Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony – kompleksowe omówienie

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony (czy zresztą jakiejkolwiek umowy o pracę) jest jednym ze sposobów rozwiązania stosunku pracy. Zgodnie z przepisem art. 30 §1 ust. 2 kodeksu pracy umowa o pracę rozwiązuje się przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem). W praktyce taki sposób rozwiązania umowy o pracę polega na tym, że jedna strona (pracodawca albo pracownik) składa drugiej stronie oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę, a po upływie okresu wypowiedzenia umowa o pracę rozwiązuje się. Wręczenie wypowiedzenia nie powoduje zatem skutku natychmiastowego, czyli rozwiązania umowy o pracę w dniu wręczenia wypowiedzenia. Zgodnie z art. 32 kodeksu pracy każda ze stron może rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem, a rozwiązanie umowy następuje z upływem okresu wypowiedzenia.

Wszystko niby proste, w praktyce – szczególnie ze względu na rodzaj umowy – wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony sprawia nierzadko pewne problemy, które omówimy w niniejszym artykule. Artykuł długi, ale warto tę kwestię bliżej poznać.

Okres wypowiedzenia uzależniony jest od rodzaju zawartej umowy – inny będzie dla umowy na okres próbny, a inny dla umowy na czas określony i nieokreślony. W tym drugim wypadku – wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony – okres wypowiedzenia uzależniony jest od stażu pracy u danego pracodawcy i wynosi odpowiednio (art. 36 kodeksu pracy):

1) 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;

2) 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;

3) 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Co ważne, do ustalenia stażu pracownika na potrzeby określenia właściwego okresu wypowiedzenia należy uwzględnić łączny staż pracy, a nie tylko czas trwania ostatniej umowy. Co więcej, nie mają tu znaczenia ewentualne przerwy w zatrudnieniu.

Przykład: pracownik w firmie X pracował na podstawie umowy o pracę na okres próbny w okresie od 1 września 2019 do 30 listopada 2019 (3 miesiące). Ponownie został zatrudniony w dniu 1 kwietnia 2020 na podstawie umowy o pracę na czas określony. W dniu 8 lipca 2020 pracownik umowę o pracę wypowiedział. Łączny staż jego pracy u tego pracodawcy przekracza już 6 miesięcy (należy do niego wliczyć okres poprzedniej umowy na okres próbny), a zatem obowiązuje go miesięczny okres wypowiedzenia, który upłynie w dniu 31 sierpnia 2020.

Należy pamiętać, że okresy wypowiedzenia liczone w tygodniach kończą się zawsze w soboty, z kolei okresy wypowiedzenia liczone w miesiącach upływają w ostatnim dniu miesiąca. Gdyby zatem pracownika obowiązywał dwutygodniowy okres wypowiedzenia (gdyby wcześniej nie pracował na okresie próbnym i miał łączny staż pracy krótszy niż 6 miesięcy), to wówczas umowa o pracę wypowiedziana w dniu 8 lipca (środa) rozwiązałaby się w dniu 25 lipca (sobota). Z kolei gdyby pracownika obowiązywał miesięczny okres wypowiedzenia, to umowa rozwiąże się w dniu 31 sierpnia (na koniec następnego miesiąca).

Powstaje pytanie, czy skoro okres wypowiedzenia liczony jest np. w tygodniach czy miesiącach, to czy okres wypowiedzenia swój bieg zaczyna w momencie wręczenia wypowiedzenia, czy dopiero od niedzieli albo pierwszego dnia następnego miesiąca. Okresy wypowiedzenia liczone są w tygodniach albo miesiącach. Jeśli zatem mamy przypadek, w którym wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony zostało wręczone np. 15 lipca, to okres wypowiedzenia miesięczny upłynie 31 sierpnia, a więc rozpocznie się 1 sierpnia. Podobnie, gdyby okres wypowiedzenia był dwutygodniowy, a wypowiedzenie zostało złożone w czwartek, to to wypowiedzenie, aby zakończyło się w sobotę, musi rozpocząć się w niedzielę.

Należy tu zaznaczyć, iż pewne obowiązki pracownika powstają już w chwili wręczenia mu wypowiedzenia, zanim de facto swój bieg rozpocznie okres wypowiedzenia. To bardzo ważne, np. w kontekście wysłania pracownika w okresie wypowiedzenia na zaległy urlop wypoczynkowy (urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia to jedna z dwóch sytuacji, w których pracodawca może pracownika niejako zmusić do urlopu wypoczynkowego – drugą jest udzielenie urlopu zaległego do końca września).

