Jak się liczy urlop wypoczynkowy? Teoretycznie prosto – zapewne orientujesz się, że pracownik ma prawo do 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku, w zależności od stażu, że urlop wypoczynkowy liczy się w proporcji do etatu itd. Tymczasem sprawa nie jest taka oczywista.
Weźmy pod uwagę chociażby to, jak się liczy urlop w pierwszej pracy. Pracownik zostaje zatrudniony po raz pierwszy w życiu. On na swój urlop musi poczekać. Może się nawet okazać, że jeśli to jego pierwsze zatrudnienie trwa krótko, to w pierwszej pracy w życiu w ogóle na urlop nie pójdzie – po prostu go nie dostanie.
Dlaczego? M.in. o tym w niniejszym artykule. Omówimy w nim, jak się liczy urlop w pierwszej pracy, jak się liczy urlop proporcjonalnie, jak się liczy urlop na pół etatu (czy w ogóle na niepełnym etacie), do kiedy należy wykorzystać urlop zaległy, czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie itd.
Artykuł będzie długi, ale postaramy się zasady udzielania urlopów wypoczynkowych omówić możliwie kompleksowo. Najpierw trochę niezbędnej teorii, a potem już konkretne przykłady naliczania urlopów wypoczynkowych.
Jak się liczy urlop – prawo do urlopu wypoczynkowego
Stosownie do art. 152 §1 kodeksu pracy pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, zwanego dalej „urlopem. Prawa do urlopu pracownik nie może się zrzec (co w konsekwencji prowadzi do tego, że nie może się również zrzec ekwiwalentu za urlop – więcej o ekwiwalencie za urlop niebawem). Nawet pisemne zrzeczenie się urlopu wypoczynkowego przez pracownika jest nieważne.
Sprawdź również: Samowolne opuszczenie stanowiska pracy
Jednocześnie stosownie do art. 153 kodeksu pracy pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku, a od każdego następnego roku nabywa prawo do tzw. urlopu kolejnego.
Ten przepis wskazuje, jak się liczy urlop w pierwszej pracy i – pośrednio – kiedy pracownik w ogóle nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego. Otóż pracownik podejmujący zatrudnienie po raz pierwszy, w tym roku kalendarzowym w którym podejmuje zatrudnienie, nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem miesiąca pracy. Nie od razu po zatrudnieniu, ale obowiązuje go ten miesiąc „karencji”.
Pisaliśmy niedawno również: Minimalne wynagrodzenie 2023 od brutto do netto
Problem w tym, że przepisy kodeksu pracy nie wskazują, jak liczyć ten miesiąc. Przykładowo – czy pracownik zatrudniony 1 września ma prawo do urlopu 30 września, czy dopiero 1 października? A zatrudniony 10 września ma urlop 9 czy 10 października?
W tym zakresie wypowiedział się m.in. Sąd Najwyższy, stwierdzając w swym wyroku z dnia 19 grudnia 1996 roku sygn. I PKN 47/96, iż upływ miesiąca następuje w dniu bezpośrednio poprzedzającym dzień, który nazwą lub datą odpowiada dniowi, od którego pracownik został zatrudniony.
Zgodnie z tym wyrokiem dla pracownika, zatrudnionego 1 września miesiąc pracy upływa 30 września, dla pracownika zatrudnionego 1 października miesiąc pracy upływa 31 października, z kolei dla pracownika zatrudnionego 10 września miesiąc upływa 9 października. Tak należy to przyjąć ustalając, jak się liczy urlop w pierwszej pracy.
Wymiar urlopu wypoczynkowego w pierwszej pracy
Druga ważna rzecz w kontekście urlopu w pierwszej pracy. Stosownie do powołanego art. 153 §1 kodeksu pracy pracownik nabywa z upływem każdego miesiąca pracy prawo do 1/12 z urlopu, jaki by mu przysługiwał po przepracowaniu roku. Co istotne – tego urlopu nie zaokrągla się w górę do pełnego dnia.
W przeważającej większości przypadków pracownik podejmujący zatrudnienie po raz pierwszy nie ma jeszcze stażu, uprawniającego go do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 26 dni (więcej o tym za chwilę).
Czytaj także: Urlop na pół etatu
A zatem z upływem każdego miesiąca pracy pracownik ma prawo do 1/12 z 20 dni urlopu, czyli 1,67 dnia przeliczeniowego (dzień urlopu wypoczynkowego przeliczeniowo to zawsze 8 godzin – z pewnymi wyjątkami, np. dzień urlopu pracownika niepełnosprawnego to 7 godzin (pisaliśmy m.in. Urlop wypoczynkowy pracowników niepełnosprawnych).
