Ekwiwalent za urlop 2020 – jak liczyć i komu się należy? Współczynnik ekwiwalentowy 2020 i ekwiwalent za urlop 2020 w przykładach.

Ekwiwalent za urlop 2020 to świadczenie pieniężne, należne pracownikowi w związku z zakończeniem stosunku pracy. Jak wskazuje przepis art. 171 §1 kodeksu pracy przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Od razu należy podkreślić dwie kwestie – ekwiwalent za urlop należy się wyłącznie za niewykorzystany na dzień zakończenia stosunku pracy urlop wypoczynkowy. Pracodawca nie ma obowiązku naliczania i wypłacania ekwiwalentu za urlop 2020 w przypadku, gdy pracownik do dnia rozwiązania czy wygaśnięcia stosunku pracy nie wykorzystał np. urlopu szkoleniowego, okolicznościowego itp., choć miał do nich prawo. Druga ważna rzecz – ekwiwalent za urlop 2020 należy się wyłącznie w związku z zakończeniem stosunku pracy.

Nie ma podstawy prawnej ani możliwości do tego, aby ekwiwalent za urlop naliczyć i wypłacić w sytuacji, w której stosunek pracy jeszcze trwa (np. za urlop zaległy, do którego prawo pracownikowi się niebawem przedawni).

Ekwiwalent za urlop 2020 liczy się w oparciu o tzw. współczynnik ekwiwalentowy 2020. Ten współczynnik ekwiwalentowy to nic innego, jak średnia ilość dni roboczych w danym roku. Współczynnik ekwiwalentowy (czasem nazywany potocznie jako współczynnik urlopowy) zmienia się w każdym roku kalendarzowym, a przy naliczaniu ekwiwalentu za urlop 2020 uwzględnia się ten współczynnik ekwiwalentowy w wysokości proporcjonalnej do wymiaru etatu, na jakim pracownik był zatrudniany.

Ekwiwalent za urlop 2020 i współczynnik ekwiwalentowy 2020 omówimy kompleksowo w niniejszym artykule (artykuł dość długi, niemniej omawiający tematykę naliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy całościowo). Najpierw trochę zagadnień teoretycznych, niezbędnych do zrozumienia tematu, a potem konkretne przykłady wyliczenia ekwiwalentu za urlop 2020.

Ekwiwalent za urlop 2020 – kiedy i komu się należy

Ekwiwalent za urlop 2020 należy się pracownikowi w związku z zakończeniem stosunku pracy (rozwiązaniem za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia czy wygaśnięciem). Od razu też należy podkreślić, iż sam ekwiwalent za urlop 2020 niekoniecznie musi ZAWSZE zostać wypłacony w związku z zakończeniem stosunku pracy, jeśli na ten dzień pracownik posiada jeszcze niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Może się zdarzyć sytuacja, że po rozwiązaniu jednej umowy o pracę, bez dnia przerwy, strony zawierają nowy stosunek pracy. Przykładowo umowa o pracę trwała do dnia 31 lipca 2020.

Na ten dzień pracownik ma 5 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Od dnia 1 sierpnia 2020 strony nawiązują nowy stosunek pracy. Wówczas zgodnie z art. 171 §3 kodeksu pracy pracodawca nie musi za te 5 dni naliczać i wypłacać ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Możliwe jest zawarcie z pracownikiem porozumienia, w którym ten niewykorzystany do 31 lipca 2020 urlop wypoczynkowy zostanie niejako „przeniesiony na nową umowę”. Warunkiem jest tutaj, aby między poprzednią a następną umową nie było przerwy w zatrudnieniu.

