, jeśli powtarza się ona pomimo dyscyplinowania pracownika innymi środkami (np. wymierzeniem kary porządkowej upomnienia czy nagany).
Należy pamiętać – pracownikowi, który spóźnił się z usprawiedliwieniem swojej nieobecności, ale jednak ją usprawiedliwił, nie można postawić zarzutu, że ta nieobecność była nieusprawiedliwiona. W przypadku spóźnienia się pracownika z podaniem uzasadnionej przyczyny swojej nieobecności zwolnienie pracownika za nieobecność nieusprawiedliwioną nie wchodzi w grę.
Jednakże, jeśli pracownik był nieobecny w pracy, a przyczyny swojej nieobecności w żaden sposób nie usprawiedliwił, może to być postawa do wypowiedzenia mu stosunku pracy, a nawet rozwiązania tego stosunku pracy bez zachowania okresu wypowiedzenia (dyscyplinarka).
Kwestię usprawiedliwiania nieobecności w pracy może precyzować regulamin pracy wskazując, w jaki sposób, w jakim terminie pracownik ma obowiązek usprawiedliwić swoją nieobecność.
Jeśli regulamin pracy nie precyzuje zasad usprawiedliwiania nieobecności w pracy, o przyczynie swojej nieobecności pracownik ma obowiązek powiadomić pracodawcę osobiście lub przez inną osobę, w każdy możliwy sposób, np. telefonicznie, emailem czy nawet listem poleconym.
Za dzień usprawiedliwienia nieobecności uważa się dzień nadania przesyłki pocztowej, jeśli to usprawiedliwienie nieobecności w pracy odbywa się w ostatni z wymienionych sposobów.
Jeśli pracownik nie pojawia się w pracy, nie ma z nim kontaktu, nie usprawiedliwia w żaden sposób swojej nieobecności w pracy, można uznać, że pracę porzucił i wówczas jest to podstawa do dyscyplinarnego zwolnienia pracownika.
Powszechnie uważa się, że nawet jednorazowa nieobecność nieusprawiedliwiona może być podstawą do dyscyplinarnego zwolnienia pracownika.
Zwolnienie pracownika za nieusprawiedliwioną nieobecność jest dopuszczalne. Jest ona bowiem ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych. Ta nieobecność musi jednak wynikać z winy umyślnej pracownika, a jeśli wina ta była nieumyślna, to pracownik zawsze ma możliwość usprawiedliwienia swojej nieobecności w obiektywny sposób.
Co ważne, ta nieobecność nieusprawiedliwiona pracownika nie musi wyrządzić pracodawcy określonej szkody – wystarczające do dyscyplinarnego zwolnienia pracownika będzie, jeśli naraziła ona pracodawcę na zagrożenie dla jego interesów (np. zapewnienie prawidłowego toku funkcjonowania zakładu pracy).
Porzucenie pracy i nieobecność nieusprawiedliwiona – zwolnienie pracownika za nieusprawiedliwioną nieobecność
W przypadku porzucenia pracy przez pracownika dochodzi do sytuacji, w której przestaje on pojawiać się w zakładzie pracy i nie wiadomo, czy do tej pracy wróci, a jeśli tak, to kiedy.
Aby nie narażać się na ewentualne spory sądowe najlepiej wówczas odczekać kilka dni, a dopiero za jakiś czas od powstania nieobecności uznać, że doszło do porzucenia pracy, przygotować dokument rozwiązania umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia, uzasadniając ten krok ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych.
Zwolnienie pracownika za nieusprawiedliwioną nieobecność – ponieważ pracownika nie ma w pracy, jedyną możliwością doręczenia tej dyscyplinarki jest wysłanie jej na adres do korespondencji pracownika.
Niektórzy pracodawcy zabezpieczają się dodatkowo w ten sposób, że przed wysłaniem dyscyplinarki wysyłają wcześniej do pracownika wezwanie do usprawiedliwiania nieobecności, a jeśli pozostaje ono bez odpowiedzi albo pracownik nie usprawiedliwi swojej nieobecności w należyty sposób, dopiero potem wysyłają pracownikowi dyscyplinarkę.
Dniem doręczenia dyscyplinarki jest dzień, w którym pracownik mógł zapoznać się z jej treścią. Jeśli zatem została ona wysłana na adres pracownika, następnie po dwukrotnym awizowaniu powróciła do zakładu pracy jako przesyłka nieodebrana przez adresata, zostaje ona uznana za doręczoną z dniem upływu drugiego awiza i ten dzień należy w świadectwie pracy wskazać jako dzień rozwiązania stosunku pracy. Jest to tzw. doręczenie zastępcze.
Czytaj także: Opuszczenie stanowiska pracy
Podsumowując – zwolnienie pracownika za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy jest dopuszczalne, przy czym pracodawca powinien wyraźnie odróżnić samą nieobecność nieusprawiedliwioną od nieobecności usprawiedliwionej z opóźnieniem.
Ta druga nie daje podstaw do dyscyplinarki, ta druga już jak najbardziej. Pracownikowi, który nie poinformował pracodawcy o przyczynie swojej nieobecności w przewidzianym przepisami terminie nie można postawić zarzutu, że opuścił pracę bez usprawiedliwienia – on się usprawiedliwił, tylko z opóźnieniem.