Tych 1,67 dnia nie zaokrąglamy w górę. A więc pracownik może wykorzystać 1 dzień urlopu, a pozostałe 0,67 dnia przechodzi niejako na kolejne miesiące. W praktyce, jeśli pracodawca ten urlop zaokrągli, to jest to działanie na korzyść pracownika, a więc dozwolone. Niemniej pracownik nie ma roszczenia o zaokrąglenie tego urlopu do 2 dni.
Dla formalności – zwróć uwagę, co mówi przepis: pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. O co tu chodzi? Ustalając wymiar urlopu na dzień zatrudnienia musimy „doliczyć” rok do stażu z góry.
Przykładowo: Zatrudniamy pracownika 1 września. Jest to jego pierwsze zatrudnienie w życiu. Pracownik ma ukończone studia, a więc ma od razu 8 lat stażu urlopowego (więcej o stażu urlopowym za chwilę). No więc ustalając wymiar, z jakiego będziemy liczyć urlop sprawdzamy, jaki urlop pracownik będzie miał po przepracowaniu roku. Będzie miał wówczas staż pracy 9 lat (zakładając, że będzie cały rok pozostawał w zatrudnieniu), a więc nadal liczymy urlop z puli 20 dni.
Może się zdarzyć w praktyce, że pracownik po studiach wyjechał za granicę i pracował legalnie za granicą przez np. 3 lata. Wraca do Polski i podejmuje zatrudnienie po raz pierwszy w Polsce. Ten okres legalnej pracy za granicą zalicza mu się do stażu na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 20.04.2004 o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. No więc jeśli zatrudniamy go w dniu 1 września, a on ma za sobą studia (8 lat do stażu) + 3 lata pracy za granicą (3 lata do stażu), to po przepracowaniu roku będzie miał w sumie 12 lat stażu urlopowego, a więc już w pierwszym roku pracy liczymy mu urlop 1/12 z 26, a nie 1/12 z 20 dni (pisaliśmy m.in. Praca za granicą a urlop).
Kolejna ważna sprawa. Pracownik zatrudniony np. 10 grudnia, jeśli jest to jego pierwsza praca w życiu na etacie, w tym roku w ogóle nie nabędzie prawa do urlopu wypoczynkowego, bo w tym roku podjęcia pracy nie upłynie miesiąc pracy. Z kolei od 1 stycznia kolejnego roku, jeśli na ten dzień pozostaje w zatrudnieniu, nabywa prawo do tzw. urlopu kolejnego, czyli urlopu „z góry”.
Następna sprawa. Może się okazać, że pracownik podjął pierwszą pracę w życiu i szybko z niej zrezygnował (albo pracodawca szybko zrezygnował z niego – pisaliśmy gościnnie Za co można zwolnić pracownika). W takim wypadku, jeśli w tym pierwszym zakładzie pracy nie upłynął miesiąc pracy, pracownik w ogóle nie nabył prawa do urlopu.
Tyle, że on tego stażu nie traci. Ten krótki okres zatrudnienia zostanie zaliczony do miesiąca karencji u nowego pracodawcy w tym roku, jeśli pracownik jeszcze w tym roku podejmie zatrudnienie.
Przykład: Pracownik zatrudniony w firmie X w dniu 1 lipca, już 17 lipca rozwiązał umowę o pracę za porozumieniem stron (pisaliśmy: Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron). Od 1 sierpnia zatrudnił się w firmie Y. W firmie Y on już nie musi przepracować miesiąca – do tego miesiąca karencji zaliczone zostanie te 17 dni przepracowane w firmie X). Pracodawca Y wie, ile dni zaliczyć do miesiąca karencji, bo ma świadectwo pracy pracownika potwierdzające okres zatrudnienia.
Dla porządku dodajmy, że w praktyce funkcjonuje takie rozwiązanie, że jeśli pracownik podejmuje zatrudnienie w firmie X i w danym miesiącu przepracuje wszystkie dni robocze, to już nabywa prawo do urlopu – nie musi czekać miesiąc, bo może pracować np. na pół etatu i mieć zaplanowane kilkanaście dni w miesiącu do przepracowania. Takie rozwiązanie nie wynika z przepisów prawa pracy, ale jest korzystniejsze dla pracownika, a więc dozwolone.
Może się okazać, że pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy w życiu zostaje zatrudniony na niepełnym etacie. Jak się liczy urlop dla takiego pracownika? Tak, jak napisaliśmy powyżej, przy czym należy najpierw ustalić wymiar roczny urlopu w proporcji do etatu (i tu uwaga – ten urlop zaokrąglamy do pełnego dnia).
