Samochód służbowy do celów prywatnych to jedna z korzyści, jakie pracownik może mieć w związku z pozostawaniem w zatrudnieniu. Oprócz normalnego wynagrodzenia za pracę i składników „w pieniądzu” tego wynagrodzenia pracownikowi może przysługiwać również taki samochód służbowy do celów prywatnych – generalnie polega to na tym, że pracodawca udostępnia pracownikowi samochód służbowy nie tylko w celu wykonywania obowiązków służbowych, ale pracownik może również wykorzystywać ten samochód służbowy do celów prywatnych, niezwiązanych z pracą.
A skoro tak, to po stronie pracownika ta możliwość używania samochodu służbowego do celów prywatnych powoduje powstanie przychodu – pracownik nie ponosi kosztów utrzymania pojazdu prywatnego, nierzadko nie musi również ponosić kosztów paliwa, w zasadzie wszelkie wydatki związane z używaniem pojazdu ponosi pracodawca. Ten przychód nie polega na tym, że pracownik więcej zarobi, ale na tym, że mniej wyda z własnych środków.
Inaczej mówiąc – pracownik, który użytkuje samochód służbowy do celów prywatnych i nie ponosi kosztów z tym związanych, osiąga dodatkowy przychód (oszczędność).
Samochód służbowy do celów prywatnych a składki ZUS
Kwestię ustalania podstawy do składek na ubezpieczenia społeczne reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Stosownie do §1 powołanego rozporządzenia podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (w domyśle również chorobowe i wypadkowe) stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, z zastrzeżeniem art. 18 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Świadczenia, które są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia zostały wskazane w §2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Powołany przepis zawiera katalog świadczeń, od których nie pobiera się składek na ubezpieczenia społeczne, ale samochód służbowych do celów prywatnych i przychody pracownika z tym związane nie zostały w tym katalogu uwzględnione.
W związku z powyższym uznać należy, iż samochód służbowy do celów prywatnych powoduje po stronie pracownika powstanie przychodu, od którego pracodawca normalnie nalicza składki ZUS. wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych należy ozusować. Jak samochód służbowy do celów prywatnych i składki ZUS od tego przychodu rozlicza się na liście płac, pokażemy za chwilę.
Samochód służbowy do celów prywatnych a podatek dochodowy
W praktyce pojawia się problem, jak ustalić wartość tego przychodu i czy można do tego przychodu zaliczyć np. wydatki pracodawcy poniesione na paliwo. Tę kwestię reguluje przepis art. 12 ust. 2a ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Stosownie do powołanego przepisu wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:
- 1) 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1.600 cm3;
- 2) 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1.600 cm3.
Co ważne, samochód służbowy do celów prywatnych może być używany jedynie przez część miesiąca. Wówczas przychód z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych określa się proporcjonalnie do części miesiąca, zgodnie z przepisem art. 12 ust. 2b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot określonych w ust. 2a.
Nie ma zatem znaczenia, czy pracownik używa samochodu służbowego do celów prywatnych przez część października czy lutego – różna liczba dni w miesiącu nie ma znaczenia, bo dzielnikiem w przypadku ustalania proporcjonalnego jest zawsze 30, a nie liczba dni w danym miesiącu.
Kolejna ważna rzecz – może się okazać, że samochód służbowy do celów prywatnych, oddany do dyspozycji pracownika, jest częściowo przez niego „utrzymywany” – pracownik może częściowo ponosić koszty z nim związane. Wówczas przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wkładem pracownika w koszty, związane z samochodem służbowym używanym prywatnie, a wskazanymi w art. 12 ust. 2a ustawy o pdof.
Największe wątpliwości w praktyce budziło to, czy wartość paliwa do samochodu służbowego do celów prywatnych, jeśli jego koszty finansował pracodawca, mogła zostać uwzględniona w tych ustawowych limitach. Innymi słowy, czy wartość świadczenia w postaci samochodu służbowego do celów prywatnych, pozostawionego do dyspozycji pracownika obejmuje koszty paliwa, jakie sfinansował pracodawca, ale pracownik „zużył” prywatnie.
Ostatecznie stanowisko Ministerstwa Finansów jest takie, że koszty paliwa zakupionego przez pracodawcę wchodzą do wartości świadczenia nieodpłatnego w postaci pozostawienia do dyspozycji pracownika samochodu służbowego do celów prywatnych.
