Uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę – kiedy jest konieczne i jak je prawidłowo napisać?

Uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę nie jest obowiązkowe w każdym wypadku. Jeśli natomiast jest ono obowiązkowe, to kwestia odpowiedniego uzasadnienia wypowiedzenia umowy, pochodzącego od pracodawcy, ma bardzo istotne znaczenie. Może się bowiem okazać, że w praktyce przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę istnieje, ale pracodawca nie potrafi precyzyjnie jej wskazać i opisać. A to może spowodować pewien problem, pracownik od wypowiedzenia umowy o pracę może się odwołać do sądu pracy, na co ma 21 dni od dnia wręczenia wypowiedzenia. Uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę nie jest sprawą prostą. Nie wystarczy napisać, że pracownik nie wykonał polecenia służbowego, spóźnił się, naruszył zasady współżycia społecznego, pracodawca utracił do niego zaufanie itp. Przepisy kodeksu pracy nie zawierają zamkniętego katalogu, wskazując wprost konkretne przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę, stąd uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę, jeśli jest obowiązkowe, musi zostać odpowiednio sporządzone. Uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę omówimy w niniejszym artykule.

Uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę – kiedy jest obowiązkowe?

Zgodnie z art. 30 §4 kodeksu pracy w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy. Zgodnie z powołanym przepisem uzasadnienia wypowiedzenia wymaga zatem jedynie umowa o pracę, zawarta na czas nieokreślony. Co więcej, uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę jest wymagane, jeśli dotyczy umowy na czas nieokreślony, ale tylko wówczas, gdy pochodzi ono od pracodawcy – gdy to pracodawca wypowiada pracownikowi umowę o pracę. Pracownik w żadnym wypadku, również w przypadku umowy na czas nieokreślony, swojego wypowiedzenia uzasadniać nie musi.

Powołany przepis nakłada na pracodawcę obowiązek uzasadnienia wypowiedzenia umowy o pracę poprzez wskazanie przyczyny tego wypowiedzenia. Samo z kolei wypowiedzenie jest jednym ze sposobów rozwiązania stosunku pracy. Przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę mogą być bardzo różne, można je podzielić na te, leżące po stronie pracodawcy (np. likwidację stanowiska pracy), na leżące po stronie pracownika (niewypełnianie obowiązków służbowych, naruszenie zasad współżycia społecznego, nieprzestrzeganie regulaminu pracy itp.). A ponieważ uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę jest – w przypadku umowy na czas nieokreślony – obowiązkowe, pracodawca w swoim wypowiedzeniu tego rodzaju umowy musi precyzyjnie wskazać przyczynę, dla jakiej zdecydował się na rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem.

Przede wszystkim przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę musi być prawdziwa, odpowiednio skonkretyzowana, a także zrozumiała i jasna dla pracownika. Nie jest dopuszczalne uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę poprzez wskazanie przyczyny zbyt ogólnej, np. pracodawca nie może napisać, że wypowiada umowę o pracę z powodu spóźniania się pracownika do pracy. W szczególnym przypadku, gdyby od takiego wypowiedzenia pracownik odwołał się do sądu pracy, to sąd pracy mógłby uznać uzasadnienie za zbyt ogólne, nie odnoszące się do konkretnego przypadku, a w konsekwencji uznać, że przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę nie ma. Dla pracodawcy może mieć to takie konsekwencje, że sąd może orzec o bezskuteczności wypowiedzenia (gdy umowa o pracę jeszcze trwa), czy też o przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach albo odszkodowaniu na rzecz pracownika (gdy umowa o pracę zdążyła się w międzyczasie rozwiązać wraz z upływem okresu wypowiedzenia. O okresach wypowiedzenia szerzej tutaj: Okresy wypowiedzenia jak liczyć”).

Nieprecyzyjne uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę może pracodawcę narazić na to, że co prawda pracownik zawinił, podstawa do wypowiedzenia była, pracodawca umowę wypowiedział, ale pracownik odwołał się do sądu pracy i wygrał przywrócenie do pracy, z tego powodu, że pracodawca to swoje wypowiedzenie uzasadnił zbyt ogólnie, w konsekwencji czego sąd uznał, że przyczyny wypowiedzenia w istocie nie było. Należy o tym pamiętać, pisząc uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę. Przykładowo – pracodawca napisał w uzasadnieniu wypowiedzenia, że utracił zaufanie do pracownika. Tak wskazana przyczyna jest niekonkretna – pracodawca powinien wskazać, dlaczego to zaufanie do pracownika utracił, jakie działanie czy zaniechanie pracownika stało się podstawą utraty zaufania itp.