Należy wyraźnie podkreślić jedną ważną rzecz – pracownik nie może zrzec się prawa do ekwiwalentu za urlop 2020, a pracodawca nie może tego ekwiwalentu nie wypłacić w sytuacji, gdy ma taki obowiązek. Zgodnie z art. 152 §2 kodeksu pracy pracownik nie może się zrzec prawa do urlopu wypoczynkowego. A skoro tak, to nie może się również zrzec prawa do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. W praktyce zdarzają się przypadki, w których w związku z rozwiązaniem stosunku pracy pracownik ma obowiązek rozliczyć się z pracodawcą z powierzonego mienia.

Po rozliczeniu okazuje się, że występują braki. Pracodawca zmusza pracownika do zrzeczenia się części wynagrodzenia czy należnego ekwiwalentu za urlop 2020, w celu wyrównani tych braków. Taka sytuacja jest niedopuszczalna. Oczywiście, odpowiedzialność materialna pracownika może tu wchodzić w grę, ale nie może ona odbywać się na zasadzie zmuszania pracownika do zrzeczenia się należnego mu świadczenia, jakim jest ekwiwalent za urlop 2020 (za zgodą pracownika można z wynagrodzenia dokonać pewnych potrąceń, ale i tak w granicach, określonych w art. 91§1 kodeksu pracy, normującego tzw. dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia).

Współczynnik ekwiwalentowy 2020 – ile wynosi dla pełnego i niepełnego etatu?

Współczynnik ekwiwalentowy 2020 to średnia ilość dni roboczych w miesiącu w roku 2020. Oblicza się go w ten sposób, że od wszystkich dni w roku odejmuje się wolne niedziele (52), wolne inne dni z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (np. 52 soboty) oraz święta – dni wolne ustawowo (o dniach wolnych od pracy w 2020 roku pisaliśmy szerzej tutaj: długie weekendy 2020 i dni wolne od pracy).

Pozostałą liczbę dni dzieli się przez 12 (miesięcy w roku). W ten sposób wyliczony współczynnik ekwiwalentowy 2020 (współczynnik urlopowy 2020) wynosi dla pełnego etatu 21,08. Współczynnik ekwiwalentowy jest proporcjonalny do wymiaru etatu, a zatem dla połowy etatu współczynnik ekwiwalentowy 2020 wynosi 10,54, dla 1/4 etatu wynosi 5,27, dla 3/4 etatu wynosi 15,81 itd.

Współczynnik ekwiwalentowy proporcjonalny do wymiaru etatu jest o tyle istotny, że naliczając ekwiwalent za urlop 2020 przyjmuje się, że przeliczeniowy dzień urlopu wypoczynkowego wynosi zawsze 8 godzin – niezależnie od tego, czy pracownik pracuje w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu pracy, czy pracuje w podstawowym systemie czasu pracy czy np. w równoważnym, z dniówką wydłużoną do 12 godzin. Jak to wygląda w praktyce, pokażemy na przykładach za moment.

Ekwiwalent za urlop 2020 – jak się liczy?

Sposób obliczania ekwiwalentu za urlop 2020 został wskazany w przepisach tzw. rozporządzenia urlopowego – rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Stosownie do §14 powołanego rozporządzenia ekwiwalent za urlop 2020 liczy się tak, jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy 2020 z tym, że – w dużym skrócie – zamiast sumować składniki zmienne (jeśli pracownik ma do takich prawo), liczy się z nich średnią. W praktyce sposób liczenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy 2020 uzależniony jest właśnie od tego, czy pracownik ma prawo jedynie do stałych składników wynagrodzenia (np. jedynie pensja zasadnicza plus ewentualnie dodatki wypłacane w stałej wysokości), czy również prawo do składników zmiennych – premii, prowizji, nadgodzin itp.

Jeśli pracownik ma tylko stałe składniki wynagrodzenia, to do ustalenia wysokości ekwiwalentu za urlop 2020 należy przyjąć te składniki należne w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu. Sam sposób liczenia wygląda tak, że sumę tych stałych składników dzieli się przez współczynnik (proporcjonalny do wymiaru etatu), otrzymany wynik dzieli przez 8, a tak otrzymaną z kolei wartość godziny ekwiwalentowej mnoży przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, za który nalicza się ekwiwalent. Jak to wygląda w praktyce?

