Błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę może wynikać z różnych okoliczności. W praktyce najczęstsze błędy w oświadczeniach o wypowiedzeniu umowy o pracę spowodowane są np. korzystaniem z gotowych druków czy wzorów, które należy uzupełnić odpowiednimi danymi. Błąd może polegać na wskazaniu niewłaściwej daty, niewłaściwego nazwiska pracownika, wskazaniu niewłaściwego okresu wypowiedzenia itp.
Niektóre z tych błędów czy wad są na tyle poważne, że skutkują nieważnością samego wypowiedzenia, czasem błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę to skutek zwykłej oczywistej omyłki pisarskiej, nieskutkujący nieważnością wypowiedzenia.
Należy mieć tu na względzie dwie kwestie – błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę a wada wypowiedzenia umowy o pracę, która zawsze skutkować będzie jego nieważnością. W niniejszym artykule omówimy kilka najczęstszych błędów i wad wypowiedzenia umowy o pracę.
Błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę – brak zachowania formy pisemnej
Umowę o pracę zawiera się co do zasady na piśmie – umowa zawarta w innej formie i tak wymaga potwierdzenia na piśmie warunków zatrudnienia, aby pracownik mógł zostać dopuszczony do wykonywania pracy. A skoro umowa o pracę została zawarta na piśmie, to oświadczenie o jej wypowiedzeniu również powinno mieć formę pisemną.
Pisemnej formy wypowiedzenia wymaga przepis art. 30 §3 kodeksu pracy, zgodnie z którym oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie.
Nie oznacza to jednak, że np. ustne wypowiedzenie umowy o pracę będzie nieskuteczne (np. wypowiedzenie umowy o pracę przez telefon). Ono będzie skuteczne, czyli doprowadzi do rozwiązania umowy o pracę po upływie okresu wypowiedzenia (pisaliśmy również: Zwolnienie lekarskie na wypowiedzeniu a niewykorzystany urlop). Ono jest wadliwe co do formy, ale przepisy kodeksu pracy nie przewidują nieskuteczności wadliwego co do formy wypowiedzenia umowy o pracę.
Czytaj także: Wypowiedzenie umowy przez pracownika
Oczywiście od takiego ustnego wypowiedzenia umowy o pracę pracownik może odwołać się do sądu pracy, ale forma ustna wypowiedzenia to nie jest błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę, skutkujący nieważnością samego wypowiedzenia. Ustne wypowiedzenie umowy o pracę jest wadliwe, ale skuteczne i prowadzi do rozwiązania umowy.
W praktyce ustne wypowiedzenie umowy o pracę zdarza się rzadko, ale jeśli już pracodawca wypowiada w tej formie umowę o pracę, to musi pamiętać, że zgodnie z art. 30 §5 kodeksu pracy w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę lub jej rozwiązaniu bez wypowiedzenia (pisaliśmy m.in. Rozwiązanie umowy o pracę z winy pracodawcy art 55 kp) powinno być zawarte pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy, a przy ustnym wypowiedzeniu tego pouczenia z reguły nie ma. Tyle, że nadal nie przesądza to o nieskuteczności wypowiedzenia ustnego.
Błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę – brak pouczenia o możliwości odwołania się do sądu pracy również nie jest wadą, która skutkuje nieważnością wypowiedzenia. Takie wypowiedzenie bez pouczenia będzie ważne i skuteczne, tyle, że jest to okoliczność umożliwiająca pracownikowi złożenie wniosku o przywrócenie terminu na odwołanie się od wypowiedzenia (termin ten wynosi 21 dni licząc od dnia wręczenia wypowiedzenia przez pracodawcę).
Może się też okazać, że pracodawca wręczy pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę (pisaliśmy m.in. Czy pracodawca może odmówić wypowiedzenia) w formie pisemnej, ale ono również nie będzie zawierało pouczenia. Błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę nie dotyczy formy, ale samego braku pouczenia. W takim wypadku, jeśli np. pouczenie nie znalazło się w wypowiedzeniu na skutek omyłki, pracodawca może wręczyć pracownikowi to pouczenie osobno.
W takim wypadku termin na odwołanie się od wypowiedzenia – 21 dni – liczony jest nie od dnia wręczenia wypowiedzenia, ale od dnia otrzymania przez pracownika pouczenia o możliwości odwołania się do sądu pracy. Obecnie nie ma już obowiązku wskazywania pracownikowi właściwego sądu pracy.
