Dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy ma miejsce, jeśli pracownik otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia, które w podstawie ekwiwalentu uwzględnia się w średniej z 3 miesięcy poprzedzających, ale składniki te zostały pomniejszone na skutek nieobecności pracownika. W związku z zakończeniem stosunku pracy pracodawca ma obowiązek naliczyć i wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (art. 171 §1 kodeksu pracy – w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny). Ten ekwiwalent za urlop wypłaca się – jak wynika z powyższego przepisu – wyłącznie w przypadku ustania stosunku pracy – nie ma co do zasady możliwości, aby wypłacić go w sytuacji, gdy stosunek pracy nadal trwa (przykładowo wypłacić ekwiwalent za urlop zaległy).

Zasady naliczania ekwiwalentu za urlop nie są skomplikowane, zostały określone w tzw. rozporządzeniu urlopowym – rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Sam sposób liczenia ekwiwalentu omówiliśmy szczegółowo w tym artykule – ekwiwalent za urlop 2019. W niniejszym artykule omówimy przypadki, w których pracodawca ma obowiązek dopełnić podstawę ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w związku z faktem, że pracownik otrzymuje również zmienne składniki wynagrodzenia (prowizje, dodatki za nadgodziny, dodatki za porę nocną itp.) a w miesiącach poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby czy urlopu wypoczynkowego. Omówimy, czy i jak nieobecność chorobowa czy urlopowa wpływa na wysokość ekwiwalentu oraz pokażemy przykłady na dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop.

Uwaga – tutaj: ekwiwalent za urlop 2020 i tutaj: ekwiwalent za urlop 2021

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy – choroba i urlop w miesiącach poprzedzających a dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop

Sam ekwiwalent liczy się podobnie, jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy (jak się nalicza wynagrodzenie urlopowe pisaliśmy niedawno tutaj: wynagrodzenie za urlop – jak się liczy) z modyfikacjami, wskazanymi w przepisach §15 do 19 rozporządzenia urlopowego. W dużym skrócie – składniki wynagrodzenia stałe (np. pensję zasadniczą) uwzględnia się w postawie ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do urlopu wypoczynkowego, z kolei składniki zmienne (premie, prowizje, nadgodziny itp.) w wysokości średniej z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu za urlop.

Może się jednak okazać, że w trakcie tych trzech miesięcy poprzedzających pracownik chorował czy przebywał na urlopie wypoczynkowym czy innym (generalnie – był nieobecny w pracy), a wówczas podstawę ekwiwalentu za urlop należy dopełnić. Stanowi o tym wprost przepis §16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego: jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, o którym mowa w ust. 1, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Dopełnienia dokonuje się zatem w ten sposób, że składniki zmienne z trzech miesięcy poprzedzających sumuje się, sumę tych składników dzieli przez liczbę dni przepracowanych przez pracownika (z uwzględnieniem nieobecności – te należy oczywiście pominąć), a następnie tak otrzymany wynik mnoży przez liczbę dni, które pracownik normalnie przepracowałby, gdyby nie chorował, urlopował się czy był nieobecny z innych usprawiedliwionych powodów. Co bardzo ważne – sumę tych zmiennych składników należy podzielić przez liczbę dni, które pracownik faktycznie przepracował – jeśli np. pracował w dni wolne, to te dni również trzeba doliczyć.

Co również istotne – nie ma znaczenia, czy te zmienne składniki wynagrodzenia pracownik otrzymuje miesiąc w miesiąc, np. prowizje, czy też pojawiają się one sporadycznie – np. dodatki za nadgodziny (więcej o nich pisaliśmy tutaj: jak się liczy wynagrodzenie za nadgodziny), dodatki za pracę w porze nocnej itp. – te również należy dopełnić, a jak to się robi, pokażemy zaraz na konkretnym przykładzie.

Co ważne – należy pamiętać, że nie dopełnia się tych składników wynagrodzenia, które w ogóle nie wchodzą do podstawy ekwiwalentu. Te składniki wynagrodzenia wskazane zostały w §6 rozporządzenia urlopowego, a należą do nich wynagrodzenie urlopowe, wynagrodzenie chorobowe, przestojowe, nagrody jubileuszowe itp.

Dopełnianie podstawy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – przykład

Pracownik pracuje na pełnym etacie, z wynagrodzeniem zasadniczym w kwocie 3200 zł, premią miesięczną zmienną i od czasu do czasu pracuje w nadgodzinach oraz porze nocnej. Pracownik ten złożył wypowiedzenie, a umowa o pracę rozwiąże się z dniem 31 sierpnia 2019 roku. Wynagrodzenie w zakładzie pracy wypłacane jest ostatniego dnia miesiąca. Na dzień rozwiązania umowy o pracę pracownik będzie miał 11 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (88 godzin), za które pracodawca musi naliczyć i wypłacić ekwiwalent. W miesiącu maju pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim 5 dni, z kolei w czerwcu przebywał na urlopie wypoczynkowym przez 12 dni.

Premia za maj wyniosła 340 zł, za czerwiec 410 zł, a za lipiec 2019 500 zł, do tego za maj pracownik otrzymał 270 zł tytułem wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, a w czerwcu również 77 zł tytułem dodatku za pracę w porze nocnej. Ponieważ w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby czy urlopu wypoczynkowego, należy dopełnić podstawę ekwiwalentu za urlop. W maju pracownik miał do przepracowania 21 dni, a przepracował 16 (choroba), z kolei w czerwcu miał do przepracowania 19 dni i przepracował 7 (urlop wypoczynkowy), natomiast w lipcu przepracował to, co miał do przepracowania, czyli 23 dni robocze.

Dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop wygląda w ten sposób, że sumuje się zmienne składniki wynagrodzenia, wypłacone w okresie 3 miesięcy, które uwzględniamy w podstawie, sumę dzieli przez liczbę dni przepracowanych, a następnie tak otrzymany wynik mnoży przez liczbę dni, które pracownik powinien przepracować. Liczymy:

340 zł + 410 zł + 500 zł + 270 zł + 77 zł = 1597 zł

1597 zł / 46 (dni przepracowanych) = 34,72 zł

34,72 zł * 63 (dni do przepracowania) = 2187,36 zł

I teraz liczmy z tego średnią, zgodnie z przepisami rozporządzenia urlopowego:

2187,36 / 3 = 729,12 zł

Sam ekwiwalent za urlop naliczamy teraz w ten sposób:

3200 zł (zasadnicza) + 729,12 (dopełnione zmienne) = 3929,12 zł

3929,12 zł / 20,92 (współczynnik ekwiwalentowy 2019 dla pełnego etatu) = 187,82 zł

187,82 zł / 8(dzień urlopu przeliczeniowo to zawsze 8 godzin) = 23,48 zł

23,48 zł * 88 (godzin niewykorzystanego urlopu) = 2066,24 zł

Tyle wyniesie ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w wymiarze 11 dni (88 godzin). Jak widzisz, dopełnienie podstawy ekwiwalentu za urlop nie jest skomplikowane. Należy jedynie pamiętać, aby zsumować wszystkie wliczane do podstawy zmienne składniki wynagrodzenia oraz podzielić tę sumę przez wszystkie dni przepracowane, łącznie z tymi, które pracownik pracował ponad wymiar (np. jeśli pracował w soboty, niedziele czy święta). Dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop nie jest skomplikowane, jak widzisz.