Urlop szkoleniowy – kiedy i komu przysługuje i jak liczyć wynagrodzenie za urlop szkoleniowy?

W tym artykule omówimy urlop szkoleniowy. To kolejne uprawnienie, przysługujące pracownikom, a więc wyłącznie osobom zatrudnionym w stosunku pracy – urlop szkoleniowy nie przysługuje zleceniobiorcom ani osobom, zatrudnionym w oparciu o umowę o dzieło.

Co istotne, o ile pracownicy mają prawo do urlopu szkoleniowego, jeśli podnoszą swoje kwalifikacje zawodowe, to pracodawca nie w każdym wypadku musi tego urlopu szkoleniowego udzielać.

Urlop szkoleniowy (pisaliśmy m.in. Urlop na pisanie pracy magisterskiej) przysługuje bowiem wyłącznie w określonych w kodeksie pracy (i ewentualnie innych aktów prawa pracy, dotyczących poszczególnych grup zawodowych) sytuacjach i nie każdemu szkolącemu się pracownikowi.

Urlop szkoleniowy – czy pracodawca musi go udzielać

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest ułatwienie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Obowiązek ten wynika wprost z wyrażonej w art. 17 kodeksu pracy zasady – pracodawca jest obowiązany ułatwić pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych.

Czytaj także: Urlop na pół etatu

Zasada ta została potwierdzona w art. 94, pkt 6 kodeksu pracy – pracodawca jest obowiązany w szczególności ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Co istotne, podnoszenie kwalifikacji zawodowych może być w pewnych sytuacjach jednym z obowiązków pracownika – jeśli na dane szkolenie pracodawca wysyła pracownika, to pracownik co do zasady nie może odmówić udziału w takim szkoleniu (czy innej formie podnoszenia kwalifikacji zawodowych).

W praktyce bywa to problematyczne, szczególnie, jeśli szkolenie odbywa się poza godzinami pracy (pisaliśmy m.in. Harmonogram pracy), np. w wolną dla pracownika sobotę. A skoro pracodawca ma prawo żądać od pracowników, aby podnosili oni swoje kwalifikacje, to musi im to ułatwić, w szczególności poprzez udzielenie urlopu szkoleniowego.

Urlop szkoleniowy co do zasady przysługuje pracownikom, którzy podnoszą swoje kwalifikacje z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Od razu podkreślić należy, iż jeśli pracownik podnosi swoje kwalifikacje ogólne (nabywa nowe albo poszerza dotychczas posiadane), które jednak nie są obecnemu pracodawcy w ogóle potrzebne, to takie podnoszenie kwalifikacji przez pracownika – mówiąc ogólnie – pracodawcy nie musi interesować, nie musi odbywać się w jego interesie, a więc urlop szkoleniowy nie musi w takim przypadku zostać udzielony (choć może, jeśli pracownik co prawda nabywa albo poszerza kwalifikacje, które nie są przydatne dla pracodawcy obecnie, a w nieodległej przyszłości mogą leżeć w jego interesie).

Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Tylko na tego typu podnoszenie kwalifikacji przysługuje m.in. urlop szkoleniowy.

Zgodnie z art. 103(1) §2 kodeksu pracy, pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługuje urlop szkoleniowy oraz zwolnienie w całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia, a także na czas ich trwania.

Jeśli pracownik odbywa szkolenie, na które nie został skierowany przez pracodawcę, co do zasady nie ma prawa do urlopu szkoleniowego, a jeśli zajęcia w czasie tego szkolenia pokrywają się z godzinami pracy pracownika, to pracodawca czasu tego szkolenia nie zalicza do czasu pracy pracownika, a pracownikowi pozostaje skorzystanie na czas szkolenia z urlopu wypoczynkowego czy bezpłatnego.

Urlop szkoleniowy – ile wynosi

Zgodnie z art. 103(2) kodeksu pracy, wymiar urlopu szkoleniowego uzależniony jest od rodzaju egzaminu, kończącego szkolenie i wynosi:

1) 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych;

2) 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego;

3) 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe;

4) 21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Jak widzisz, urlop szkoleniowy nie przysługuje na każdy egzamin, kończący dowolne szkolenie, ale wyłącznie na te wymienione powyżej. Samego urlopu szkoleniowego udziela się pracownikom w dniach, które zgodnie z ustalonym harmonogramem są dla nich dniami pracy.

Należy jednak od razu podkreślić, iż urlop szkoleniowy to nie jest „dodatkowe wolne” dla pracownika – urlop szkoleniowy przysługuje wyłącznie w trakcie kształcenia się. Jeśli pracownik z tego urlopu nie skorzysta (urlop szkoleniowy nie jest obowiązkowy) w czasie nauki do egzaminu, to nie może już z niego korzystać po egzaminie czy obronie pracy dyplomowej. Taki niewykorzystany urlop szkoleniowy po prostu przepada.

Urlop szkoleniowy nie ma nic wspólnego z urlopem wypoczynkowym, NIE JEST udzielany z przysługującej pracownikowi puli dni urlopu wypoczynkowego. To zupełnie osobny i niezależny rodzaj urlopu. Urlop szkoleniowy jest urlopem celowym – ma umożliwić pracownikowi przygotowanie się do egzaminu. Jeśli egzamin już się odbył, odpada cel udzielenia urlopu szkoleniowego, a więc przestaje on już pracownikowi przysługiwać.

Za taki niewykorzystany urlop szkoleniowy nie należą się pracownikowi żadne świadczenia zamienne (w postaci ekwiwalentu).

