Stosownie do art. 152§1 kodeksu pracy pracownik ma prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego, co do zasady nieprzerwanego. Sam urlop wypoczynkowy 2020 omówiliśmy kompleksowo w jednym z poprzednich artykułów: urlop wypoczynkowy 2020 – jak udzielać, pomijamy więc teraz kwestie ustalania prawa do urlopu i jego wymiaru, w tym artykule omówimy wyłącznie wynagrodzenie za urlop 2020 i zasady jego naliczania. Wynagrodzenie za urlop 2020 nalicza się bowiem na kilka sposobów – wszystko tu zależy przede wszystkim od przysługujących pracownikowi składników wynagrodzeń (tego, czy oprócz pensji zasadniczej ma również inne składniki wynagrodzenia, np. premie, prowizje, nagrody, dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatki za pracę w porze nocnej, dodatki stażowe itp. – o samych wynagrodzeniach pracownika pisaliśmy szerzej tutaj: wynagrodzenie w umowie o pracę), znaczenie ma również sama data wypłaty wynagrodzenia (czy jest ono wypłacane w tym miesiącu, za który się należy czy np. 10 dnia następnego miesiąca).
Omówimy podstawy prawne zasad naliczania wynagrodzeń za urlop oraz pokażemy przykłady wyliczenia wynagrodzenia za urlop 2020 – na konkretnych przypadkach „z życia”. Artykuł długi, ale warto wiedzieć, jak się liczy wynagrodzenie za urlop 2020, choćby po to, aby samemu móc „oszacować”, czy np. korzystając z urlopu wypoczynkowego pracownik może stracić na wynagrodzeniu.
Wynagrodzenie za urlop 2020 – podstawa prawna naliczania. Wyłączenie niektórych składników wynagrodzenia z podstawy wynagrodzenia za urlop 2020
Wynagrodzenie za urlop 2020 (urlop wypoczynkowy 2020) nalicza się według zasad, określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – zwanego potocznie rozporządzeniem urlopowym. Powołane rozporządzenie wskazuje wprost zarówno sam sposób naliczania wynagrodzenia urlopowego, jak i precyzuje, które składniki wynagrodzeń uwzględnia się, a których się nie uwzględnia, licząc wynagrodzenie za urlop 2020.
Wyliczenie wynagrodzenia urlopowego nie stwarza problemów w przypadku, gdy pracownik ma jedynie stałe składniki wynagrodzeń (określone w stałej wysokości), np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatek stażowy stały, dodatek funkcyjny itp. (z reguły wówczas w ogóle się go nie liczy). Ponieważ jednak pracownik może otrzymywać również i inne składniki wynagrodzeń, co ma bezpośredni wpływ na wynagrodzenie za urlop 2020 i sposób liczenia tego wynagrodzenia, wymieńmy zatem najpierw te składniki wynagrodzenia, których w ogóle nie bierze się pod uwagę do wyliczenia wynagrodzenia urlopowego 2020. Zostały one wskazane wprost w §6 powołanego rozporządzenia – wynagrodzenie za urlop 2020 liczy się z pomięciem:
- jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie (czyli niektórych premii uznaniowych i nagród),
- wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
- gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
- wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
- ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
- dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
- nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
- odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
- wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy
Pozostałe składniki zmienne – prowizje, premie periodyczne, dodatki za nadgodziny (więcej o nich pisaliśmy m.in. tutaj: co się należy za nadgodziny) czy dodatki za pracę w porze nocnej wlicza się do podstawy wynagrodzenia za urlop 2020. Pokażemy to w dalszej części na konkretnych przykładach, póki co skupmy się na przypadkach najprostszych – pracownik ma jedynie stałe składniki wynagrodzenia.