Jeśli sąd pracy zdąży wydać orzeczenie przed upływem okresu wypowiedzenia, może orzec o bezskuteczności wypowiedzenia. W praktyce jednak zdarza się to rzadko, z reguły orzeczenie pojawia się już po upływie okresu wypowiedzenia, a wówczas sąd pracy może orzec o przywróceniu pracownika do pracy albo odszkodowaniu na jego rzecz.
Sprawdź także: Wypowiedzenie umowy zlecenia
Wypowiedzenie umowy o pracę uważa się za nieprawidłowe, jeśli narusza przepisy prawa pracy o wypowiadaniu umów o pracę albo jest nieuzasadnione. Bez względu jednak na to, jaki błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę się znajdzie, jest ono skuteczne i swój bieg rozpoczyna okres wypowiedzenia. Od rodzaju błędu czy wady wypowiedzenia umowy o pracę zależą natomiast uprawnienia pracownika, związane z faktem wręczenia mu wypowiedzenia.
Błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę może być błędem z następujących kategorii:
- Niewłaściwa reprezentacja pracodawcy (błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę polega na tym, że wypowiedzenie składa osoba nieuprawniona do składania oświadczeń woli w imieniu pracodawcy)
- Niewłaściwe uzasadnienie wypowiedzenia albo jego brak (wskazanie np. pozornej przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę albo niewskazanie jej w sytuacji, gdy powinna się znaleźć – zgodnie z art. 30 §4 kodeksu pracy w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy)
- Brak stosowania przepisów ochronnych (np. wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy)
- Oczywiste omyłki pisarskie czy błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę, który wymaga sprostowania w formie wyjaśnienia, notatki służbowej itp.
- Błąd dotyczy okoliczności, w jakich odbywa się samo wręczenie wypowiedzenia pracownikowi, który nie powoduje naruszenia przepisów prawa pracy, ale np. przepisów o ochronie danych osobowych
Błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę – kadrowa podpisała wypowiedzenie, choć nie miała upoważnienia
Aby wypowiedzenie umowy o pracę było ważne, musi je wręczyć pracodawca albo osoba przez niego upoważniona. O ile problemu z właściwą reprezentacją nie ma w przypadku pracodawcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą (najczęściej on sam wręcza pracownikowi wypowiedzenie), tak sytuacja może się skomplikować w przypadku np. pracodawcy – osoby prawnej. Kto ma podpisać wypowiedzenie umowy o pracę, jeśli pracodawcą jest np. spółka?
Wypowiedzenie umowy o pracę jest oświadczeniem woli w rozumieniu przepisów prawa cywilnego. Zgodnie z art. 300 kodeksu pracy w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy należy sięgać właśnie do przepisów prawa cywilnego.
Aby wypowiedzenie było ważne, musi je sporządzić i podpisać pracodawca albo osoba przez niego upoważniona. Jeśli pracodawcą jest np. spółka, to jest ona reprezentowana przez zarząd czy inne organy wskazane w statucie.
Jeśli np. statut spółki nie określa sposobu jej reprezentacji, stosuje się przepis art. 205 kodeksu spółek handlowych: jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.
W praktyce najczęściej statut spółki przewiduje, że czynności z zakresu prawa pracy wykonuje np. prezes spółki. Wówczas to on jest upoważniony do podpisania wypowiedzenia umowy o pracę. Błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę będzie polegał na tym, że wypowiedzenie to podpisze np. nieuprawniony członek zarządu czy w ogóle inna osoba nieuprawniona, np. kadrowa niemająca stosownego upoważnienia.
W każdym wypadku – czy to pracodawcy jednoosobowo prowadzącego działalność gospodarczą, czy to pracodawcy – osoby prawnej czy jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej czynności z zakresu prawa pracy (do których zalicza się również wypowiedzenie umowy o pracę) mogą być wykonywane przez osoby upoważnione. Upoważnienia dokonuje pracodawca, a osoba upoważniana musi to upoważnienie przyjąć.
W ten sposób zarząd spółki czy pracodawca jednoosobowy może upoważnić np. kadrową do zawierania i rozwiązywania umów o pracę. Takiego upoważnienia najlepiej udzielić na piśmie ze wskazaniem zakresu reprezentacji.