Bardzo ważna rzecz. Pracodawca nie może zmniejszyć pracownikowi wymiaru przysługującego mu urlopu szkoleniowego. Może natomiast udzielić go w wymiarze wyższym, w szczególności, jeśli szkolenie pracownika (podnoszenie kwalifikacji zawodowych) odbywa się na podstawie umowy szkoleniowej, zawartej między pracownikiem i pracodawcą.

Kolejna rzecz. O ile dzień urlopu wypoczynkowego przeliczeniowo to zawsze 8 godzin, niezależnie od wymiaru etatu pracownika, tak dzień urlopu szkoleniowego wynosi dokładnie tyle, ile planowana dniówka pracownika na dzień, w którym tego urlopu szkoleniowego mu udzielono. Urlopu szkoleniowego nie przelicza się na godziny.

Jeśli zatem pracownik na pełnym etacie pracuje po 8 godzin dziennie od poniedziałku do piątku, a pracownik na pół etatu np. po 4 godziny dziennie od poniedziałku do piątku, a obaj chcą otrzymać 5 dni urlopu szkoleniowego, aby mieć cały tydzień wolny, to w jednym i w drugim przypadku urlop szkoleniowy wyniesie 5 dni.

W przeciwieństwie do urlopu wypoczynkowego, do którego w określonych przypadkach pracodawca może „zmusić pracownika”, urlop szkoleniowy udzielany jest wyłącznie na wniosek pracownika. Przepisy prawa pracy nie przewidują jakiejś szczególnej formy takiego wniosku.

Należy tu jednak pamiętać, że nie każdy egzamin, kończący dane szkolenie, uprawnia pracownika do skorzystania z urlopu szkoleniowego. Jeśli pracownik składa wniosek o udzielenie urlopu szkoleniowego, to pracodawca nie może takiemu wnioskowi odmówić, jeśli egzamin ten ma potwierdzić – zgodnie z obowiązującymi przepisami – określone kwalifikacje zawodowe (np. uprawnienia na wózki widłowe, uprawnienia budowlane itp.).

Jeśli szkolenie, w którym pracownik bierze udział, odbywa się w dniu wolnym od pracy, to pracodawca ma obowiązek oddać pracownikowi dzień wolny za udział w takim szkoleniu na takich samych zasadach, jak oddaje dzień wolny za pracę w wolną sobotę, niedzielę czy święto.

Należy tu jednak wyraźnie podkreślić, iż obowiązku oddawania dnia wolnego za np. sobotnie szkolenie nie ma, jeśli odbywa się ono nie z inicjatywy pracodawcy, a wyłącznie za jego zgodą czy wiedzą.

Za czas urlopu szkoleniowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jest ono specyficznie naliczane. A jak się liczy wynagrodzenie za urlop szkoleniowy? Omówmy sobie to teraz. Nic trudnego, warto sposób obliczania wynagrodzenia za urlop szkoleniowy pokazać na konkretnych przykładach.

Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy

Wynagrodzenie za czas urlopu szkoleniowego liczy się tak, jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, z jedną różnicą, dotyczącą sytuacji, gdy pracownik ma – oprócz stałych składników wynagrodzenia – również składniki zmienne, np. premie, prowizje, dodatek za pracę w porze nocnej itp.

Jeśli pracownik ma wyłącznie stałe składniki wynagrodzenia, np. tylko wynagrodzenie zasadnicze, to w miesiącu, w którym korzysta on z urlopu szkoleniowego, otrzyma takie wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby z urlopu szkoleniowego nie korzystał.

Przykład: w związku z egzaminem zawodowym, który ma odbyć się w dniu 27 lipca, pracownik w lipcu otrzymał od pracodawcy 6 dni urlopu szkoleniowego. Pracownik pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy, z wynagrodzeniem zasadniczym w kwocie 3000 zł. Za miesiąc lipiec otrzyma on zatem wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca oraz wynagrodzenie za urlop szkoleniowy. Liczymy.

Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca:

3000 zł – 3000 zł / 176 (godzin do przepracowania w lipcu) * 48 (godzin urlopu szkoleniowego) = 2181,82 zł

Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy:

3000 zł / 176 * 48 = 818,18 zł

W sumie pracownik otrzyma dokładnie 3.000 zł. Nieco inaczej liczenie wynagrodzenia za urlop szkoleniowy wygląda, jeśli pracownik ma również zmienne składniki wynagrodzeń.

Przykład: w dniu 27 lipca pracownik przystępuje do egzaminu zawodowego. Na tę okoliczność pracodawca udzielił pracownikowi w lipcu 6 dni urlopu szkoleniowego. Na wynagrodzenie pracownika składa się wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 2100 zł, a oprócz tego w miesiącu lipcu przepracował on w godzinach nadliczbowych 9 godzin dodatkowo, za co otrzymał dodatek w kwocie 148 zł.

Aby ustalić, ile wyniesie wynagrodzenie za urlop szkoleniowy tego pracownika, należy ustalić wartość jednej godziny urlopowej:

Od składników stałych: 2100 zł / 176 (godzin do przepracowania w lipcu) = 11,93 zł
Od składników zmiennych: 148 / (176+9) (godzin przepracowanych w lipcu) = 0,80 zł
Łącznie wartość jednej godziny urlopowej: 11,93 zł + 0,80 zł = 12,73 zł

Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy wyniesie zatem:

12,73 zł * 48 (6 dni urlopu po 8 godzin) = 611,04 zł.

Natomiast wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca wyniesie:

2100 zł – 2100 zł / 176 * 48 = 1527,27 zł

Jak widzisz, obliczanie wynagrodzenia za urlop szkoleniowy nie jest skomplikowane. Dokładnie tak samo liczy się je dla