Wynagrodzenie za urlop 2020 (urlop wypoczynkowy 2020) – jeśli pracownik ma jedynie stałe składniki wynagrodzenia – liczy się w oparciu o tzw. podstawę, a z kolei jak się ustala tę podstawę, wskazuje przepis §7 i §8 rozporządzenia urlopowego. Zgodnie z §7 rozporządzenia składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. A zatem jeśli np. pracownik ma pensję zasadniczą i dodatek funkcyjny stały, a z urlopu korzysta we wrześniu, to do ustalenia podstawy wynagrodzenia za urlop 2020 bierze się składniki stałe należne we wrześniu.
Sam sposób wyliczenia wynagrodzenia za urlop 2020 w dużym skrócie polega na tym, że ustala się wartość godziny urlopowej, a następnie mnoży przez liczbę godzin wykorzystanego urlopu wypoczynkowego. W praktyce, jeśli pracownik ma jedynie stałe składniki wynagrodzenia, to wynagrodzenie za urlop 2020 nie musi być wyodrębniane – po prostu za miesiąc, w którym pracownik korzystał z urlopu, zarobi on dokładnie tyle, ile by zarobił, gdyby z tego urlopu nie korzystał. Pokażmy to na konkretnym przykładzie.
Wynagrodzenie za urlop 2020 – przykłady wyliczenia przy wyłącznie stałych składnikach wynagrodzenia
Pracownik pracuje na pełnym etacie, z wynagrodzeniem w kwocie 2600 zł (minimalne wynagrodzenie 2020 od brutto do netto), w podstawowym systemie czasu pracy. W okresie od 2 do 13 marca 2020 przebywał na urlopie wypoczynkowym. Ponieważ zgodnie z art. 154(2) §1 kodeksu pracy urlopu wypoczynkowego udziela się jedynie w dni, które dla pracownika są dniami roboczymi, a w okresie od 2 do 13 marca po drodze mamy jeden weekend wolny od pracy (więcej o dniach wolnych od pracy pisaliśmy tutaj: święta i dni wolne od pracy 2020), to pracownik wykorzystał we wskazanym okresie 10 dni urlopu wypoczynkowego, czyli 80 godzin tego urlopu. W marcu 2020 są 22 dni robocze, co oznacza, że pracownik ma w tym miesiącu do przepracowania 22 * 8 = 176 godzin. Przepracował jednak mniej, ponieważ korzystał z urlopu wypoczynkowego, ale za cały miesiąc i tak otrzyma 2600 zł brutto.
Gdybyśmy chcieli wyodrębniać w tym miesiącu wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca i wynagrodzenie urlopowe, to wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca wyniesie:
2600 zł – 2600 zł / 176 (godzin do przepracowania) * 80 (godzin urlopu) = 1418,18 zł
O samym wynagrodzeniu za przepracowaną część miesiąca pisaliśmy szerzej tutaj: jak liczyć wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca). Z kolei wynagrodzenie za urlop 2020 liczylibyśmy w tym wypadku tak:
2600 zł / 176 (godzin do przepracowania) * 80 (godzin urlopu = 1181,82 zł
Łącznie zatem za ten miesiąc pracownik otrzyma 1418,18 zł + 1181,82 zł = 2600 zł, czyli dokładnie tyle, ile by zarobił, gdyby nie korzystał z urlopu wypoczynkowego, a przepracował pełny miesiąc. Tak samo wynagrodzenie za urlop 2020 liczone byłoby w przypadku, gdyby pracownik pracował na niepełnym etacie.
Przykład: pracownik pracuje na 1/2 etatu, z wynagrodzeniem zasadniczym w kwocie 1700 zł brutto, otrzymuje również dodatek funkcyjny w kwocie 300 zł brutto. Pracuje w podstawowym systemie czasu pracy, po 4 godziny dziennie. W okresie od 2 do 13 marca przebywał na urlopie wypoczynkowym – 10 dni po 4 godziny dziennie, czyli łącznie 40 godzin (należy pamiętać, że pracownik na 1/2 etatu niekoniecznie musi pracować po 4 godziny dziennie – równie dobrze może to być inna ilość godzin, byle średnio w tygodniu pracował 20 godzin). Pracownik ten ma do przepracowania w marcu 2020 roku: 22 * 4 = 88 godzin. Przepracował mniej, gdyż korzystał z urlopu.
Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca: (1700 zł + 300 zł ) – (1700 zł + 300 zł) / 88 * 40 = 1090,91 zł
Wynagrodzenie urlopowe: (1700 zł + 300 zł ) / 88 godzin * 40 (godzin urlopu) = 909,09 zł
Łącznie daje to 1090,91 + 909,09 = 2000 zł, czyli tyle, ile pracownik zarobiłby, gdyby nie korzystał z urlopu. Stąd też – jak widzisz po powyższych przykładach – nie ma konieczności wyodrębniania wynagrodzenia za urlop 2020 w przypadku, gdy pracownik ma jedynie stałe składniki wynagrodzenia.
Wynagrodzenie za urlop 2020 – urlop wypoczynkowy w przypadku zmiennych składników wynagrodzenia – premie, prowizje, nagrody itp. w podstawie wynagrodzenia urlopowego
Nieco inaczej liczy się wynagrodzenie za urlop 2020, jeśli pracownik ma również zmienne składniki wynagrodzeń. W tym wypadku zastosowanie ma przepis §8 rozporządzenia urlopowego:
- Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z wyjątkiem określonych w § 7, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
- W przypadkach znacznego wahania wysokości składników wynagrodzenia, o których mowa w ust. 1, składniki te mogą być uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nie przekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
Bardzo ważna rzecz – zwróć uwagę, co mówi powołany przepis – w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi, czyli nie uwzględnia się tych składników wynagrodzenia, do których pracownik nabył prawo w okresie 3 czy 12 miesięcy poprzedzających, ale te, które zostały wypłacone. Wszystko tu zatem zależy od przyjętej w zakładzie daty wypłaty wynagrodzenia. To samo wynagrodzenie za urlop 2020 będzie liczone w oparciu o składniki, które pracownikowi wypłacono w tym okresie przyjmowanym do ustalenia podstawy wynagrodzenia urlopowego. O co tu chodzi? Pokażmy teraz na przykładzie – ten sam pracownik, te same składniki wynagrodzenia, ale różne daty wypłaty wynagrodzenia ustalone w zakładzie pracy.
Wariant 1. Pracownik pracuje na pełnym etacie, z wynagrodzeniem zasadniczym w kwocie 3000 zł, otrzymuje również premie. Wynagrodzenie w zakładzie pracy wypłacane jest ostatniego dnia miesiąca. W styczniu 2020 pracownik otrzymał premię 350 zł, w lutym 300 zł, w marcu 400 zł, w kwietniu 310 zł, a w maju 200 zł – był na urlopie od 4 do 13 maja (8 dni urlopu, czyli 64 godziny). W maju 2020 do przepracowania jest 20 dni roboczych, czyli 160 godzin. Premia za maj jest pomniejszona, bo pracownik przez część miesiąca nie przepracował, tylko „urlopował się”, ale ponieważ pracownik korzystając z urlopu wypoczynkowego nie powinien tracić na wynagrodzeniu, to wynagrodzenie za urlop 2020 oblicza się właśnie ze składników wstecz, z 3 miesięcy poprzedzających.
Te 3 miesiące poprzedzające to luty, marzec i kwiecień, a w tych miesiącach wypłacono pracownikowi premie w wysokości odpowiednio 300 zł, 400 zł i 310 zł. Suma tych składników daje 1010 zł. Zgodnie z §9 rozporządzenia urlopowego wynagrodzenie urlopowe od zmiennych składników oblicza się dzieląc podstawę wynagrodzenia urlopowego 2020 przez liczbę godzin, które pracownik przepracował w okresie, z którego ustala się tą podstawę, a więc te, które przepracował w miesiącach luty, marzec i kwiecień. Zakładamy, że w tych 3 miesiącach nie pracował w nadgodzinach i nie miał nieobecności, przepracował więc w lutym 20 dni, czyli 160 godzin, w marcu 22 dni, czyli 176 godzin, w kwietniu 21 dni, czyli 168 godzin.
