Jak się oblicza wynagrodzenie urlopowe – kompleksowe omówienie

Wynagrodzenie urlopowe. Część I. Zasady naliczania wynagrodzenia urlopowego. Składniki uwzględniane i nieuwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym.

Wynagrodzenie urlopowe zalicza się do grupy tzw. wynagrodzeń gwarancyjnych, tj. takich, które należą się pracownikowi pomimo faktu, że w danym okresie nie wykonuje pracy. Zasadą jest, że wynagrodzenie należy się za pracę wykonaną, niemniej stosownie do treści art. 152 § 1 Kodeksu pracy, pracownik ma prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego.

Tyle, że za czas tego urlopu pracownik otrzyma wynagrodzenie urlopowe, a nie zasadnicze. Wynagrodzenie zasadnicze otrzyma jedynie za tę część miesiąca, którą normalnie przepracował.

UWAGA: jak się liczy wynagrodzenie urlopowe w 2020 roku tutaj: wynagrodzenie za urlop 2020

Jeśli zatem pracownik ma tylko pensję zasadniczą, to za miesiąc, w którym korzysta on z urlopu wypoczynkowego, należy wyodrębnić dwa składniki wynagrodzenia – wynagrodzenie zasadnicze i wynagrodzenie urlopowe.

Zasadą jest, że pracownik, który korzysta z urlopu wypoczynkowego, nie może przez to stracić na wynagrodzeniu, teoretycznie zatem wynagrodzenie zasadnicze i urlopowe pracownika będzie równe wynagrodzeniu, jakie by otrzymał, gdyby normalnie przepracował cały miesiąc. Powstaje zatem pytanie, po co wyodrębniać ten dodatkowy składnik wynagrodzenia, jakim jest wynagrodzenie urlopowe, skoro pensja pracownika i tak nie ulegnie zmianie?

Otóż wyodrębnianie takiego składnika ma sens, a z punktu widzenia przepisów tzw. rozporządzenia urlopowego, jest ono nawet konieczne. Dlaczego? Pokażemy to na konkretnych przykładach poniżej i w drugiej części niniejszego artykułu, która już niebawem.

Wynagrodzenie urlopowe – jak się liczy?

Sposób ustalania wysokości wynagrodzenia urlopowego określony został w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej rozporządzenie urlopowe).

Jeszcze zanim jednak rozpoczniemy liczenie na konkretnych przykładach, ustalmy, kiedy i jakie składniki wynagrodzenia należy uwzględnić przy wynagrodzeniu urlopowym, a jakie nie. Pracownik oprócz pensji zasadniczej może mieć przecież różnego rodzaju premie, prowizje, nagrody, a także dodatki za nadgodziny czy za pracę w porze nocnej. Niektóre z nich należy w wynagrodzeniu urlopowym uwzględnić, a inne nie. O tym, jakie składniki NIE SĄ uwzględniane przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego, informuje treść §6 powołanego rozporządzenia.

Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, zwane dalej „wynagrodzeniem urlopowym”, ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem:

1. jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
2. wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas nie zawinionego przez pracownika przestoju,
3. gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
4. wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
5. ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
6. dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
7. wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
8. kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
9. nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
10. odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
11. wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy

Jak widać, licząc wynagrodzenie urlopowe pracownika nie uwzględnia się w jego podstawie np. nagród jubileuszowych czy wynagrodzeń urlopowych z poprzednich miesięcy, ale uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym np. wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, dodatki za pracę w porze nocnej itp.

Przepisy rozporządzenia urlopowego przewidują dwa sposoby ustalania wysokości wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Jeden i drugi sposób zależą od tego, czy pracownik ma składniki wynagrodzenia w stałej wysokości (np. pensję zasadniczą, dodatek za wysługę lat itp.), czy ma też zmienne składniki (premie, prowizje, których wysokość jest zmienna w poszczególnych miesiącach.

Należy pamiętać, że dodatki za godziny nadliczbowe (wynagrodzenie za nadgodziny) czy dodatki za pracę w nocy należą właśnie do tych zmiennych składników wynagrodzeń.