Przykład: Pracownik zostaje zatrudniony w dniu 1 września na 1/3 etatu. Jest to jego pierwsza praca w życiu. Urlop wypoczynkowy w pierwszej pracy należy mu się z upływem miesiąca pracy, w wysokości 1/12 z należnego wymiaru. A jaki jest ten należny wymiar? 1/3 z 20 dni = 6,67 dnia, czyli po zaokrągleniu 7 dni. I dopiero 1/12 z 7 dni = 0,58 dnia to wymiar urlopu należnego z upływem miesiąca pracy (tego urlopu już nie zaokrąglamy).
Oczywiście, jak wspomnieliśmy, pracodawca może ten urlop zaokrąglić do pełnego dnia, ale nie musi. A skoro pracownik pracuje na 1/3 etatu, to on nie musi pracować po 8 godzin na dobę (pisaliśmy m.in. Jak planować czas pracy na niepełnym etacie).
Teraz druga ważna rzecz. Wymiar urlopu wypoczynkowego
Jak się liczy urlop – 20 czy 26 dni
Stosownie do art. 154. § 1. Wymiar urlopu wynosi 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat oraz 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat. Jest to urlop podstawowy. Niektóre grupy pracowników mają urlopy dodatkowe, jak np. pracownicy niepełnosprawni, nauczyciele akademiccy itd.
Te 20 czy 26 dni urlopu wypoczynkowego w danym roku należą się pracownikowi co do zasady za przepracowany rok (tzn. rok, w którym nie było przerwy w zatrudnieniu dłuższej niż co najmniej miesiąc). Jeśli pracownik pracuje krócej, ten urlop przelicza się proporcjonalnie.
Przykładowo: Pracownik zostaje zatrudniony z dniem 1 sierpnia. Nie jest to jego pierwszy rok pracy, a więc nie obowiązuje go miesiąc karencji, ma staż urlopowy 7 lat. W okresie od 1 sierpnia do końca roku pracownik nabędzie prawo do 5/12 z 20 dni (sierpień do grudnia), czyli 8,33 dnia, czyli po zaokrągleniu 9 dni przeliczeniowych po 8 godzin każdy.
Co ważne – może się okazać, że np. 10 sierpnia pracownik kończy zatrudnienie w firmie X, a 20 sierpnia podejmuje zatrudnienie w firmie Y. W takim wypadku urlop za sierpień nalicza jeszcze poprzedni pracodawca. Wynika to wprost z przepisu art. 155(2a) §3 kodeksu pracy: Jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca.
Oczywiście te 20 albo 26 dni urlopu przysługuje pracownikowi na pełnym etacie. Jeśli pracownik pracuje na niepełnym etacie, wymiar urlopu wypoczynkowego ustala się w proporcji do etatu (pisaliśmy m.in. Zmiana etatu a urlop).
Przykładowo: Pracownik zostaje zatrudniony z dniem 1 sierpnia na 3/4 etatu. Ma staż urlopowy 7 lat, a więc gdyby pracował na pełnym etacie, miałby prawo do urlopu wypoczynkowego 20 dni. A ponieważ pracuje na 3/4 etatu, ma prawo do 3/4 z 20 = 15 dni przeliczeniowych urlopu wypoczynkowego za rok. A ponieważ zostaje zatrudniony od sierpnia, za ten rok należy mu się urlop 5/12 z 15 dni = po zaokrągleniu 7 dni przeliczeniowych. Od 1 stycznia następnego roku nabywa prawo do pełnej puli 15 dni (przy czym urlop ten może zostać zmniejszony, jeśli pracownik w trakcie roku odejdzie z pracy. Więcej o tym za chwilę).
Do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu zalicza się wszystkie niedublujące się okresy zatrudnienia, bez względu na sposób zakończenia stosunku pracy. Przykładowo pracownik pracuje od stycznia w firmie X, a równolegle od lipca podejmuje zatrudnienie w firmie Y. Ten stosunek pracy w firmie X nie został zakończony, ale okres pozostawania w zatrudnieniu w tej firmie do dnia poprzedzającego nawiązanie stosunku pracy w firmie Y zostanie zaliczony do stażu urlopowego w firmie Y.
A ponieważ stosunek pracy w firmie X trwa, pracownik siłą rzeczy nie dostarczy świadectwa pracy. Natomiast potwierdzeniem, umożliwiającym zaliczenie tego okresu do stażu urlopowego może być dla pracownika zaświadczenie o zatrudnieniu z firmy X.