Wartość jednej godziny urlopowej od składników zmiennych wyniesie zatem: (300 zł za luty 2020 + 400 zł za marzec 2020 + 310 zł za kwiecień 2020) / (160 godzin przepracowanych w lutym 2020 + 176 godzin przepracowanych w marcu 2020 + 168 godzin przepracowanych w kwietniu 2020) = 2 zł
Wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych wyniesie zatem: 2 zł * 64 = 128 zł. Za maj 2020 pracownik otrzyma zatem 3000 zł pensji zasadniczej (dlaczego nie wyodrębniamy z niej wynagrodzenia za urlop 2020 – wiesz już z poprzednich przykładów), premię 200 zł oraz wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych 128 zł.
Nieco inaczej będzie, jeśli wynagrodzenie za urlop 2020 liczymy w sytuacji, w której przepisy wewnątrzzakładowe przewidują, że wynagrodzenie za dany miesiąc jest wypłacane 10 dnia następnego miesiąca. To o tyle istotne, że w naszym przypadków wówczas w okresie 3 miesięcy poprzedzających maj zostaną wypłacone premie nie za luty, marzec i kwiecień, ale premia za styczeń (wypłacona 10 lutego), premia za luty (wypłacona 10 marca) i premia za marzec (wypłacona 10 kwietnia). A zatem wynagrodzenie za urlop 2020 w maju ze zmiennych składników ustalamy w oparciu o premie należne za styczeń, luty i marzec 2020, wypłacone odpowiednio w lutym, marcu i kwietniu 2020:
(350 zł za styczeń wypłacone w lutym + 300 zł za luty wypłacone w marcu + 400 zł za marzec wypłacone w kwietniu) / (160 godzin przepracowanych w lutym 2020 + 176 godzin przepracowanych w marcu 2020 + 168 godzin przepracowanych w kwietniu 2020) = 2,08 zł
Wynagrodzenie za urlop 2020 w maju, naliczone ze składników zmiennych wypłaconych w ciągu 3 miesięcy poprzedzających: 2,08 *64 = 133,12 zł.
Jak widzisz, data wypłaty wynagrodzenia ma istotne znaczenie – wynagrodzenie za urlop 2020 może się różnić o kilka, kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt złotych.
Kolejna ważna rzecz. Zgodnie z przepisem §6 rozporządzenia urlopowego do ustalenia wynagrodzenia za urlop 2020 nie bierze się pod uwagę innego wynagrodzenia urlopowego. Oznacza to, że jeśli pracownik z powyższego przykładu ponownie poszedł na urlop w czerwcu, to w zmiennych składnikach wynagrodzenia pomijamy wynagrodzenie urlopowe 2020 z maja. Oczywiście należy również obniżyć liczbę godzin przepracowanych w maju. Wróćmy do naszego przykładu – pracownik zarabia 3000 zł, wypłata wynagrodzenia ostatniego dnia miesiąca, premie za luty, marzec, kwiecień i maj to odpowiednio 300, 400, 310 i 200 zł, urlop wypoczynkowy w okresie od 1 do 4 czerwca (32 godziny). W maju 2020 pracownik był na urlopie 8 dni, czyli 64 godziny. Premia za czerwiec 2020 była niższa z powodu nieobecności urlopowej i wyniosła 220 zł. Liczymy wynagrodzenie za urlop 2020 w czerwcu ze składników zmiennych z 3 miesięcy poprzedzających:
(400 zł za marzec wypłacone w marcu + 310 zł za kwiecień wypłacone w kwietniu + 200 zł za maj wypłacone w maju) / (176 godzin przepracowanych w marcu + 168 godzin przepracowanych w kwietniu + 160-64 godziny przepracowane w maju) = 2,07 zł
Wynagrodzenie za urlop 2020 (urlop wypoczynkowy) w czerwcu wyniesie zatem: 2,07 zł * 32 = 66,24 zł.
W czerwcu 2020 pracownik otrzyma zatem 3000 zł pensji zasadniczej, 220 zł premii czerwcowej oraz 66,24 zł tytułem wynagrodzenia za urlop 2020.
