Umowa o pracę na zastępstwo. Jak nawiązać, jak zakończyć.

Umowa na zastępstwo – umowa o pracę na zastępstwo jako forma zatrudnienia

Umowa na zastępstwo jest jedną z form nawiązania stosunku pracy, która dla pracodawcy jest bardzo wygodna. Z jednej strony zapewnia mu bowiem pracownika na czas nieobecności innego pracownika, którego ze względu na organizację pracy w zakładzie pracy trzeba kimś zastąpić (nie ma możliwości rozdzielenia obowiązków nieobecnego pracownika pomiędzy innymi zatrudnionymi w firmie), a z drugiej nie jest dla pracodawcy obciążeniem, gdyż rozwiązanie takiej umowy jest stosunkowo proste. Wzór umowy na czas zastępstwa można znaleźć tutaj.

Zgodnie z przepisami kodeksu pracy umowę na zastępstwo zawiera się na czas określony, który to czas obejmuje okres nieobecności zastępowanego pracownika. Umowę taką zawiera się do określonego dnia (poprzez wskazanie w treści umowy dokładnej daty, do której umowa ma trwać), albo bez wskazywania dokładnej daty dziennej okresu jej obowiązywania (np. poprzez klauzulę w umowie, iż będzie ona trwać do momentu powrotu do pracy zastępowanego pracownika). Pomimo faktu, iż jest to umowa zawierana na czas określony, w treści umowy z reguły nie określa się dokładnej daty, do której umowa będzie obowiązywać (co wynika z faktu, iż tak naprawdę trudno czasem przewidzieć dokładną datę, w której zastępowany pracownik powróci do pracy). W treści umowy o zastępstwo wskazuje się jedynie imię i nazwisko zastępowanego pracownika.

Umowa o pracę na zastępstwo to umowa na określony przedział czasu

Pomimo braku wskazania daty, do której umowa na czas zastępstwa będzie obowiązywać, ma ona charakter terminowy (zawarta jest na czas określony nieobecności zastępowanego pracownika w pracy). Skoro zatem umowa na czas zastępstwa jest umową na czas określony (pisaliśmy również: Praca na pół etatu czy warto), to z dniem, w którym zastępowany pracownik wraca do pracy, umowa ta rozwiązuje się z mocy prawa i nie jest do tego wymagane żadne odrębne oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu bądź rozwiązaniu takiej umowy. Umowa na czas zastępstwa rozwiązuje się bowiem z chwilą, w której zastępowany pracownik wraca do pracy (pisaliśmy również: Porzucenie pracy po ilu dniach) .

Warto podkreślić, iż umowa na czas zastępstwa wygasa nawet w wypadku, gdy została zawarta z pracownicą, która jest np. w 4 miesiącu ciąży. Gdyby jej umowa była umową na czas określony, a nie umową na czas zastępstwa, to taka umowa przedłużyłaby się do dnia porodu pracownicy, natomiast umowa zawarta na czas zastępstwa takiej regulacji nie podlega i wygasa w momencie powrotu zastępowanego pracownika. Bardzo ważne jest, iż przy umowach na zastępstwo nie działa ograniczenie, dotyczące umów o pracę na czas określony (trzecia umowa musi być umową na czas nieokreślony).

Umowy na czas zastępstwa można zawierać po sobie wielokrotnie. Należy jednak pamiętać, iż takie wielokrotne zawieranie po sobie kilku umów na czas zastępstwa jest zgodne z prawem wówczas, gdy ma charakter obiektywny i jest uzasadnione np. potrzebami pracodawcy. Pamiętać jednak należy, iż umowa o pracę na czas zastępstwa jest pełnoprawną umową o pracę i pracownik, który zawarł taką umowę ma wszystkie prawa i obowiązki pracownicze, podobnie jak pracownicy zatrudnieni na podstawie innych umów (prawo do urlopu wypoczynkowego, okolicznościowego, zwolnień lekarskich, nadgodzin itp.).

Oczywiście przed dniem, w którym zastępowany pracownik wraca do pracy i umowa na zastępstwo wygasa, możliwe jest jej wypowiedzenie. Pomimo faktu, iż umowa o pracę na czas zastępstwa jest w istocie umową na czas określony, to tryb jej wypowiedzenia został uregulowany odmiennie. Po pierwsze – możliwość wypowiedzenia takiej umowy wynika wprost z przepisów kodeksu pracy, nie trzeba zatem klauzuli dotyczącej wypowiedzenia zawierać w treści umowy (jak to ma miejsce w przypadku umowy na czas określony).