Do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu zalicza się szkołę:
Art. 155. § 1. Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:
1) zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
2) średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
3) średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat,
4) średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,
5) szkoły policealnej – 6 lat,
6) szkoły wyższej – 8 lat.
Okresy nauki, o których mowa w pkt 1-6, nie podlegają sumowaniu.
§ 2. Jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.
Zalicza się również i inne okres – okres odbywania służby wojskowej, okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych, okres pracy w gospodarstwie rolnym rodziców. Licencjat na potrzeby ustalenia stażu urlopowego traktowany jest jak szkoła wyższa i daje pracownikowi 8 lat do stażu.
Do stażu, od którego zależy wymiar urlopu zalicza się również m.in. okres, za który przysługuje odszkodowanie za skrócenie wypowiedzenia, jeśli pracownik nie podjął w tym czasie innej pracy, okres pozostawania bez pracy, za który pracownik otrzymał odszkodowanie (np. sąd uznał, że nie było przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę czy dyscyplinarki), okres urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi w celu podjęcia pracy u innego pracodawcy, okres urlopu wychowawczego (z zastrzeżeniem, o którym za chwilę), okres urlopu bezpłatnego udzielonego młodocianemu w okresie ferii szkolnych, okres urlopu bezpłatnego udzielonego w związku z powołaniem pracownika do pełnienia funkcji, okres służby zastępczej – pisaliśmy m.in. Czy pracodawca może wysłać pracownika na urlop bezpłatny).
Jeśli pracownik ma tytuł licencjata, za co dostał do stażu urlopowego 8 lat, a następnie podejmuje studia uzupełniające i kończy je tytułem magistra, to te 8 lat nie dubluje się – ukończenie studiów drugiego stopnia nie daje mu już nic do stażu urlopowego.
Okresy nauki nie podlegają sumowaniu. Czyli jeśli pracownik za szkołę średnią ma np. 4 lata zaliczone do stażu urlopowego, to ukończenie studiów nie daje mu dodatkowych 8 lat – po prostu do stażu urlopowego zalicza się 8 lat.
Jak się liczy urlop – dokumentowanie stażu urlopowego
Udokumentowanie odpowiedniego stażu urlopowego leży w interesie pracownika. Pracodawca nie ma obowiązku poszukiwania informacji na temat tego, czy i jakie okresy zaliczyć pracownikowi do stażu. Jeśli pracownik gdzieś wcześniej pracował, jeśli ukończył studia, jeśli pracował w gospodarstwie rolnym rodziców itd., to w jego interesie jest, aby te okresy zaliczane do stażu urlopowego udokumentować.
Jeśli pracodawca zatrudnia pracownika, a pracownik nie jest w stanie (albo nie chce) dostarczyć np. świadectw pracy z poprzednich zakładów pracy, to należy to traktować jako podjęcie zatrudnienia po raz pierwszy w życiu, a więc nalicza się pracownikowi urlop 1/12 z wymiaru należnego po przepracowaniu roku z upływem miesiąca pracy. Choćby pracownik pracował wcześniej 20 lat, dopóki nie udokumentuje poprzedniego zatrudnienia, traktowany jest jako „świeżak” na rynku pracy i ma prawo do urlopu dopiero z upływem miesiąca pracy.
Jeśli pracownik ma jakieś dokumenty w języku obcym, potwierdzające np. zatrudnienie za granicą, to we własnym zakresie musi sobie te dokumenty przetłumaczyć. Akta osobowe prowadzi się w języku polskim, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby załączać również dokumenty w języku obcym, wraz z tłumaczeniem na język polski (nie musi to być tłumaczenie przysięgłe).
Co ważne – może się okazać, że pracownik dostarczy dokumenty potwierdzające okresy zaliczane do stażu pracy już w czasie, kiedy zatrudnienie trwa. Należy wówczas przeliczyć urlop wstecz i jeśli okazuje się, że np. prawo do 26 dni urlopu pracownik miałby już we wrześniu zeszłego roku, to te ekstra 6 dni za poprzedni i bieżący rok należy mu doliczyć. Nie dotyczy to tego urlopu, który zdążył się już przedawnić (urlop przedawnia się po 3 latach).
Omówiliśmy wymiar urlopu wypoczynkowego i prawo do urlopu wypoczynkowego. Wiesz już, jak się liczy urlop w pierwszej pracy i w latach kolejnych. Wrócimy do tego tematu jeszcze, tymczasem omówmy samo udzielanie urlopów.