Jeśli pracownik ma tylko pensję zasadniczą i inne stałe składniki wynagrodzenia, licząc wynagrodzenie urlopowe należy uwzględnić te składniki w wysokości należnej w miesiącu korzystania z urlopu. Czyli jeśli pracownik ma np. tylko pensję zasadniczą w wysokości 2500 zł brutto i korzysta z urlopu w miesiącu sierpniu, to licząc wynagrodzenie urlopowe za sierpień należy uwzględnić pensję zasadniczą, obowiązującą w sierpniu (czyli 2500 zł brutto, bo tyle wynika z umowy o pracę).

Jeśli pracownik oprócz pensji zasadniczej i innych stałych składników wynagrodzeń ma również składniki zmienne, to te zmienne składniki należy uwzględnić w wysokości WYPŁACONEJ w ciągu 3 miesięcy, poprzedzających miesiąc korzystania z urlopu. Proszę zwrócić uwagę na słowo, jakie pojawia się w przepisie „wypłaconej pracownikowi”, a zatem nie tej, która się za te trzy miesiące należy, ale tej, która w ciągu tych trzech miesięcy została wypłacona.

Pozornie nie ma różnicy, w praktyce jest istotna – pracownik może mieć pensję płaconą do 10 dnia następnego miesiąca. A zatem jeśli np. pracownik ma pensję płaconą ostatniego dnia miesiąca, to licząc wynagrodzenie urlopowe ze zmiennych składników w sierpniu, należy uwzględnić miesiące maj, czerwiec i lipiec, gdyż pensja za maj została wypłacona w maju, pensja za czerwiec w czerwcu, a pensja za lipiec w lipcu.

Czytaj także: Praca na pół etatu czy warto

Jeśli natomiast pracownik ma pensję płaconą 10 dnia następnego miesiąca, to licząc wynagrodzenie urlopowe za sierpień ze zmiennych składników, należy wziąć pod uwagę to, co pracownik otrzyma w maju za kwiecień, w czerwcu za maj, a w lipcu za czerwiec.

Licząc zatem wynagrodzenie urlopowe pracownika, który ma również zmienne składniki wynagrodzeń, należy ustalić, jakie składniki i z jakich miesięcy przyjmuje się do wyliczeń.

Jeśli pracownik ma tylko pensję zasadniczą, nie ma znaczenia data wypłaty, gdyż składniki stałe bierzemy pod uwagę w wysokości należnej za miesiąc korzystania z urlopu. Data wypłaty ma znaczenie w przypadku składników zmiennych.

Przykład (dla uproszczenia przyjmijmy pełen wymiar czasu pracy, w kolejnych częściach przykłady liczenia wynagrodzenia urlopowego dla niepełnego etatu):

Pracownik ma tylko pensję zasadniczą w wysokości 2000 zł. Pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego w okresie 8 – 12 sierpnia 2016 roku (5 dni czyli 40 godzin). Za ten miesiąc pracownik otrzyma zatem wynagrodzenie zasadnicze za okres 1 – 7 i 13 – 31 sierpnia oraz wynagrodzenie urlopowe za okres 8 – 12 sierpnia.

Licząc wynagrodzenie urlopowe należy uwzględnić jedynie pensję zasadniczą, obowiązującą w sierpniu, czyli 2000 zł. W sierpniu do przepracowania są 22 dni robocze czyli 176 godzin (15 sierpnia jest dniem ustawowo wolnym od pracy).

Pensja za przepracowaną część miesiąca:

2000 zł – 2000 zł / 176 * 40 (godzin urlopu) = 1545,45 zł

Wynagrodzenie urlopowe:

2000 zł / 176 * 40 (godzin urlopu) = 454,55 ł

Łącznie daje to zatem w miesiącu sierpniu 2000 zł, czyli tyle, ile by pracownik zarobił, gdyby normalnie przepracował cały miesiąc. To wynagrodzenie urlopowe należy jednak wyodrębnić, gdyż gdyby pracownik miał jeszcze w sierpniu nadgodziny czy pracę w porze nocnej, to licząc wynagrodzenie urlopowe np. we wrześniu czy październiku należałoby zmienne składniki z sierpnia uwzględnić, ale już bez wynagrodzenia urlopowego za sierpień.

Sposób jak widać prosty, podobny sposób liczenia dotyczy niepełnego wymiaru etatu. Jak się natomiast liczy wynagrodzenie urlopowe przy zmiennych składnikach, na konkretnych przykładach pokażemy w kolejnej części omówienia, która pojawi się w ciągu kilku dni (części będzie kilka, zagadnienie zostanie omówione kompleksowo i wszechstronnie).