Po drugie – wypowiedzieć można również umowę na czas zastępstwa, zawartą na okres krótszy niż 6 miesięcy (w przeciwieństwie do umowy na czas określony, zawartej na mniej niż 6 miesięcy, której w takim wypadku nie można wypowiedzieć). Po trzecie – termin wypowiedzenia umowy na czas zastępstwa, stosownie do treści art. 33¹ kp wynosi 3 dni robocze, a oświadczenie o wypowiedzeniu takiej umowy nie musi zawierać uzasadnienia i wskazania przyczyny wypowiedzenia.

Na zakończenie zaznaczyć należy, iż możliwe jest rozwiązanie umowy zawartej na czas zastępstwa również za porozumieniem stron, a także rozwiązanie jej bez zachowania okresu wypowiedzenia (dyscyplinarnie), przy spełnieniu przesłanek niezbędnych dla takiego trybu rozwiązywania umowy (ciężkie naruszenie przez pracownika swoich obowiązków służbowych – pisaliśmy m.in. Zakres obowiązków), pouczenie o możliwości odwołania się do sądu pracy na oświadczeniu o rozwiązaniu umowy itp.).

Warto podkreślić również okoliczność, iż umowa na czas zastępstwa wykazuje ścisły związek ze stosunkiem pracy zastępowanego pracownika. Powyższe w praktyce skutkować może tym, iż jeśli zastępowany pracownik rozwiąże stosunek pracy (np. w trakcie swej nieobecności wypowie umowę o pracę albo pracę porzuci), to takie rozwiązanie stosunku pracy pociąga za sobą wygaśnięcie umowy na zastępstwo, o ile strony tej umowy nie zechcą kontynuować współpracy i przekształcić umowy na czas zastępstwa w umowę na czas nieokreślony.

Umowa na zastępstwo

Pamiętać należy również, iż pracownicy, zatrudnieni na czas zastępstwa w zakresie warunków pracy nie mogą być traktowani mniej korzystnie niż analogiczni pracownicy (pisaliśmy niedawno: Czy po stażu trzeba zatrudnić), zatrudnieni w firmie na umowach na czas nieokreślony, tylko z tego powodu, że ich umowy są umowami na zastępstwo, chyba, że takie różnicowanie uzasadniają powody o charakterze obiektywnym (np. oczywistym jest, iż wysyłając pracowników na szkolenia pracodawca dobierał będzie tych, którzy mają umowy na czas nieokreślony, nie opłaca mu się bowiem szkolić pracowników, których umowy o pracę w niedługim czasie mają się zakończyć).

Poza powyższym pamiętać należy, iż pracodawca ma obowiązek informowania pracowników, zatrudnionych na czas określony albo czas zastępstwa o wolnych miejscach pracy w zakładzie pracy, w taki sposób, aby zapewnić im możliwość podjęcia zatrudnienia w oparciu o umowy na czas nieokreślony jak inni pracownicy. Sposób przekazywania informacji jest dowolny, w szczególności pracodawca może te informacje przekazywać poprzez wywieszanie ich w miejscach powszechnie dostępnych w zakładzie pracy (gazetki ścienne itp.).

Na zakończenie warto przytoczyć tezę wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawie C-586/10, w którym trybunał orzekł, iż nawet w wypadku, gdy pracodawca na stałe potrzebuje osoby, która wykonuje obowiązki za pracowników przebywających np. na urlopach macierzyńskich czy wychowawczych (czyli potrzebuje osoby na stałe, ale w celu zastępowania innych osób), to nie musi z takim pracownikiem zawierać umowy na czas nieokreślony. Tymczasowe zapotrzebowanie na pracowników, którzy mają zastępować osoby nieobecne w pracy (pisaliśmy m.in. Nieobecność nieusprawiedliwiona), uzasadnia zawieranie z nimi kolejnych umów na czas zastępstwa. Sama okoliczność, iż firma musi zatrudniać pracowników w sposób powtarzalny, a nawet stale korzystać z osób zatrudnionych na zastępstwo, nie oznacza jeszcze, iż zawierając kolejne umowy na czas zastępstwa z tą samą osobą pracodawca narusza przepisy, zatrudniając tych pracowników na umowy czasowe, a nie na czas określony.