Kolejna rzecz – niedopuszczalne jest wskazanie w uzasadnieniu wypowiedzenia umowy o pracę przyczyny nieprawdziwej. Jeśli pracodawca jako przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę wskaże okoliczności, które nie miały miejsca, a pracownik udowodni to przed sądem, sąd uzna wypowiedzenie za bezzasadne, co dla pracodawcy może mieć poważne konsekwencje, w tym finansowe. Taka praktyka wskazywania w uzasadnieniu wypowiedzenia umowy o pracę niestety zdarza się, gdy pracodawca zwalnia pracownika z powodu np. likwidacji stanowiska pracy. Jeśli zatrudnia on ponad 20 pracowników, to takie zwolnienie jest zwolnieniem indywidualnym w ramach art. 10 ustawy o zwolnieniach grupowych. W związku z takim wypowiedzeniem pracownikowi przysługuje odprawa (więcej o tym pisaliśmy tutaj: odprawa dla zwalnianego pracownika). Pracodawca chcąc uniknąć konieczności wypłacenia odprawy wskazuje w wypowiedzeniu inną niż faktyczna przyczynę – nie likwidację stanowiska pracy (czyli przyczynę leżącą po stronie pracodawcy), ale inną, wymyśloną. W takim wypadku, jeśli pracownik odwoła się do sądu pracy, pracodawca w praktyce „stoi na z góry przegranej pozycji”.

Uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę – jak prawidłowo uzasadnić wypowiedzenie?

Wskazana w wypowiedzeniu przyczyna musi być prawdziwa, konkretna, obiektywna, zrozumiała dla pracownika. Nie wystarczy wskazać ogólnie, że np. pracownik nie wypełnia swoich podstawowych obowiązków pracowniczych. Pracodawca w uzasadnieniu wypowiedzenia musi dokładnie opisać, na czym to niewypełnianie obowiązków polega, kiedy miało miejsce (ze wskazaniem dat), jakie miało skutki itp. Pracownik musi dokładnie wiedzieć, za co pracodawca wypowiada mu umowę o pracę, a więc musi znać wszelkie okoliczności, z powodu których pracodawca podjął taką a nie inną decyzję. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w swym wyroku z dnia 10 maja 2000 roku sygn. I PKN 641/99 naruszenie art. 30 § 4 kp ma miejsce wówczas, gdy pracodawca nie wskazuje w ogóle przyczyny wypowiedzenia, bądź gdy wskazana przez niego przyczyna jest niedostatecznie konkretna, a przez to niezrozumiała dla pracownika.

Takie ogólne wskazanie typu „spóźnianie się do pracy”, „z powodu utraty zaufania”, „za psucie atmosfery w zakładzie pracy”, „za niewypełnianie obowiązków pracowniczych” itp. to zwroty zbyt ogólne. Każda z tych okoliczności oczywiście może być przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę, ale musi zostać odpowiednio uzasadniona. Jeśli pracodawca wypowiada umowę o pracę z powodu notorycznego spóźniania się pracownika do pracy, to w uzasadnieniu wypowiedzenia umowy o pracę niech napisze, że pracownik nie przestrzega ustalonego w zakładzie pracy porządku i przepisów o czasie pracy, w szczególności w dniu takim i takim spóźnił się bez usprawiedliwienia, ponownie w dniu takim i takim również spóźnił się bez usprawiedliwienia, a takie jego zachowanie dezorganizuje pracę w zakładzie pracy i powtarza się mimo nałożenia na pracownika kary porządkowej i przeprowadzenia z nim rozmowy dyscyplinującej (o karach porządkowych pisaliśmy tutaj: Upomnienie, nagana i kara pieniężna – kary porządkowe i procedura ich nakładania). Art. 30 § 4 K.p. dopuszcza różne sposoby określenia przyczyny wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę. Z oświadczenia pracodawcy powinno jednak wynikać w sposób niebudzący wątpliwości, co jest istotą zarzutu stawianego pracownikowi i usprawiedliwiającego rozwiązanie z nim stosunku pracy (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 9 marca 2010 roku sygn. I PK 175/09).