W praktyce zatem, samochód służbowy do celów prywatnych jako świadczenie niepieniężne jest ozusowane i podatkowane. A jak to wygląda na liście płac?
Składki ZUS i podatek od świadczenia – samochodu służbowego do celów prywatnych na liście płac
Załóżmy, że pracownik został zatrudniony w dniu 8 marca, z wynagrodzeniem zasadniczym w kwocie 4000 zł brutto. Pracownik ten nie ma innych składników wynagrodzenia, natomiast pracodawca pozostawił pracownikowi do dyspozycji samochód służbowy do celów prywatnych. Jest to samochód o pojemności silnika 2.000 cm3.
Aby rozliczyć wynagrodzenie netto, w tym naliczyć odpowiednio składki ZUS i podatek od wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca marca oraz częściowego ryczałtu (proporcjonalnego do czasu zatrudnienia. W marcu są 23 dni robocze, czyli 184 godziny do przepracowania. Pracownik nie dopracował zatem w tym miesiącu 5 dni roboczych, czyli 40 godzin.
Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca: 4000 zł – 4000 / 184 * 40 = 3130,43 zł
Samochód powyżej 1600 ccm, a więc wartość świadczenia – samochodu prywatnego do celów służbowych za cały miesiąc: 400 zł, naliczona proporcjonalnie: 400 zł / 30 * 24 = 320 zł
- Podstawa składek społecznych: 3130,43 zł + 320 zł = 3450,43 zł
- Ubezpieczenie emerytalne: 9,76% z 3450,32 = 336,76 zł
- Ubezpieczenie rentowe: 1,5% z 3450,43 = 51,76 zł
- Ubezpieczenie chorobowe: 2,45% z 3450,43 = 84,54 zł
- ZUS pracownika: 336,76+51,76+84,54 = 473,05 zł
- Podstawa składki zdrowotnej: 3450,43 – 473,05 = 2977,38
- Koszt uzyskania przychodu: 250 zł (koszty uwzględniamy, niezależnie od tego, że pracownikowi przysługuje samochód służbowy do celów prywatnych)
- Podstawa podatku: 2977,38 – 250 = po zaokrągleniu 2727 zł
- Zaliczka na podatek: 17% z 2727 – 43,76 zł = 419,83 zł
- Ubezpieczenie zdrowotne 9% z 2977,38 = 267,96 zł
- Ubezpieczenie zdrowotne 7,76% z 2977,38 zł = 230,75 zł
- Podatek do urzędu skarbowego: 419,83 – 230,75 = 189 zł po zaokrągleniu
- Netto do wypłaty: 3450,43 zł – 473,05 zł – 267,96 zł – 189 zł = 2200,42 zł
Tyle na rękę dostanie pracownik, jeśli ozusujemy i opodatkujemy świadczenie – samochód służbowy do celów prywatnych.
W praktyce w wielu zakładach pracy wprowadza się regulaminy używania samochodów służbowych do celów prywatnych. Regulaminy te mogą przewidywać kwestie ponoszenia wydatków, związanych z używaniem w celach prywatnych pojazdów służbowych – koszty drobnych bieżących napraw, koszty paliwa itp.
W praktyce, jeśli pracodawca powierza pracownikowi samochód służbowy do celów prywatnych, to należy sporządzić protokół przekazania, z oznaczeniem samochodu co do tożsamości. Chodzi tu bowiem o kwestię ewentualnej odpowiedzialności materialnej pracownika za powierzone mienie.
W ramach udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych pracodawca pokrywa koszty użytkowania pojazdu związane z ubezpieczeniem, wymianą opon, bieżącymi naprawami, zakupem materiałów eksploatacyjnych, opłatami za przeglądy okresowe, wymianami oleju i innych płynów eksploatacyjnych itp. Wlicza się w te koszty również paliwo, zgodnie z ostatnim stanowiskiem Ministerstwa Finansów. Podsumowując – samochód służbowy do celów prywatnych i używanie tego samochodu przez pracownika podlega opodatkowaniu i ozusowaniu. Wartość przychodu do opodatkowania i ozusowania ustala się w oparciu o pojemność silnika i wynosi ona odpowiednio 250 zł dla pojazdów do 1600 cm3 oraz 400 zł dla pojazdów powyżej 160 cm3, a w przypadku używania samochodu służbowego do celów prywatnych jedynie przez część miesiąca ustala się na każdy dzień ryczał w wysokości 1/30 wskazanych kwot.