Oczywiście skoro w tym wypadku odejmujemy godziny niedopracowane, to w przypadku, gdy tym zmiennym składnikiem wynagrodzenia są nadgodziny, to musimy je dodać. Wynagrodzenie za nadgodziny nie zostało bowiem wyłączone w §6 rozporządzenia urlopowego, a więc uwzględnia się je w składnikach zmiennych licząc wynagrodzenie za urlop 2020:
Przykład: pracownik pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy, wynagrodzenia wypłacane są ostatniego dnia miesiąca. Pensja zasadnicza 3200 zł, prowizja, która w maju 2020 wyniosła 374 zł, czerwcu 2020 wyniosła 286 zł, w lipcu 2020 wyniosła 540 zł. Dodatkowo w lipcu 2020 pracownik otrzymał 170 zł tytułem wynagrodzenia za godziny nadliczbowe – przepracował w tym miesiącu 7 nadgodzin. W okresie od 3 do 7 sierpnia 2020 pracownik był na urlopie wypoczynkowym (40 godzin). Podstawa wynagrodzenia urlopowego ze składników zmiennych wyniesie zatem: 374 zł + 286 zł + 540 zł + 170 zł = 1370 zł
Godziny przepracowane w okresie maj – lipiec 2020: 160 + 168 + 184 + 7 = 519 godzin
Wartość godziny urlopowej od składników zmiennych: 1370 zł / 519 godzin = 2,64 zł
Wynagrodzenie za urlop 2020 od składników zmiennych: 2,64 zł * 40 = 105,60 zł
Oczywiście ten sam sposób liczenia wynagrodzenia za urlop 2020 uwzględniamy w przypadku pracowników niepełoetatowych, zmienia się jedynie wysokość składników wynagrodzeń, a przede wszystkim liczba godzin przepracowanych i liczba godzin do przepracowania. Należy pamiętać, że urlop wypoczynkowy udzielany jest jedynie w dni robocze. Jeśli pracownik wybiera się na urlop np. na cały lipiec, to nie oznacza to, że on na urlopie będzie 31 dni. Lipiec 2020 to 23 dni robocze, a co ważniejsze, pracownik niekoniecznie musi pracować od poniedziałku do piątku. Przykładowo w równoważnym systemie czasu pracy pracownik może pracować 12 12 12 4 0 Sb Nd. Wówczas należy dokładnie sprawdzić, ile faktycznie godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystuje pracownik, aby prawidłowo naliczyć jego wynagrodzenie za urlop 2020.
Ustalając wynagrodzenie za urlop 2020 należy mieć na względzie również treść §10 rozporządzenia urlopowego. Zgodnie z powołanym przepisem w razie zmiany w zmiennych składnikach wynagrodzenia (polegających np. na wycofaniu czy przyznaniu pracownikowi określonego składnika) podstawę wynagrodzenia za urlop 2020 ustala się z uwzględnieniem tych zmian. Podobnie jeśli zmienia się np. regulamin wynagradzania w tej sposób, że dane składniki wynagrodzenia nie przysługują już pracownikowi, to wynagrodzenie za urlop 2020 oblicza się z uwzględnieniem tych zmian, a więc z pominięciem danego składnika.
Do tematyki wynagrodzenia urlopowego 2020 wrócimy jeszcze w jednym z kolejnych artykułów. Omówimy w nim sytuacje nietypowe, gdy np. wynagrodzenie za urlop 2020 naliczane jest ze składników zmiennych, podczas gdy w ciągu 3 miesięcy poprzedzających pracownik był nieobecny w pracy, pozostaje w zatrudnieniu krócej niż 3 miesiące itp. Z kolei w tym artykule: ekwiwalent za urlop 2020 i tutaj ekwiwalent za urlop 2021
Jeśli interesuje Cię tematyka urlopów oraz wynagrodzeń urlopowych, dużo więcej na ten temat znajdziesz w naszych kursach: kurs kadr online oraz kurs płace online. Kliknij i zapoznaj się z pełnym programem szkoleń.