A więc skoro okres wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony zaczyna się dopiero od 1 dnia następnego miesiąca, to i tak od dnia wręczenia wypowiedzenia pracodawca posiada już prawo do tego, aby poleceniem służbowym zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu zaległego czy bieżącego, aby uniknąć konieczności wypłacania świadczenia, jakim jest ekwiwalent za urlop (o ekwiwalencie pisaliśmy szerzej tutaj: ekwiwalent za urlop 2020).

Z drugiej strony, w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę, jeśli pochodzi ono od pracodawcy, to pracownik, którego obowiązuje miesięczny albo trzymiesięczny okres wypowiedzenia, ma prawo do urlopu na poszukiwanie pracydodatkowego dnia albo dwóch dni wolnych, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Ten urlop na poszukiwanie pracy należy mu się już po wręczeniu wypowiedzenia, pracownik nie musi czekać do dnia, w którym okres wypowiedzenia rozpocznie swój bieg.

Dopuszczalne jest skrócenie okresu wypowiedzenia – na drodze jednostronnej czynności pracodawcy albo na drodze porozumienia między pracodawcą i pracownikiem, zawartego już po dokonaniu wypowiedzenia. Skrócenie okresu wypowiedzenia jednostronnie przez pracodawcę jest dopuszczalne, jeśli to wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony spowodowane jest przyczyną, leżącą po stronie pracodawcy, np. likwidacją stanowiska pracy, ogłoszeniem upadłości czy generalnie przyczyną nieleżącą po stronie pracownika. W przypadku skrócenia okresu wypowiedzenia w tym trybie pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas, do jakiego umowa o pracę trwałaby, gdyby okresu wypowiedzenia nie skrócono.

W drugim przypadku najpierw dochodzi do wypowiedzenia umowy o pracę przez którąkolwiek ze stron, a potem dopiero strony zawierają porozumienie, że umowa rozwiąże się wcześniej. Przykładowo pracownik wypowiedział umowę o pracę w dniu 15 lipca, obowiązuje go 3-miesięczny okres wypowiedzenia, a więc umowa ma się rozwiązać 31 października. Pracownik otrzymał propozycję zatrudnienia w innym zakładzie i z dotychczasowym pracodawcą zawarł porozumienie, w którym ustalili, iż umowa rozwiąże się z dniem 30 września. W tym dniu umowa o pracę rozwiązała się za wypowiedzeniem (ustalenie wcześniejszego terminu rozwiązania umowy nie zmienia trybu jej rozwiązania, czyli ona się nadal rozwiązuje za wypowiedzeniem).

Możliwe jest również zwolnienie pracownika w okresie wypowiedzenia z obowiązku świadczenia pracy. Pracownik do pracy nie przychodzi, ale zachowuje prawo do wynagrodzenia. Taka sytuacja może mieć miejsce w przypadku, gdy np. pracodawca nie chce, aby pracownik miał dostęp do informacji w zakładzie pracy.

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony – forma, treść i obowiązki pracodawcy

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony (jak zresztą każdej umowy) powinno nastąpić na piśmie. Nie oznacza to jednak, że np. ustne wypowiedzenie umowy o pracę czy wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony emailem będzie nieskuteczne – ono będzie skuteczne w tym sensie, że po upływie okresu wypowiedzenia umowa o pracę rozwiąże się. Tyle, że takie wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony, dokonane bez zachowania formy pisemnej, jest wadliwe co do formy.

W wyroku z dnia 5 maja 2016 roku sygn. II UK 280/15 Sąd Najwyższy stwierdził, iż oświadczenie złożone w innej formie niż pisemna, np. e-mailem czy ustnie, w rozmowie telefonicznej lub osobistej nie powoduje nieważności dokonanej czynności prawnej, aczkolwiek upoważnia pracownika do wystąpienia na drogę sądową z odpowiednim roszczeniem przewidzianym przepisami prawa. W praktyce zatem lepiej, aby to wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony miało formę pisemną (zresztą wymaga tego przepis art. 30 §3 kodeksu pracy: oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie, aczkolwiek przepisy nie przewidują sankcji nieważności wypowiedzenia złożonego w innej formie.

O ile pracownik, składając wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony, nie musi uzasadniać powodu swojej decyzji, tak jeśli wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony pochodzi od pracodawcy, to pracodawca musi wskazać przyczynę, dla której zdecydował się rozwiązać za wypowiedzeniem umowę z pracownikiem. Uzasadnienia wypowiedzenia umowy o pracę pochodzącego od pracodawcy wymaga przepis art. 30 §4 kodeksu pracy – w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy.