Pracownik pracuje na pełnym etacie, z wynagrodzeniem w kwocie 3000 zł brutto. Otrzymuje również dodatek funkcyjny stały, w wysokości 600 zł brutto. W dniu 31 marca 2020 rozwiązał z pracodawcą umowę o pracę za porozumieniem stron. Na dzień 31 marca 2020 pracownik ma 7 dni (56 godzin) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Obliczenia są następujące:

(3000 zł + 600 zł) / 21,08 = 170,78 zł; 170,78 zł / 8 = 21,35 zł, 21,35 zł * 56 = 1195,60 zł. Tyle wyniesie ekwiwalent za urlop 2020 w przypadku tego pracownika. Podobnie obliczanie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy 2020 wygląda w przypadku pracowników niepełnoetatowych, wynagradzanych jedynie stałymi składnikami pensji.

Pracownik pracuje na 1/2 etatu, z wynagrodzeniem w kwocie 2000 zł oraz dodatkiem stażowym 5% wynagrodzenia zasadniczego, czyli 100 zł. Łącznie zatem jego stałe składniki wynagrodzenia dają 2100 zł. W dniu 30 kwietnia 2020 umowa o pracę rozwiązała się z upływem okresu wypowiedzenia. Na ten dzień pracownik ma 4 dni przeliczeniowe (32 godziny) niewykorzystanego urlopu. Z urlopu tego nie skorzystał, bowiem do dnia rozwiązania się umowy przebywał na zwolnieniu lekarskim. Wyliczenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w jego przypadku wygląda następująco:

2100 zł / 10,54 (współczynnik ekwiwalentowy 2020 proporcjonalny do pół etatu) = 199,24 zł

199,24 zł / 8 = 24,91 zł

24,91 zł * 32 = 797,12 zł

Podana kwota jest oczywiście kwotą brutto. Wyliczenie wynagrodzenia od brutto do netto pokazywaliśmy w tym artykule: wynagrodzenie minimalne 2020 od brutto do netto.

Nieco inaczej sposób liczenia ekwiwalentu za urlop 2020 wygląda, jeśli pracownik ma również zmienne składniki wynagrodzeń. Oprócz pensji zasadniczej pracownik może mieć różnego rodzaju dodatki, prowizje, premie, nagrody itp. Należy pamiętać jednak, że ustalając podstawę ekwiwalentu za urlop ze składników zmiennych należy pominąć te wskazane w §6 rozporządzenia urlopowego. Licząc ekwiwalent za urlop 2020 nie wlicza się:

1) jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

2) wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

3) gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,

4) wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

5) ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

6) dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

7) wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;

7a) kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

8) nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

9) odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,

10) wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy

Te zmienne składniki wynagrodzenia w podstawie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy 2020 uwzględnia się w średniej wysokości z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Oczywiście w średniej ze zmiennych składników nie uwzględnia się składników z powyższej listy. Należy pamiętać, że do średniej wliczamy składniki wypłacone w ciągu 3 miesięcy poprzedzających, a nie te, do których pracownik nabył prawo. Sam sposób liczenia pokażemy teraz na przykładzie.

Pracownik pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy, z wynagrodzeniem zasadniczym w kwocie 3000 zł oraz premiami. Premia za czerwiec 2020 wyniosła 560 zł, za lipiec 2020 wyniosła 700 zł, a za sierpień 620 zł. W dniu 10 września z pracownikiem rozwiązano stosunek pracy w trybie dyscyplinarnym. Na ten dzień ma on 13 dni, czyli 104 godziny niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Najpierw ustalamy wartość jednej godziny ekwiwalentowej – osobno od składników stałych i osobno od zmiennych.

