Wypłata wynagrodzenia za pracę – od 1 stycznia 2019 domyślnie przelewem, a gotówką jedynie na wniosek pracownika

Od dnia 1 stycznia 2019 roku obowiązują nowe zasady wypłaty wynagrodzenia za pracę. Zmienia się przede wszystkim domyślna forma wypłaty wynagrodzenia. Obecnie i do końca 2018 roku wynagrodzenie wypłacane jest w gotówce, chyba, że pracownik złożył wniosek o przekazywanie wynagrodzenia na swój rachunek bankowy. W związku z wejściem w życie przepisu art. 86 §3 kodeksu pracy forma wypłaty wynagrodzenia się zmienia. Stosownie do powołanego przepisu wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Przepis ten zacznie obowiązywać właśnie od 1 stycznia 2019 roku i będzie mieć zastosowanie zarówno do wynagrodzeń pracowników, zatrudnionych w 2019 roku (i zapewne latach następnych), jak również do pracowników, którzy obecnie pozostają w zatrudnieniu. W ich wypadku pracodawca ma pewne dodatkowe obowiązki.

Wypłata wynagrodzenia 2019 – kiedy przelewem a kiedy w gotówce

Od 1 stycznia 2019 podstawową (domyślną) formą wypłaty wynagrodzenia będzie przelew na rachunek bankowy. Forma gotówkowa wypłaty wynagrodzenia zostanie zachowana, jeśli pracownik złoży pracodawcy wniosek o wypłatę wynagrodzenia w gotówce. Taki wniosek pracownik może złożyć zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, np. emailem. Jeśli pracownik takiego wniosku nie złoży, obowiązkiem pracodawcy będzie wypłacanie wynagrodzenia przelewem.

Obecnie pewna grupa pracowników nadal pobiera wynagrodzenie za pracę w gotówce. W ich wypadku pracodawca będzie musiał uzyskać od nich wniosek o wypłatę wynagrodzenia w dotychczasowej formie, czyli gotówce. Nie można założyć z góry, że jeśli obecnie dany pracownik otrzymuje wynagrodzenie w gotówce, bo nie składał wniosku o wypłatę wynagrodzenia na rachunek bankowy, to z pewnością będzie chciał przy tej formie wypłaty pozostać. Nawet, jeśli tak będzie, to i tak stosowny wniosek (pisemny lub elektroniczny) jest niezbędny. Jeśli natomiast pracownik będzie chciał zmienić formę wypłaty wynagrodzenia z dotychczasowej gotówkowej na przelew, wystarczające będzie przekazanie pracodawcy numeru rachunku bankowego. Po wejściu w życie nowych przepisów, czyli od dnia 1 stycznia 2019, pracodawca będzie miał obowiązek poinformować każdego pracownika, któremu wypłaca wynagrodzenie za pracę w gotówce, o obowiązku podania numeru rachunku bankowego, na który przekazywane będzie wynagrodzenie za pracę albo o konieczności złożenia wniosku o wypłatę pensji w gotówce. Co ważne, pracodawca ma na to czas do dnia 22 stycznia 2019 roku. Do tego dnia wszyscy pracownicy powinni albo przekazać numer rachunku bankowego albo złożyć pisemny czy elektroniczny wniosek o wypłatę wynagrodzenia w gotówce. Ten wniosek z kolei pracownik powinien złożyć pracodawcy w ciągu 7 dni od dnia poinformowania go o zmianie zasad wypłaty wynagrodzenia za pracę.

Należy pamiętać o terminowej wypłacie wynagrodzenia. O ile płatność gotówką nie nastręcza tu większych problemów w praktyce, tak w przypadku wypłaty wynagrodzenia przelewem pracodawca musi pamiętać, iż dniem wypłaty nie jest dzień wykonania przelewu, ale dzień zaksięgowania środków na koncie pracownika. Jest to szczególnie istotne w przypadku, gdy określony w zakładzie pracy termin wypłaty wypada w dniu wolnym od pracy – wówczas pieniądze powinny pojawić się na koncie pracownika w ostatnim dniu roboczym przed tym dniem wypłaty, a więc sam przelew pracodawca powinien zlecić na tyle wcześnie, aby mieć pewność, że ze względu na operacje bankowe (np. przelewy międzybankowe) pieniądze te pojawią się na koncie pracownika bez zbędnego opóźnienia.

Co ważne dla pracowników – od sierpnia 2018 roku banki w Polsce mają obowiązek zakładania – na życzenie danej osoby – tzw. podstawowego rachunku płatniczego. Chodzi tu o to, aby uniknąć sytuacji, w której pracownicy odmawiają założenia konta bankowego twierdząc, że utrzymanie takiego konta kosztuje. Obecnie darmowy rachunek bankowy jest dostępny bez żadnych problemów, praktycznie w każdym banku.

Na zakończenie jeszcze warto dodać, iż sam numer rachunku bankowego jest daną osobową, której pracodawca będzie mógł żądać od pracownika na mocy art. 22(1) kodeksu pracy (od 1 stycznia 2019 roku pojawi się przepis art. 22(1) §2 ust. 3 – pracodawca ma prawo żądać numeru rachunku płatniczego, jeśli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych). A skoro tak, to numer rachunku bankowego pracownika podlega ochronie w rozumieniu przepisów ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku oraz przepisów rozporządzenia ogólnego o ochronie danych osobowych (RODO).