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony, pochodzące od pracodawcy, wymaga uzasadnienia i wskazania przyczyny tego wypowiedzenia. W praktyce problemy może polegać na tym, że przepisy kodeksu pracy nie wskazują katalogu przyczyn, z powodu których pracodawca może pracownikowi wręczyć wypowiedzenie. Wszystko tu zależy od konkretnych okoliczności sprawy. Jednorazowe spóźnienie kilkuminutowe raczej nie uzasadnia jeszcze wypowiedzenia umowy o pracę, ale jeśli pracownik notorycznie się spóźnia, co dezorganizuje pracę w zakładzie pracy, to jest to jak najbardziej uzasadniona przyczyna wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony.

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony może być spowodowane utratą zaufania do pracownika. Pracodawca musi jednak wskazać zdarzenie czy okoliczności, które spowodowały tę utratę zaufania. Musi to być konkretny powód utraty zaufania – oszustwo, podjęcie działalności konkurencyjnej, ujawnianie tajemnicy zakładu pracy itp. Podobnie, przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony może być długotrwała i częsta choroba pracownika – dezorganizuje ona pracę, powoduje konieczność poszukiwania zastępstwa, generuje dla pracodawcy dodatkowe koszty, związane np. z nadgodzinami pozostałych pracowników (więcej o nadgodzinach pisaliśmy m.in. tutaj: jak się rozlicza nadgodziny).

Przyczyną uzasadniającą nie tylko wypowiedzenie, ale również nawet rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia może być nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy. Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony nie jest natomiast dozwolone wyłącznie z powodu osiągnięcia wieku emerytalnego przez pracownika.

Co do zasady przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę nie wskazuje się w świadectwie pracy, chyba, że np. wypowiedzenie jest motywowane likwidacją stanowiska pracy czy zakładu pracy, czy też może mieć znaczenie dla pracownika w kontekście ewentualnych świadczeń (np. świadczenia przedemerytalnego).

Jedna ważna uwaga – jeśli pracodawca uzasadnia wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony, to musi wskazać konkretną, obiektywną i uzasadnioną przyczynę, dla której zdecydował się na rozstanie z pracownikiem. Przyczyna ta nie musi być „ciężkiej wagi”, ale musi być uzasadniona. Co więcej, zbyt pobieżne opisanie przyczyny może się źle skończyć w sądzie pracy, jeśli pracownik od wypowiedzenia się odwoła – treść zawarta w wypowiedzeniu ma ogromne znaczenie, bowiem pracodawca w sądzie pracy nie może jej uzupełniać, wskazując np. innych przyczyn wypowiedzenia.

Co więcej, jeśli wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony pochodzi od pracodawcy, to ma on obowiązek zawiadomienia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Jeżeli zakładowa organizacja związkowa uważa, że wypowiedzenie byłoby nieuzasadnione, może w ciągu 5 dni od otrzymania zawiadomienia zgłosić na piśmie pracodawcy umotywowane zastrzeżenia. Jeśli ta zakładowa organizacja związkowa nie podejmie stanowiska w ogóle albo pracodawca rozpatrzy je negatywnie, podejmuje decyzję o rozwiązaniu z pracownikiem umowy o pracę za wypowiedzeniem.

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony – ochrona pracownicza

Należy pamiętać, że nawet w przypadku, gdy pojawia się przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony, to są pewne przypadki, w których to wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi jest zabronione. Zakaz wypowiedzenia umowy o pracę przewidują tzw. przepisy ochronne, a dotyczą one m.in. następujących sytuacji:

  1. Pracownikowi brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego
  2. Pracownik jest nieobecny w pracy i jest to nieobecność usprawiedliwiona
  3. Pracownica jest w ciąży
  4. Pracownik pracuje w obniżonym wymiarze czasu pracy, zamiast korzystać z urlopu wychowawczego

Inne zakazy wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony mogą wynikać z przepisów szczególnych, dotyczących poszczególnych grup pracowników czy poszczególnych branż.

Przepisy kodeksu pracy nie wskazują jednolitego wzoru wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony, pochodzącego od pracodawcy. W tym wypowiedzeniu musi się znaleźć oświadczenie woli pracodawcy, wskazanie przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony oraz pouczenie dla pracownika o możliwości odwołania się do sądu pracy, w terminie 21 dni od dnia doręczenia wypowiedzenia.

Powstaje pytanie, co, jeśli w wypowiedzeniu pracodawca nie zamieścił pouczenia o odwołaniu się do sądu pracy albo jest ono błędne (np. pracodawca wskazał, że na odwołanie się pracownik ma 7 dni, a nie 21 dni). Co w takiej sytuacji przysługuje pracownikowi? Czy oznacza to, że wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony jest nieważne?

Nie. Błędne pouczenie pracownika o prawie odwołania się do sądu pracy uzasadnia jedynie prawo do przywrócenia terminu do wniesienia tego odwołania. Nie uzasadnia natomiast roszczeń pracownika z tytułu niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę czy rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, a więc roszczenia o odszkodowanie albo o przywrócenie do pracy.