Wartość godziny ekwiwalentowej od składników stałych: 3000 zł / 21,08 = 142,32 zł; 142,32 zł / 8 = 17,79 zł

Wartość godziny ekwiwalentowej od składników zmiennych: 560 zł + 700 zł + 620 zł = 1880 zł; 1880 zł / 3 = 626,67 zł; 626,67 zł / 21,08 = 29,73 zł; 29,73 zł / 8 = 3,72 zł

Jedna godzina ekwiwalentu za urlop 2020 w tym przypadku: 17,79 zł + 3,72 zł = 21,51 zł

Ekwiwalent za urlop 2020 w przypadku tego pracownika: 21,51 zł * 104 godziny = 2237,04 zł

Podobnie w przypadku pracowników niepełnoetatowych. Załóżmy, że pracownik pracuje na 1/4 etatu, z wynagrodzeniem zasadniczym w kwocie 800 zł. Otrzymuje również prowizję od sprzedaży, która w styczniu 2020 wyniosła 170 zł, w lutym 120 zł, a w marcu 2020 wyniosła ona 310 zł. W lutym otrzymał również dodatek za pracę w porze nocnej w kwocie 19 zł. W dniu 30 kwietnia upłynął okres wypowiedzenia i umowa o pracę rozwiązała się. Na dzień rozwiązania umowy pracownik ma 2 dni przeliczeniowe, czyli 16 godzin niewykorzystanego urlopu. Ekwiwalent za urlop 2020 wyniesie w jego przypadku:

Od składników stałych: 800 / 5,27 (współczynnik ekwiwalentowy 2020 proporcjonalny do 1/4 etatu) = 151,80 zł; 151,80 zł / 8 = 18,96 zł

Od składników zmiennych: 170 zł + 120 zł + 310 zł + 19 zł = 619 zł; 619 zł / 3 = 206,33 zł, 206,33 zł / 5,27 = 39,16 zł, 39,16 zł / 8 = 4,90 zł

Łącznie godzina ekwiwalentu za urlop 2020 w tym przypadku: 18,96 zł + 4,90 zł = 23,86 zł

Ekwiwalent za urlop 2020 w tym przypadku: 23,86 zł * 16 godzin = 381,76 zł

Jak widzisz, nic trudnego. Może się okazać, że w ciągu tych 3 miesięcy, z których ustalamy podstawę ekwiwalentu ze składników zmiennych pracownik był nieobecny w pracy. Wówczas podstawę ekwiwalentu należy dopełnić, zgodnie z §16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego: jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, o którym mowa w ust. 1, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Dopełnienie podstawy ekwiwalentu za urlop 2020

Dopełnienia dokonuje się tak, że składniki zmienne z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu za urlop należy zsumować, sumę tych składników podzielić przez liczbę dni przepracowanych przez pracownika (z pominięciem nieobecności), a potem otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni, które pracownik normalnie przepracowałby, gdyby nie chorował, nie przebywał na urlopie czy był nieobecny z innych usprawiedliwionych powodów.

Należy pamiętać – sumę tych zmiennych składników dzielimy przez liczbę dni, które pracownik faktycznie przepracował – jeśli np. pracownik pracował w dni wolne od pracy, to te dni również trzeba doliczyć. Nie ma znaczenia, czy te zmienne składniki wynagrodzenia pracownik otrzymuje miesiąc w miesiąc, np. prowizje, czy też pojawiają się one sporadycznie – np. dodatki za nadgodziny, dodatki za pracę w porze nocnej itp. – te również należy dopełnić, a jak to się robi, pokażemy zaraz na konkretnym przykładzie.

Jedna uwaga jeszcze – nie dopełniamy w podstawie ekwiwalentu tych składników wynagrodzenia pracownika, które do podstawy w ogóle nie wchodzą, a więc tych wymienionych w §6 rozporządzenia urlopowego.