W uzasadnieniu wypowiedzenia umowy o pracę pracodawca może podać kilka przyczyn tego wypowiedzenia. Każdą z nich należy wówczas opisać, z podaniem okoliczności faktycznych, w sposób zrozumiały i jasny dla pracownika. Takie wskazanie kilku przyczyn jest dla pracodawcy bezpieczne o tyle, że w razie, gdyby pracownik odwołał się do sądu pracy, to mała jest szansa na to, że wszystkie te przyczyny sąd uzna za nieistniejące. Oczywiście nie ma co „na siłę” szukać tych przyczyn albo podawać nieprawdziwych, skoro istnieje np. jedna, za to obiektywna, uzasadniona.

Przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę nie musi być jakiejś specjalnie szczególnej wagi. Sam powód wypowiedzenia może mieć nawet charakter prozaiczny. Wówczas uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę wskazuje pracownikowi, że jego zachowanie nie jest ciężkie gatunkowo, ale powtarza się, pomimo dyscyplinowania pracownika, co w konsekwencji przekłada się na efektywność pracy współpracowników (którzy obserwują bezkarne zachowania swojego kolegi). Należy też pamiętać, że samo uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę nie musi być przesadnie drobiazgowe, maksymalnie szczegółowe. Pracodawca nie musi każdego zdarzenia opisywać precyzyjnie ze wskazaniem dat, godzin, świadków, okoliczności itp. Może oczywiście, ale jeśli sama przyczyna opisana jest w sposób obiektywny, rzetelny, jasny i zrozumiały dla pracownika, a przede wszystkim jest prawdziwa, to będzie to wystarczające.

Uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę – jak je obronić w sądzie pracy

Na odwołanie się od wypowiedzenia do sądu pracy pracownik ma 21 dni od dnia doręczenia mu wypowiedzenia (wypowiedzenie uznaje się za doręczone z chwilą, w której pracownik ma możliwość zapoznania się z jego treścią). Stosowne pouczenie o możliwości odwołania się do sądu pracy musi się w wypowiedzeniu znaleźć. A ponieważ pracownik od wypowiedzenia może się do sądu pracy odwołać, pracodawca musi mieć świadomość tego, że wskazana przez niego przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę, którą podał w uzasadnieniu wypowiedzenia, jest wiążąca do zakończenia sprawy w sądzie. Pracodawca nie może „nagle przypomnieć sobie” o innych okolicznościach, z powodu których podjął decyzję o wypowiedzeniu umowy, ale o których nie napisał nic w uzasadnieniu wypowiedzenia umowy o pracę. Uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę nie może zostać rozszerzone czy zmienione już w trakcie przewodu sądowego.

Nie ma znaczenia twierdzenie pracodawcy przed sądem, że przecież pracownik doskonale wie, z jakiego powodu pracodawca wypowiedział mu umowę o pracę. Jeśli nie ma o tym mowy w uzasadnieniu wypowiedzenia umowy o pracę, nie zostało to precyzyjnie wskazane, to nie może być uznane za uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę. Podobnie, jeśli już w trakcie postępowania przed sądem pracodawca zorientuje się, że podał niewłaściwą przyczynę wypowiedzenia, to nie może jej już zmienić.

Uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę – jeśli jest wymagane przepisami prawa pracy – ma istotne znaczenie. Przygotowując je pracodawca powinien szczegółowo rozważyć i opisać te okoliczności, z powodu których decyduje się na rozstanie z pracownikiem w trybie wypowiedzenia umowy o pracę.

Na zakończenie jeszcze jedna istotna rzecz. Przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę może zostać wskazana pracownikowi w odrębnym od samego wypowiedzenia piśmie. To pismo musi jednak zostać doręczone najpóźniej w dniu wręczenia samego wypowiedzenia. Przykładowo, rano pracodawca wzywa pracownika i wręcza mu wypowiedzenie, a tego samego dnia doręcza mu pismo, zawierające szczegółowe uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę. Samo natomiast wypowiedzenie powinno mieć formę pisemną, aczkolwiek przepisy prawa pracy nie przewidują nieważności np. ustnego wypowiedzenia, czy wypowiedzenia umowy o pracę przez telefon.

Please wait...

Skomentuj jako pierwszy w "Uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę – kiedy jest konieczne i jak je prawidłowo napisać?"

Zostaw komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany


*