Dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop – przykład – ekwiwalent za urlop wypoczynkowy przy nieobecnościach chorobowych i urlopowych

Dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy ma miejsce, jeśli pracownik otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia, które w podstawie ekwiwalentu uwzględnia się w średniej z 3 miesięcy poprzedzających, ale składniki te zostały pomniejszone na skutek nieobecności pracownika.

W związku z zakończeniem stosunku pracy pracodawca ma obowiązek naliczyć i wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (art. 171 §1 kodeksu pracy – w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny).

Ten ekwiwalent za urlop wypłaca się – jak wynika z powyższego przepisu – wyłącznie w przypadku ustania stosunku pracy – nie ma co do zasady możliwości, aby wypłacić go w sytuacji, gdy stosunek pracy nadal trwa (przykładowo wypłacić ekwiwalent za urlop zaległy).

Zasady naliczania ekwiwalentu za urlop nie są skomplikowane, zostały określone w tzw. rozporządzeniu urlopowym – rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

W niniejszym artykule omówimy przypadki, w których pracodawca ma obowiązek dopełnić podstawę ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w związku z faktem, że pracownik otrzymuje również zmienne składniki wynagrodzenia (prowizje, dodatki za nadgodziny, dodatki za porę nocną itp.) a w miesiącach poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby czy urlopu wypoczynkowego.

Omówimy, czy i jak nieobecność chorobowa czy urlopowa wpływa na wysokość ekwiwalentu oraz pokażemy przykłady na dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop.

Uwaga – tutaj: ekwiwalent za urlop 2020 i tutaj: ekwiwalent za urlop 2021

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy – choroba i urlop w miesiącach poprzedzających a dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop

Sam ekwiwalent liczy się podobnie, jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy (jak się nalicza wynagrodzenie urlopowe pisaliśmy niedawno tutaj: wynagrodzenie za urlop – jak się liczy) z modyfikacjami, wskazanymi w przepisach §15 do 19 rozporządzenia urlopowego.

W dużym skrócie – składniki wynagrodzenia stałe (np. pensję zasadniczą) uwzględnia się w postawie ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do urlopu wypoczynkowego, z kolei składniki zmienne (premie, prowizje, nadgodziny itp.) w wysokości średniej z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu za urlop.

Może się jednak okazać, że w trakcie tych trzech miesięcy poprzedzających pracownik chorował czy przebywał na urlopie wypoczynkowym czy innym (generalnie – był nieobecny w pracy), a wówczas podstawę ekwiwalentu za urlop należy dopełnić.

Stanowi o tym wprost przepis §16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego: jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, o którym mowa w ust. 1, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Dopełnienia dokonuje się zatem w ten sposób, że składniki zmienne z trzech miesięcy poprzedzających sumuje się, sumę tych składników dzieli przez liczbę dni przepracowanych przez pracownika (z uwzględnieniem nieobecności – te należy oczywiście pominąć), a następnie tak otrzymany wynik mnoży przez liczbę dni, które pracownik normalnie przepracowałby, gdyby nie chorował, urlopował się czy był nieobecny z innych usprawiedliwionych powodów.

Co bardzo ważne – sumę tych zmiennych składników należy podzielić przez liczbę dni, które pracownik faktycznie przepracował – jeśli np. pracował w dni wolne, to te dni również trzeba doliczyć.

Co również istotne – nie ma znaczenia, czy te zmienne składniki wynagrodzenia pracownik otrzymuje miesiąc w miesiąc, np. prowizje, czy też pojawiają się one sporadycznie – np. dodatki za nadgodziny (więcej o nich pisaliśmy tutaj: jak się liczy wynagrodzenie za nadgodziny), dodatki za pracę w porze nocnej itp. – te również należy dopełnić, a jak to się robi, pokażemy zaraz na konkretnym przykładzie.

Co ważne – należy pamiętać, że nie dopełnia się tych składników wynagrodzenia, które w ogóle nie wchodzą do podstawy ekwiwalentu.

Te składniki wynagrodzenia wskazane zostały w §6 rozporządzenia urlopowego, a należą do nich wynagrodzenie urlopowe, wynagrodzenie chorobowe, przestojowe, nagrody jubileuszowe itp.

Dopełnianie podstawy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – przykład

Pracownik pracuje na pełnym etacie, z wynagrodzeniem zasadniczym w kwocie 3200 zł, premią miesięczną zmienną i od czasu do czasu pracuje w nadgodzinach oraz porze nocnej. Pracownik ten złożył wypowiedzenie, a umowa o pracę rozwiąże się z dniem 31 sierpnia 2019 roku.

Wynagrodzenie w zakładzie pracy wypłacane jest ostatniego dnia miesiąca. Na dzień rozwiązania umowy o pracę pracownik będzie miał 11 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (88 godzin), za które pracodawca musi naliczyć i wypłacić ekwiwalent.

W miesiącu maju pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim 5 dni, z kolei w czerwcu przebywał na urlopie wypoczynkowym przez 12 dni.

Premia za maj wyniosła 340 zł, za czerwiec 410 zł, a za lipiec 2019 500 zł, do tego za maj pracownik otrzymał 270 zł tytułem wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, a w czerwcu również 77 zł tytułem dodatku za pracę w porze nocnej. Ponieważ w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby czy urlopu wypoczynkowego, należy dopełnić podstawę ekwiwalentu za urlop.

W maju pracownik miał do przepracowania 21 dni, a przepracował 16 (choroba), z kolei w czerwcu miał do przepracowania 19 dni i przepracował 7 (urlop wypoczynkowy), natomiast w lipcu przepracował to, co miał do przepracowania, czyli 23 dni robocze.

Dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop wygląda w ten sposób, że sumuje się zmienne składniki wynagrodzenia, wypłacone w okresie 3 miesięcy, które uwzględniamy w podstawie, sumę dzieli przez liczbę dni przepracowanych, a następnie tak otrzymany wynik mnoży przez liczbę dni, które pracownik powinien przepracować. Liczymy:

340 zł + 410 zł + 500 zł + 270 zł + 77 zł = 1597 zł

1597 zł / 46 (dni przepracowanych) = 34,72 zł

34,72 zł * 63 (dni do przepracowania) = 2187,36 zł

I teraz liczmy z tego średnią, zgodnie z przepisami rozporządzenia urlopowego:

2187,36 / 3 = 729,12 zł

Sam ekwiwalent za urlop naliczamy teraz w ten sposób:

3200 zł (zasadnicza) + 729,12 (dopełnione zmienne) = 3929,12 zł

3929,12 zł / 20,92 (współczynnik ekwiwalentowy 2019 dla pełnego etatu) = 187,82 zł

187,82 zł / 8(dzień urlopu przeliczeniowo to zawsze 8 godzin) = 23,48 zł

23,48 zł * 88 (godzin niewykorzystanego urlopu) = 2066,24 zł

Tyle wyniesie ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w wymiarze 11 dni (88 godzin). Jak widzisz, dopełnienie podstawy ekwiwalentu za urlop nie jest skomplikowane.

Sprawdź także: Zwolnienie lekarskie a grafik pracy

Należy jedynie pamiętać, aby zsumować wszystkie wliczane do podstawy zmienne składniki wynagrodzenia oraz podzielić tę sumę przez wszystkie dni przepracowane, łącznie z tymi, które pracownik pracował ponad wymiar (np. jeśli pracował w soboty, niedziele czy święta). Dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop nie jest skomplikowane, jak widzisz.