Przyczyna nieobecności pracownika na liście obecności w pracy – czy to jest dopuszczalne w świetle przepisów RODO i ochrony danych osobowych?

W związku z powszechnym już obowiązywaniem (od 25 maja 2018 roku) przepisów tzw. RODO – rozporządzenia ogólnego o ochronie danych osobowych, wielu pracodawców ma wątpliwości w stosowaniu przepisów tego rozporządzenia w związku z odnotowywaniem na zakładowej liście obecności przyczyn nieobecności pracowników w pracy. Ponieważ w związku z tym zagadnieniem pojawiło się w praktyce wiele wątpliwości, czy na liście obecności może zostać zaznaczona przyczyna nieobecności pracownika w pracy, w tym przede wszystkim nieobecności chorobowej, w tym artykule omówimy ten temat.

Przyczyna nieobecności na liście obecności w pracy

Od razu podkreślić należy wyraźnie – zaznaczanie na liście obecności wszelkiego rodzaju zwolnień lekarskich czy innych nieobecności, związanych ze stanem zdrowia pracownika, jest niedopuszczalne. Przed wejściem w życie przepisów RODO wielu pracodawców stosowało określone systemy oznaczania na listach obecności przyczyn nieobecności pracowników (pisaliśmy również: Odpis aktu małżeństwa w aktach osobowych), a taka praktyka była dopuszczalna i powszechna. Przykładowo, jeśli pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim, to na liście obecności w dniu, w którym był z tego powodu nieobecny w pracy (pisaliśmy m.in. Nieobecność nieusprawiedliwiona), pracodawcy czy osoby upoważnione zaznaczały tę nieobecność odpowiednim symbolem, np. „Ch” czy „Nch”, czy jeszcze innym. Ponieważ sposób oznaczania typów nieobecności był w zakładzie pracy w praktyce znany każdemu i powszechnie dostępny, każda osoba, mająca dostęp do listy obecności mogła z łatwością domyślić się, jaka była przyczyna nieobecności pracownika w danym dniu. Obecnie takie działanie – zaznaczanie na liście obecności przyczyny nieobecności pracownika w pracy jest niedopuszczalne.

Imię i nazwisko pracownika z pewnością są jego danymi osobowymi. Pracodawca oczywiście może te dane przetwarzać, gdyż pozwala mu na to wprost przepis art. 22(1) kodeksu pracy. Samo zatem imię i nazwisko pracownika na liście obecności pojawić się może. Jednakże dane osobowe pracownika to nie tylko jego imię i nazwisko. Zgodnie z art. 4 ust. 1 RODO „dane osobowe” oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej. Jednocześnie zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO zabrania się przetwarzania danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby.

Dane osobowe dotyczące zdrowia a przyczyna nieobecności na liście obecności pracownika

Zamieszczenie na liście obecności symbolu nieobecności, który jest jednoznacznie kojarzony w zakładzie pracy ze zwolnieniem lekarskim, to ujawnienie danej osobowej dotyczącej zdrowia. Zgodnie z art. 4 ust. 15 RODO dane dotyczące zdrowia to dane osobowe o zdrowiu fizycznym lub psychicznym osoby fizycznej – w tym o korzystaniu z usług opieki zdrowotnej – ujawniające informacje o stanie jej zdrowia. A skoro pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie, to z pewnością musiało ono zostać wystawione przez lekarza uprawnionego, a więc jednoznacznie wskazuje to, że pracownik korzystał z usługi opieki zdrowotnej (był „na wizycie” u lekarza). Informacja o uzyskaniu przez pracownika zwolnienia lekarskiego związana jest bezpośrednio z korzystaniem przez niego z usług opieki zdrowotnej, a ujawnienie tej informacji na liście obecności (nawet w postaci symbolu „Ch” czy innego) oznacza ujawnienie danej osobowej, dotyczącej zdrowia pracownika.

Dane osobowe dotyczące zdrowia są w świetle przepisów RODO danymi szczególnej kategorii. Oczywiście pracodawca może przetwarzać pewne dane osobowe pracownika (a nierzadko nawet i musi, wiąże się to bowiem z badaniami wstępnymi, okresowymi, kontrolnymi, ciążą pracownicy itp.). Nie jest to jednak tożsame z możliwością ujawniania tych danych podmiotom, które co do zasady do danych dotyczących zdrowia nie powinny mieć dostępu. Motyw 75 preambuły RODO wskazuje wyraźnie, iż przetwarzanie danych osobowych, dotyczących zdrowia, stwarza ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane osobowe dotyczą, o różnym prawdopodobieństwie i wadze zagrożeń.

W świetle powyższego uznać należy, iż zamieszczanie na liście obecności przyczyn nieobecności, jeśli wynika ona ze stanu

zdrowia pracownika, jest bezwzględnie zabronione. Oczywiście taką przyczynę nieobecności należy wskazać w ewidencji czasu pracy, ale ewidencja ta nie jest w zakładzie pracy powszechnie dostępna, nie ma więc ryzyka bezprawnego ujawnienia danych dotyczących zdrowia osobom trzecim, które co do zasady nie powinny mieć do tych danych dostępu.

Więcej na ten temat w naszym szkoleniu z RODO – szkolenie z ochrony danych osobowych w zakładzie pracy