Przykład: Pracownik pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy, z wynagrodzeniem zasadniczym w kwocie 3000 zł, premią miesięczną zmienną i od czasu do czasu pracuje w nadgodzinach oraz porze nocnej. Pracownikowi wypowiedziano umowę o pracę, która rozwiąże się z dniem 31 października 2020 roku. Wynagrodzenie w zakładzie pracy wypłacane jest ostatniego dnia miesiąca. Na dzień rozwiązania umowy o pracę pracownik będzie miał 14 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (112 godzin), za które należy mu się ekwiwalent za urlop 2020. W lipcu 2020 pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim 5 dni, z kolei w sierpniu przebywał na urlopie wypoczynkowym przez 10 dni.

Premia za lipiec wyniosła 340 zł, za sierpień 510 zł, a za wrzesień 400 zł, do tego za lipiec pracownik otrzymał 270 zł tytułem wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, a w sierpniu również 97 zł tytułem dodatku za pracę w porze nocnej. Ponieważ w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (październik) pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby czy urlopu wypoczynkowego, należy dopełnić podstawę ekwiwalentu za urlop. W lipcu pracownik miał do przepracowania 23 dni, a przepracował 18 (choroba), z kolei w sierpniu miał do przepracowania 20 dni i przepracował 10 (urlop wypoczynkowy), natomiast we wrześniu 2020 przepracował to, co miał do przepracowania, czyli 22 dni robocze.

Dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop 2020 wygląda tak, że sumujemy zmienne składniki wynagrodzenia, wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu za urlop, następnie sumę dzielimy przez liczbę dni przepracowanych faktycznie w okresie tych 3 miesięcy, a tak otrzymany wynik mnożymy przez liczbę dni, które pracownik powinien przepracować. W naszym przykładzie wygląda to tak:

340 zł + 510 zł + 400 zł + 270 zł + 97 zł = 1617 zł

1617 zł / 50 (dni przepracowanych faktycznie) = 32,34 zł

32,34 zł * 65 (dni które powinien przepracować) = 2102,10 zł

Następnie liczymy średnią: 2102,10 / 3 = 700,70 zł

I teraz ekwiwalent. Policzymy go nieco inaczej – po prostu zsumujemy wynagrodzenie zasadnicze z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu oraz średnią ze składników zmiennych. Wynik będzie dokładnie taki sam, jak w przypadku liczenia osobno wartości godziny ekwiwalentowej ze składników stałych i osobno ze zmiennych.

3000 zł (zasadnicza) + 700,70 zł = 3700,70 zł

3700,70 zł / 21,08 (współczynnik ekwiwalentowy 2020 dla pełnego etatu) = 175,55 zł

175,55 zł / 8 = 21,94 zł

Ekwiwalent za urlop 2020 w przypadku tego pracownika, po dopełnieniu podstawy ekwiwalentowej wyniesie:

21,94 zł * 112 godzin niewykorzystanego urlopu = 2457,28 zł

Powstaje pytanie, w jakim terminie należy wypłacić ekwiwalent za urlop 2020. Ponieważ pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu za urlop 2020 w ostatnim dniu trwania zatrudnienia, to w tym dniu powstaje po stronie pracownika roszczenie o wypłatę tego ekwiwalentu. Staje się on zatem wymagalny z dniem rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy i w tym dniu pracodawca musi go wypłacić.

Niektórzy pracodawcy wypłacają ekwiwalent za urlop 2020 wraz z wynagrodzeniem za ostatni miesiąc pracy. Taka praktyka jest jednak coraz częściej kwestionowana w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Warto zatem ten ekwiwalent za urlop 2020 naliczyć i wypłacić w ostatnim dniu trwania zatrudnienia.

Więcej na ten temat w naszych szkoleniach: kurs kadr online, kurs płac online oraz połączonym szkoleniu audio kurs kadr i płac online

Podziel się

Skomentuj jako pierwszy w "Ekwiwalent za urlop 2020 – jak liczyć i komu się należy? Współczynnik ekwiwalentowy 2020 i ekwiwalent za urlop 2020 w przykładach."

Zostaw komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany


*