Jak się liczy urlop – udzielanie urlopu w dniach i godzinach
Dzień przeliczeniowy urlopu to 8 godzin (dla pracowników niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym i znacznym 7 godzin). Tymczasem pracownik może pracować niekoniecznie po 8 godzin na dobę – przykładowo pracuje na niepełnym etacie (pisaliśmy m.in. Co traci pracownik na pół etatu), w równoważnym systemie czasu pracy (pisaliśmy m.in. System równoważnego czasu pracy oraz na naszym innym blogu Praca po 12 godzin a urlop wypoczynkowy).
Zasada jest taka, że urlopu wypoczynkowego udziela się pracownikowi w dni, które są dla niego dniami roboczymi, w takim wymiarze, jaki pracownik ma do przepracowania danego dnia, zgodnie z grafikiem (pisaliśmy m.in. Grafik czasu pracy). Przykładowo – jeśli pracownik pracuje np. od poniedziałku do piątku po 8 godzin na dobę (doba pracownicza trwa 24 godziny liczone od chwili rozpoczęcia pracy danego dnia – pisaliśmy m.in. Nadgodziny przed godzinami pracy), to urlopu wypoczynkowego udziela mu się po 8 godzin.
Z kolei jeśli pracownik pracuje na niepełnym etacie, np. 4 4 8 0 4 Sb Nd, chce mieć cały tydzień wolny, to fizycznie on będzie miał 4 dni nieobecności urlopowej, ale przeliczeniowo w poniedziałek wykorzysta pół dnia urlopu, wtorek pół dnia, środę cały dzień, czwartek bez urlopu, bo to nie dzień roboczy, piątek pół dnia urlopu.
Pisaliśmy niedawno również: Niepełny miesiąc pracy a wynagrodzenie
Obrazowo. Mamy dwóch pracowników. Jeden na pełnym etacie, drugi na pół etatu. Mają staż urlopowy krótszy niż 10 lat, a więc pierwszy ma 20 dni urlopu za rok, drugi ½ z 20 = 10 dni urlopu za rok. Pierwszy pracuje 8 8 8 8 8 Sb Nd, drugi pracuje 4 4 4 4 4 Sb Nd. Pierwszy ma 20 dni po 8 godzin urlopu, drugi 10 dni po 8 godzin, czyli de facto 20 dni nieobecności urlopowej po 4 godziny.
Inna rzecz – pracownik zatrudniony np. w równoważnym systemie czasu pracy pracujący 12 12 0 12 8 Sb Nd albo podobnie. Chce mieć wolne poniedziałek i wtorek – on ma dwa dni fizycznej nieobecności urlopowej, ale z należnej puli urlopu należy mu pobrać 24 godziny, a wiec 3 dni przeliczeniowe urlopu.
Inny przykład: Pracownik ma zaplanowane we wtorek 4 godziny pracy, środę ma wolną, czwartek ma zaplanowane 12 godzin pracy. Chce mieć wolne od wtorku do czwartku. Z puli urlopowej pobieramy mu 16 godzin urlopu, a więc 2 dni przeliczeniowe, a pracownik i tak ma 3 dni wolne – dwa dni nieobecności urlopowej i jeden dzień wolny grafikowo.
Jeśli pracownik ma planowaną pracę w niedzielę czy święta, zgodnie z grafikiem są to dla niego dni robocze, to oczywiście może w te dni wziąć urlop. Tyle, że urlop wypoczynkowy w niedzielę czy święto jest możliwy wyłącznie, jeśli są to dni pracy (pisaliśmy również: Oddawanie czasu wolnego za pracę w niedzielę).
Co do zasady, jeśli pracownik idzie na urlop, to na cały dzień. W praktyce zdarzają się jednak przypadki, w których pracownikowi udziela się urlopu na część dnia. Kiedy tak się może zdarzyć? Przykładowo – pracownik pracuje na pół etatu. Ma do wykorzystania 80 godzin urlopu. Wykorzystał 76 godzin. Przechodzi na pełny etat, a te 4 godziny urlopu pozostałe nie zostają zaokrąglone do pełnego dnia. No i może się okazać, że pracownik ma zaplanowane 8 godzin pracy, a na 4 godziny dostanie urlop – bo tyle mu zostało. Wynika to wprost z przepisu art. 154(2) §4 kodeksu pracy:
Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop.
A teraz jak się liczy urlop po zmianie wymiaru etatu. Jeśli pracownikowi zmienia się wymiar etatu w trakcie roku, to należny za ten rok urlop należy przeliczyć odpowiednio do każdego wymiaru etatu. Załóżmy, że mamy pracownika, który od stycznia do końca lipca pracuje na pełnym etacie, a od sierpnia do grudnia na pół etatu. Pracownik ten ma staż urlopowy ponad 10 lat, a więc urlop należy liczyć z puli 26 dni.