Takie upoważnienie nie musi mieć szczególnej formy, byle wynikało z niego jednoznacznie, do czego upoważniona jest osoba przyjmująca to upoważnienie. Jeśli pracodawcą jest spółka, to wystarczy, że osoby uprawnione do reprezentowania spółki napiszą:
Niniejszym upoważniamy Panią Annę Kwiecińską, zatrudnioną na stanowisku kadrowej, do wykonywania wszelkich czynności w zakresie prawa pracy, w tym do składania oświadczeń woli w imieniu pracodawcy i własnoręcznie to oświadczenie podpiszą.
Błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę, polegający na podpisaniu go przez osobę nieupoważnioną, skutkuje nieważnością wypowiedzenia. Nie powoduje ono zatem, że swój bieg rozpocznie okres wypowiedzenia i umowa o pracę nie rozwiązuje się.
https://spdszkolenia.pl/jak-ustalic-okres-wypowiedzenia-umowy-o-prace/
Teraz kolejny błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę – wada polegająca na tym, że wskazano pozorną przyczynę wypowiedzenia albo nie wskazano jej wcale, choć zgodnie z art. 30 §4 wskazanie przyczyny wypowiedzenia było obowiązkowe.
Przepisy kodeksu pracy nie zawierają katalogu przyczyn, z powodu których pracodawca może wręczyć pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę. Uzasadnienia wymaga jedynie wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony. Przyczyna wypowiedzenia może leżeć po stronie pracodawcy (np. likwidacja stanowiska pracy), po stronie pracownika (np. naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych), czy po żadnej ze stron.
Przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę musi być konkretna, jasna, rzeczywista i prawdziwa. Nie może ona być pozorna. Nie musi ona też mieć jakiejś szczególnej wagi, wypowiedzenie umowy o pracę jest bowiem zwykłym trybem rozwiązania umowy.
Błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę, polegający na wskazaniu przyczyny pozornej powoduje jednak po stronie pracownika możliwość odwołania się do sądu pracy, a jeśli wskazana przyczyna jest rzeczywiście pozorna, sąd pracy może przywrócić pracownika do pracy.
Taką pozorną przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę może być np. utrata zaufania do pracownika. Pracodawca musi precyzyjnie wskazać, co spowodowało, że utracił zaufanie do pracownika. Sama w sobie utrata zaufania nie jest dostatecznie uzasadnioną przyczyną wypowiedzenia, jeśli nie została poparta rzeczywistymi faktami, w konsekwencji których pracodawca utracił zaufanie do pracownika.
Nie można również uzasadnić wypowiedzenia umowy o pracę w taki sposób: pracownik niewłaściwe wykonuje swoje obowiązki. Taki błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę powoduje, że wypowiedzenie jest nieuzasadnione.
Jeśli faktycznie pracownik niewłaściwie wykonuje swoje obowiązki, to należy to dokładnie wskazać, np. napisać, że notorycznie spóźnia się do pracy, czas pracy poświęca na załatwianie spraw prywatnych itp. Przyczyna wypowiedzenia musi być konkretna, to nie może być jedynie ogólne stwierdzenie.
Błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę może polegać na wręczeniu go osobie, która jest chroniona przed wypowiedzeniem. Przykładowo art. 39 kodeksu pracy zapewnia ochronę przed wypowiedzeniem pracownikom, którym brakuje nie więcej niż 4 lata do emerytury (pisaliśmy m.in. tutaj: pracownik ma wiek emerytalny, ale na emeryturę iść nie chce), 41 kodeksu pracy zakazuje wręczenia wypowiedzenia umowy o pracę pracownikowi w okresie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, z kolei art. 38 kodeksu pracy wymaga dla wręczenia wypowiedzenia konsultacji ze związkami zawodowymi, art. 177 §1 i 5 kodeksu pracy zapewnia ochronę przed wypowiedzeniem pracownicy w ciąży czy w okresie urlopu macierzyńskiego oraz ojcu w okresie urlopu tacierzyńskiego, podobna ochrona dotyczy okresu urlopu rodzicielskiego i wychowawczego.
Błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę, polegający na wręczeniu wypowiedzenia osobie pozostającej pod ochroną można naprawić wycofując wypowiedzenie. Aby jednak cofnięcie wypowiedzenia było skuteczne, pracownik musi wyrazić na to zgodę. Odwołanie oświadczenia woli jest skuteczne jedynie wówczas, gdy doszło do adresata jednocześnie z tym oświadczeniem.
