Od dnia 1 stycznia 2017 roku obowiązuje minimalna godzinowa stawka wynagrodzenia dla zleceniobiorcy i osoby zatrudnionej w oparciu o umowę o świadczenie usług. W bieżącym – 2017 roku – stawka ta wynosi 13 zł brutto za każdą godzinę pracy na zleceniu. Aby zleceniodawca mógł prawidłowo naliczyć, a następnie wypłacić wynagrodzenie zleceniobiorcy za przepracowany dany okres czasu (np. miesiąc), ma on obowiązek prowadzić ewidencję godzin pracy zleceniobiorcy, informującą o liczbie przepracowanych przez zleceniobiorcę godzin pracy. Zleceniodawca musi precyzyjnie ustalić liczbę godzin przepracowanych przez zleceniobiorcę, a aby to zrobić, musi ewidencjonować godziny jego pracy. Ewidencja godzin pracy na umowie zlecenia to dodatkowy obowiązek, niemniej od początku roku co do zasady obowiązkowy.
Ewidencja godzin pracy na umowie zlecenia
Nowelizacja ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, wprowadzająca przepisy o minimalnej stawce godzinowej dla zleceniobiorcy ma jeszcze te konsekwencje, że nie wystarczy już w samej treści umowy zlecenia wskazać stawki miesięcznej wynagrodzenia, uwzględniając w umowie zlecenia zapis typu: “Za wykonanie zlecenia zleceniobiorca otrzyma wynagrodzenie w kwocie 1500 zł miesięcznie”. Wskazana w umowie zlecenia kwota niekoniecznie musi bowiem odzwierciedlać faktyczne zarobki zleceniobiorcy, które wprost zależą od ilości przepracowanych na zleceniu godzin. Z tego też powodu, stosownie do treści art. 8b ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, zleceniodawca powinien ze zleceniobiorcą określić w umowie sposób potwierdzania liczby godzin przepracowanych na zleceniu. Od razu zaznaczyć należy, że przepisy nie przewidują żadnej formy, w jakiej ma się to odbywać – tę kwestię ustawodawca pozostawił woli i ustaleniom zleceniodawcy i zleceniobiorcy.
Jednym z popularniejszych w praktyce sposobów jest ustalenie, że zleceniobiorca w każdym miesiącu swojej pracy ma obowiązek złożyć oświadczenie o ilości przepracowanych godzin wraz z zestawieniem w rozbiciu na poszczególne dni. Przepisy nie narzucają formy tego typu oświadczenia – może ono mieć formę pisemną drukowaną, można je także prowadzić np. w Excelu czy przesyłać w wiadomości e-mail. Ważne jest, aby strony ustaliły jakiś sposób potwierdzania liczby godzin pracy na podstawie umowy zlecenia, a sam sposób potwierdzania musi zostać określony w treści umowy zlecenia. Jeśli umowa zlecenia takiego zapisu nie zawiera, zleceniobiorca ma obowiązek przedłożyć zleceniodawcy informacje o liczbie godzin pracy na zleceniu w danym miesiącu, przy czym taką informację zleceniobiorca przekazuje zleceniodawcy najpóźniej na dzień przed określonym w umowie terminie wypłaty wynagrodzenia.
W praktyce, aby zleceniobiorca mógł przedłożyć zleceniodawcy rzetelną i obiektywną informację odnośnie liczby przepracowanych na zleceniu godzin, musi prowadzić ewidencję tych przepracowanych godzin. Ewidencja będzie również wymagana w sytuacji, gdy w treści umowy zlecenia strony określą taki właśnie sposób potwierdzania liczby godzin pracy na zleceniu. Tu znów przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę nie narzucają ani formy, ani treści takiej ewidencji – może ona mieć postać drukowanej tabelki z rozbiciem na poszczególne dni miesiąca, w której zleceniobiorca odnotowuje przepracowane przez siebie godziny pracy. Należy pamiętać, iż jeśli zlecenie przyjęło jednocześnie kilka osób (w przeciwieństwie do umowy o pracę, która może być zawarta wyłącznie z osobą fizyczną, umowę zlecenia można zawierać z osobą fizyczną czy jednostką organizacyjną, w tym grupą osób), to ewidencjonowanie przepracowanych godzin odbywa się oddzielnie dla każdej z tych osób.
Wynagrodzenie minimalne na umowie zlecenia
Sama ewidencja godzin pracy na umowie zlecenia może być mniej lub bardziej szczegółowa, przy czym wyraźnie należy tu podkreślić, iż zleceniobiorca nie ma prawa do nadgodzin, dodatków za pracę w porze nocnej itp. W praktyce nierzadko zdarza się, iż zleceniodawca żąda zapisu w umowie zlecenia, wskazującego górną granicę liczby przepracowanych na zleceniu godzin w danym roku czy danym miesiącu. Ma to na celu uniknięcie sytuacji, w której zleceniobiorca sztucznie podbija liczbę przepracowanych na zleceniu godzin, w celu uzyskania wyższego wynagrodzenia. W praktyce kadrowej natomiast sama ewidencja sprowadza się do notowania ilości godzin w poszczególne dni w miesiącu, bez wskazywania czynników bardziej szczegółowych. Nie są one bowiem wymagane do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia za dany
miesiąc.
Podkreślić należy wyraźnie, iż ewidencja godzin pracy na umowie zlecenia nie może być prowadzona w sposób przypominający ewidencję czasu pracy, wymaganą w stosunku pracy (np. na umowie o pracę). Dlaczego to takie ważne? Otóż ewidencjonowanie godzin zlecenia w taki sposób, że wskazuje się np. godziny rozpoczęcia czy zakończenia pracy zleceniobiorcy w danym dniu mogą sugerować, iż w istocie zleceniodawca poprzez zawarcie umowy zlecenia obszedł przepisy Kodeksu pracy i samą umowę zlecenia (która jest dla niego o wiele wygodniejsza niż stosunek pracy) nawiązał w miejsce umowy o pracę. Dla prawidłowego ustalenia wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia wystarczająca będzie liczba godzin, a nie wykazywanie godzin pracy “od do”.