Styczeń – lipiec: 7/12 z 26 = po zaokrągleniu 16 dni przeliczeniowych po 8 godzin
Sierpień – grudzień 1/2 26 – 13 dni; 5/12 z 13 dni = po zaokrągleniu 6 dni przeliczeniowych po 8 godzin.
Teraz kolejna ważna sprawa: jak się liczy urlop po wychowawczym czy bezpłatnym.
Za cały rok pracownik ma urlop odpowiednio 20 albo 26 dni (na pełnym etacie). Jeśli pracownika zatrudniamy w trakcie roku, np. od 1 sierpnia, liczymy mu urlop w proporcji – on nie ma już u nas 20 albo 26 dni, ale 5/12 z 20 czy 26 dni, zakładając, że dopracuje do końca roku. Podobnie – z dniem 1 stycznia pracownik nabywa 20 albo 26 dni urlopu, ale okazuje się, że w trakcie roku odchodzi z pracy, a więc musimy przeliczyć urlop proporcjonalnie do miesiąca (włącznie), w którym pracownik odchodzi.
Tymczasem może się zdarzyć sytuacja, w której pracownik pozostaje w zatrudnieniu pełny rok, a mimo to należny mu wymiar urlopu wypoczynkowego zostanie obniżony. Mówi o tym wprost przepis art. 155(2) §1 kodeksu pracy.
Urlop wypoczynkowy należny za cały rok pomniejsza się po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie:
1) urlopu bezpłatnego
2) urlopu wychowawczego;
3) odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, służby przygotowawczej, okresowej służby wojskowej, terytorialnej służby wojskowej pełnionej rotacyjnie, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych;
4) tymczasowego aresztowania;
5) odbywania kary pozbawienia wolności;
6) nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy (pisaliśmy m.in. Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy konsekwencje).
Przykładowo – pracownik z dniem 1 stycznia nabywa prawo do 26 dni urlopu. Jednakże w okresie od 1 marca do 30 czerwca przebywał na urlopie bezpłatny. Należne mu 26 dni należy pomniejszyć o ten okres urlopu bezpłatnego i w rezultacie urlop wypoczynkowy pracownika za ten rok to nie 26 dni, ale 8/12 z 26 dni = po zaokrągleniu 18 dni.
Inny przykład: Pracownica w okresie 1 kwietnia – 20 września korzystała z urlopu wychowawczego (pisaliśmy m.in. Urlop wypoczynkowy po wychowawczym). Do tego jeszcze w październiku ma 15 dni urlopu bezpłatnego. Za cały rok należy jej urlop pomniejszyć o 5 miesięcy (niecałe 5 miesięcy wychowawczego plus te 15 dni bezpłatnego). W rezultacie urlop za cały rok to 7/12 z 26 dni = po zaokrągleniu 16 dni.
Uwaga – może się okazać, że pracownica zdążyła już wykorzystać całe 26 dni urlopu przed wychowawczym. Wówczas po prostu nie da się nic pomniejszyć. Absolutnie nie możemy je „zaciągnąć” urlopu należnego z puli na następny rok.
Jeszcze inny przykład: Pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym od 1 października do 31 marca następnego roku. Z dniem 1 stycznia on nie nabywa prawa do wypoczynkowego, bo przebywa na bezpłatnym. Dopiero po powrocie z bezpłatnego nabędzie prawo do urlopu wypoczynkowego, ale pomniejszonego o ten bezpłatny za bieżący rok, a więc będzie mieć tego urlopu 9/12 z 20 albo 9/12 z 26 dni (zakładając pełny etat).
Omówiliśmy zmniejszenie urlopu wypoczynkowego. Może się jednak zdarzyć, że pula urlopu pracownika powiększy się. Tak się stanie, jeśli w trakcie roku pracownik przekroczy te 10 lat stażu (wraz z okresami zaliczalnymi). Wówczas te dodatkowe 6 dni urlopu należy mu się od razu. Nie liczymy ich w proporcji.
Pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający.
Jak się liczy urlop – urlop zaległy i urlop na żądanie
Omawiając temat, „Jak się liczy urlop wypoczynkowy” nie sposób nie omówić urlopu zaległego i urlopu na żądanie. Co do zasady, zgodnie z art. 161 kodeksu pracy pracodawca udziela pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Może się jednak okazać, że pracownik nie zdąży (np. z powodu choroby czy innej dłuższej nieobecności) wykorzystać należnego urlopu w danym roku – wówczas niewykorzystany urlop przechodzi na rok następny jako tzw. urlop zaległy.