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony uważa się za doręczone z chwilą, w której pracownik mógł zapoznać się z jego treścią. Nie ma tu znaczenia, czy pracownik faktycznie się z nim zapoznał, czy nie. Przykładowo, jeśli szef wzywa pracownika do gabinetu i wręcza mu wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony (zresztą dotyczy to umowy o pracę każdego rodzaju), informuje pracownika, co zawiera pismo, jakie chce mu przekazać, a pracownik odmawia przyjęcia wypowiedzenia, to i tak jest ono uważane za skutecznie doręczone, a więc swój bieg rozpocznie okres wypowiedzenia.

Podobnie w przypadku, gdy np. wypowiedzenie umowy o pracę zostało wysłane pocztą – po dwukrotnym awizowaniu przesyłki jest ona uważana za doręczoną. Pracownik nie musi nawet otrzymać do rąk tego wypowiedzenia – ważne, aby miał możliwość zapoznania się z jego treścią, ale z możliwości tej celowo nie skorzystał.

Stanowisko takie potwierdził Sąd Najwyższy w swym wyroku z dnia 5 października 2005 roku sygn. I PK 37//05 stwierdzając, iż dwukrotne awizowanie przesyłki poleconej zawierającej oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy stwarza domniemanie faktyczne możliwości zapoznania się przez pracownika z jego treścią, co oznacza przerzucenie na niego ciężaru dowodu braku możliwości zapoznania się z treścią oświadczenia pracodawcy.

Oczywiście jeśli pracodawca spodziewa się, że wręczając pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony pracownik może odmówić jego przyjęcia, to dobrze, aby zapewnił sobie świadków na tę okoliczność. Świadkami nie mogą być dowolni pracownicy – naruszyłoby to przepisy o ochronie danych osobowych RODO. Świadkiem wręczania wypowiedzenia umowy może być natomiast kadrowa, członek zarządu spółki – generalnie osoby decyzyjne, odpowiadające za sprawy pracownicze.

Jeśli wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony nie zostało odebrane przez pracownika, choć szef czy kadrowa wręczał je pracownikowi osobiście, to to wypowiedzenie załącza się do akt osobowych pracownika (część C), a na okoliczność całego zdarzenia sporządza notatkę urzędową, w której opisuje całą sytuację.

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony powinno zawierać pouczenie dla pracownika o możliwości odwołania się od niego w terminie 21 dni. Brak pouczenia czy błędne pouczenie skutkuje tym, że pracownik może żądać przywrócenia terminu do odwołania się. W swoim odwołaniu pracownik może żądać uznania wypowiedzenia za bezskuteczne albo odszkodowania, a jeśli umowa o pracę zdążyła się już rozwiązać, to sąd pracy może przywrócić pracownika do pracy na poprzednich warunkach.

Sąd pracy może uznać, że przywrócenie pracownika do pracy na poprzednio zajmowanym stanowisku byłoby bezcelowe, np. między pracownikiem i pracodawcą istnieje poważny konflikt, a w takim wypadku sąd pracy może orzec o odszkodowaniu nawet wówczas, gdy pracownik żądał uznania wypowiedzenia za bezskuteczne.

Sąd pracy nie może jednak przyznać pracownikowi odszkodowania w sytuacji, w której pracownik żądał uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, gdy wypowiedzenie to zostało wręczone pracownikowi znajdującemu się pod ochroną, np. w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Jeśli sąd pracy przywraca pracownika do pracy, to pracownik ma prawo do wynagrodzenia za okres pozostawania bez pracy, nie więcej jednak, niż za 2 miesiące, a jeśli okres wypowiedzenia był trzymiesięczny, to wynagrodzenia za okres 1 miesiąca. Jeśli natomiast sąd pracy uznał za bezskuteczne wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony pracownikowi chronionemu, to wówczas wynagrodzenie przysługuje za cały czas pozostawania bez pracy.

Podsumowując – wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony, jeśli pochodzi od pracodawcy, wymaga zachowania pewnej formy (pisemna) oraz wskazania konkretnej, obiektywnej i uzasadnionej przyczyny, nie zawsze jest dopuszczalne, a także musi zawierać pouczenie dla pracownika o możliwości odwołania się do sądu pracy w terminie 21 dni. Pracownik natomiast, wypowiadając umowę zawartą na czas nieokreślony, nie musi swojego wypowiedzenia uzasadniać.

Szersze informacje na ten temat – dla zainteresowanych – w naszych szkoleniach online: kurs kadr online, kurs płac online oraz połączonym szkoleniu audio: kurs kadr i płac online

Zostaw komentarz