Oświadczenie woli złożone drugiej stronie wiąże osobę, która oświadczenie złożyła. Może być ono skutecznie odwołane równocześnie z jego złożeniem, a po tym jak doszło do wiadomości adresata, tylko za jego zgodą.
Kolejna rzecz. Błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę, polegający na literówce, mylnie wskazanej dacie, nazwisku pracownika itp. Błąd może dotyczyć również samego dokumentu. Taki błąd nie skutkuje nieważnością czy nieskutecznością wypowiedzenia, a sprostować go można notatką urzędową.
Taki błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę nie narusza przepisów prawa pracy o wypowiedzeniach. Zgodnie z art. 65 § 1 k.c. oświadczenie woli należy tak tłumaczyć, jak tego wymagają – ze względu na okoliczności, w których zostało złożone – zasady współżycia społecznego oraz ustalone zwyczaje.
Należy jednak pamiętać, że błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę można uznać za oczywistą omyłkę pisarską, jeśli dotyczy prostej pomyłki, np. za dużo o jedno „0”, źle wpisana data (zła data zawarcia umowy na wypowiedzeniu), choć obie strony stosunku pracy wiedzą, jaka powinna być prawidłowa itp. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 25 kwietnia 2019 roku sygn. I PK 19/18 potwierdzi, iż jedynie prostą omyłkę w wypowiedzeniu można poprawić.
Jeśli pracodawca wskazał w wypowiedzeniu nieprawdziwą przyczynę, a następnie zreflektował się i chciałby ten błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę poprawić, to jest to niemożliwe. Jedyna opcja dla pracodawcy to wycofanie złożonego już wypowiedzenia (jeśli dotarło ono już do pracownika, to wycofanie wypowiedzenia umowy o pracę możliwe jest jedynie za zgodą pracownika).
Błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę może być spowodowany nie treścią samego wypowiedzenia czy jego formą, ale okolicznościami towarzyszącymi wręczeniu wypowiedzenia.
Chodzi tu głownie o naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Generalnie, jeśli np. pracodawca czy osoba upoważniona sporządzają wypowiedzenie umowy o pracę, a następnie wręczają je pracownikowi np. przez osobę trzecią, to narusza to przepisy rozporządzenia RODO o ochronie danych osobowych.
https://spdszkolenia.pl/course/w-przygotowaniu-ochrona-danych-osobowych-w-zakladzie-pracy/
Podobnie, jeśli np. pracodawca wręcza pracownikowi wypowiedzenie, po czym publicznie rozgłasza przyczyny, to może to prowadzić do naruszenia dóbr osobistych pracownika. Należy zatem wręczenie wypowiedzenia „zorganizować” w taki sposób, aby nie dochodziło przy nim do naruszeń danych osobowych czy dóbr osobistych pracownika.
Prawa pracownika w związku z błędem czy wadą wypowiedzenia umowy o pracę
Wypowiedzenie wadliwe i tak jest skuteczne. Błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę nie powoduje jego nieważności. Takie wady mogą jednak uprawniać pracownika do odwołania się od wypowiedzenia do sądu pracy.
Czytaj także: Podanie o rozwiązanie umowy o pracę w związku z przejściem na emeryturę
Zgodnie z art. 264 kodeksu pracy odwołanie od wypowiedzenia umowy o pracę wnosi się do sądu pracy w ciągu 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę o pracę.
W swoim odwołaniu od wypowiedzenia do sądu pracy pracownik może zażądać przywrócenia do pracy albo odszkodowania. Przy czym nawet, jeśli pracownik żąda przywrócenia do pracy, to sąd może orzec o odszkodowaniu, jeśli w ocenie sądu przywrócenie pracownika do pracy jest bezcelowe, ze względu np. na konflikt między pracownikiem i pracodawcą.
Jedynie w sytuacji wypowiedzenia umowy pracownikowi w okresie ochronnym przed emeryturą czy kobiecie w ciąży sąd w pierwszej kolejności orzeka o przywróceniu do pracy. Należy mieć na względzie, że błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę nie tylko uprawnia pracownika do odwołania się do sądu pracy.
Wypowiedzenie umowy o pracę z rażącym naruszeniem prawa może skutkować nałożeniem na pracodawcę grzywny do 30 tysięcy zł, co wynika wprost z przepisu art. 281 pkt 3 kodeksu pracy.