Tego urlopu zaległego należy pracownikowi udzielić do końca września roku następnego. Uwaga – do 30 września należy tego urlopu udzielić, a nie pracownik ma już do tego dnia cały zaległy urlop wypoczynkowy wykorzystać. Może więc być tak, że np. pracownik ma 11 dni zaległego urlopu z poprzedniego roku i rozpocznie ich wykorzystywanie w dniu 30 września, a zakończy w październiku. Wszystko zgodnie z przepisami – urlop zaległy został udzielony 30 września.
Przychodzi dzień 30 września. Pracodawca nie udzielił pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego. W związku z tym pracownik udzielił go sobie sam i od 30 września nie pojawia się w pracy. Czy takie zachowanie pracownika jest dozwolone, skoro przepisy wyraźnie wskazują, że do 30 września należy pracownikowi udzielić zaległego urlopu? Absolutnie nie.
W wyroku z dnia 5 grudnia 2000 roku sygn. I PKN 121/00 Sąd Najwyższy stwierdził, iż zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy. Naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy (pisaliśmy m.in. Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie).
Co ważne, udzielenie urlopu zaległego do końca września następnego roku nie dotyczy urlopu, który w poprzednim roku mógł być urlopem na żądanie. Ten urlop na żądanie to 4 dni (fizyczne, nie przeliczeniowe), z których pracownik może skorzystać w roku kalendarzowym. Nie liczymy ich jako 4 dni po 8 godzin, bo tyle wynosi przeliczeniowy dzień urlopu, ale 4 dni grafikowo wolne. Jeśli pracownik ma planowaną pracę 8 8 4 2 0 Sb Nd i idzie na urlop na żądanie na 4 dni, to wykorzysta 4 dni urlopu na żądanie, ale z należnej mu puli urlopu wypoczynkowego zostanie pobrane 22 godziny.
Wracając do urlopu zaległego. Załóżmy, że w tym roku pracownik ma 26 dni urlopu. Wykorzystał za cały rok 20 dni, w tym 1 dzień urlopu na żądanie. Na następny rok przechodzi mu 6 dni urlopu zaległego, w tym 3 dni, które mogły być wcześniej urlopem na żądanie. No więc do 30 września pracodawca musi udzielić pracownikowi 3 dni, a te pozostałe 3 dni, które w zeszłym roku mogły być urlopem na żądanie, pracownik musi wykorzystać do końca grudnia.
Z kolei co do urlopu na żądanie – przepisy kodeksu pracy nie wskazują, w jakim terminie pracownik musi złożyć wniosek, ani w jakiej formie. W wyroku z dnia 15 listopada 2006 roku sygn. I PK 128/06 Sąd Najwyższy stwierdził, iż wniosek o urlop na żądanie pracownik powinien złożyć najpóźniej pierwszego dnia okresu, w którym zamierza z tego urlopu korzystać, przed rozpoczęciem dniówki pracowniczej.
Jeśli pracownik przychodzi danego dnia do pracy, rozpoczyna wykonywanie pracy, po czym np. pokłóci się z przełożonym i składa wniosek o urlop na żądanie, a następnie opuszcza zakład pracy, to jest to ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. W wyroku z dnia 7 lutego 2008 roku sygn. II PK 162/07 Sąd Najwyższy stwierdził, iż zachowanie pracownika polegające na opuszczeniu miejsca pracy, po wystosowaniu żądania urlopu po kilku godzinach świadczenia pracy w tym właśnie dniu, należy traktować jako bezprawne, tj. naruszające podstawowy obowiązek pracowniczy w postaci konieczności przestrzegania ustalonego u pracodawcy czasu pracy.
Urlopów wypoczynkowych udziela się zgodnie z planami urlopowymi. Jeśli w danym zakładzie pracy nie tworzy się planów urlopowych, urlopów udziela się w terminach uzgodnionych z pracownikami. W praktyce, jeśli planów urlopowych nie ma, pracownicy po prostu składają wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego w danym terminie. Co ważne, pracodawca nie musi się na taki termin zgodzić, a jeśli pracownik samowolnie rozpocznie korzystanie z urlopu bez zgody pracodawcy, może ponieść za to konsekwencje, aż do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia włącznie (pisaliśmy m.in. Kary dla pracowników).
Plan urlopów tworzy się na rok, pół roku, na kwartał, nawet na miesiąc – przepisy kodeksu pracy nie wskazują okresu, na jaki należy plan urlopowy tworzyć. Zasada jest taka, że urlopu wypoczynkowego udziela się w całości, a na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Powstaje pytanie, czy te 14 dni urlopu w ciągłości jest obowiązkowe. Państwowa Inspekcja Pracy przyjęła jakiś czas temu stanowisko, że wykroczeniem jest nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżenie wymiar tego urlopu.
Zgodnie ze stanowiskiem PIP nadmierne rozdrobnienie urlopu udzielanego na wniosek pracownika nie stanowi wykroczenia przeciwko jego prawom, a więc nieudzielenie pracownikowi co najmniej jednej części urlopu krótszej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych nie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika.
Urlop wypoczynkowy może zostać przerwany z powodu:
· czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
· odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
· odbywania ćwiczeń wojskowych lub przeszkolenia wojskowego albo pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, przez czas do 3 miesięcy,
· urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego.
Uwaga – wskazane przyczyny przerwania urlopu to katalog zamknięty. Oznacza to, że z innych powodów urlop nie może zostać przerwany, jeśli pracodawca nie wyrazi na to zgody. Jeśli pracownik rozpoczyna urlop wypoczynkowy i w trakcie tego urlopu pójdzie na zwolnienie lekarskie, to to zwolnienie przerwa urlop i niewykorzystana część urlopu zostaje przesunięta na okres późniejszy (do udzielenia w terminie uzgodnionym z pracodawcą).
Co ważne – pracownik nie może, będąc na zwolnieniu lekarskim jako osoba niezdolna do pracy z powodu choroby, przebywać na urlopie wypoczynkowym. Zwolnienie lekarskie przerywa urlop wypoczynkowy. Stąd też np. nie można udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego po chorobie trwającej ponad 30 dni, jeśli nie ma on za sobą badań kontrolnych i nie posiada zaświadczenia o zdolności do pracy.
W wyroku z dnia 24 lutego 2015 roku sygn. II PK 84/14 Sąd Najwyższy stwierdził, iż niedopuszczalne jest wyrażenie zgody przez pracodawcę na urlop wypoczynkowy w okresie niezdolności pracownika do pracy.
Wyjątkiem od badań lekarskich przed urlopem jest sytuacja, w której na urlop wypoczynkowy wybiera się pracownica bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Przed porodem przebywała ona zapewne na zwolnieniu lekarskim (pisaliśmy m.in. Ile się należy na L4 w ciąży oraz Podstawa do chorobowego w ciąży). Wynika to wprost z przepisu art. 163 §3 kodeksu pracy.
Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego
Jeśli pracownik rozpoczyna urlop wypoczynkowy to nie oznacza to, że w każdym wypadku wykorzysta ten urlop w ustalonym uprzednio terminie w całości. Zdarzają się w praktyce przypadki dopuszczające odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego. Przepisy prawa pracy dopuszczają możliwość odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego z przyczyn dotyczących pracodawcy, gdy zachodzą okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu oraz obecność pracownika w zakładzie pracy jest niezbędna.
Termin urlopu wypoczynkowego może również zostać przesunięty. Przesunięcie urlopu może odbywać się z tych samych przyczyn, z powodu których urlop wypoczynkowy zostaje przerwany. Dotyczy to przyczyn usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy, w szczególności
termin urlopu może zostać przesunięty z powodu:
· czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
· odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
· powołania na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy,
· urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego.
Każda usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy, również inna niż wyżej wymienione, zobowiązuje pracodawcę do przesunięcia terminu urlopu (art. 165 Kodeksu pracy). Co ważne, okoliczności kodeksowe przesunięcia terminu urlopu nie tworzą katalogu zamkniętego, a więc można urlop przesuwać również z innych powodów niż wymienione.
Wreszcie możliwe jest odwołanie pracownika z urlopu. Chodzi o sytuację, w której pracownik rozpoczął korzystanie z urlopu wypoczynkowego, ale pracodawcy obecność pracownika w pracy jest jednak niezbędna. Zgodnie z art. 167 §1 kodeksu pracy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.
Oczywiście pracodawca musi zwrócić pracownikowi koszty, jakie ten poniósł na skutek odwołania go z urlopu wypoczynkowego. Jeśli stosunek pracy kończy się, a na dzień zakończenia stosunku pracy pracownik dysponuje niewykorzystanym urlopem, pracodawca wypłaca pracownikowi ekwiwalent za urlop. O tym szerzej już niebawem (pisaliśmy m.in. Jak się liczy ekwiwalent za urlop). Jeśli cokolwiek jest dla Ciebie niejasne, pytaj w komentarzach.
