Przykładowa lista płac krok po kroku- zobacz, jak ją naliczyć

Przykładowa lista płac – aktualizacja 2021. W tym artykule omówiona zostanie lista płac krok po kroku. Pokażemy, jak czytać przykładowa listę płac, jak wygląda lista płac krok po kroku, z krótkim omówieniem zasad naliczania składek ZUS i podatku, w tym dla osób zwolnionych z podatku na podstawie zwolnienia podatkowego Zerowy PIT dla młodych (czyli osób, zatrudnionych w stosunku pracy, na umowie zlecenia, na stażu, mających nie więcej niż 26 lat). Składniki listy płac omówimy na konkretnych przykładach wyliczeń listy płac. Najpierw krótki wstęp teoretyczny, a następnie trzy przykłady wyliczenia listy płac.

Przykładowa lista płac krok po kroku – zasady naliczania składek ZUS i podatku

Lista płac to – mówiąc ogólnie – składniki wynagrodzenia, rozliczone od brutto do netto, z naliczeniem należności publicznoprawnych – składek ZUS i podatku. Nie wszystkie składniki wynagrodzenia pracownika są ozusowane czy opodatkowane (o samym wynagrodzeniu pracownika pisaliśmy szerzej m.in. tutaj: Wynagrodzenie w umowie o pracę) – np. nagroda jubileuszowa, wypłacana nie częściej niż co 5 lat jest zwolniona ze składek ZUS, ale już nie podatku, a więc na liście płac doliczamy ją do podstawy podatku, a nie podstawy składek społecznych (przykładowa lista płac krok po kroku z nagrodą jubileuszową poniżej).

Przykładowa Lista płac krok po kroku
Przykładowa Lista płac krok po kroku

Z kolei np. ekwiwalent za pranie odzieży jest w ogólne zwolniony ze składek ZUS i podatku, dolicza się go na liście płac po prostu do kwoty netto wynagrodzenia. Pracownik może mieć również niepieniężne składniki wynagrodzenia, np. samochód służbowy do celów prywatnych – jak wypełnić listę płac w tym wypadku pokazywaliśmy w tym artykule: samochód służbowy do celów prywatnych a ZUS i podatek

Generalnie jeśli jakieś składniki wynagrodzenia są ozusowane i opodatkowane, dolicza się je do podstawy składek społecznych. Wynagrodzenia chorobowe z kolei przykładowa lista płac zawiera w podstawie składki zdrowotnej (wynagrodzenie chorobowe jest zwolnione ze składek społecznych, ale nalicza się od niego składkę zdrowotną). Pokażemy teraz, jak wygląda taka podstawowa lista płac, zakładając, że pracownik ma wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 3000 zł, otrzymał również premię w wysokości 600 zł i otrzymał wynagrodzenie za nadgodziny (pisaliśmy m.in. tutaj: (jak się liczy nadgodziny) w kwocie 229 zł. Została mu również przyznana nagroda jubileuszowa w kwocie 2700 zł

Nasza przykładowa lista płac krok po kroku zostanie sporządzona z założeniem, że pracownik ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodu 250 zł oraz ma prawo do ulgi podatkowej w kwocie 43,76 zł. Oznacza to, że nie dojeżdża do zakładu pracy z innej miejscowości i nie ma innego źródła przychodu, np. emerytury (pisaliśmy m.in. tutaj: Pracownik ma wiek emerytalny ale na emeryturę nie idzie).

Lista płac krok po kroku od brutto do netto to rozliczenie składek ZUS i podatku. Na te składki składają się następujące ubezpieczenia:

  • emerytalne – 9,75% podstawy finansuje pracownik i 9,76% podstawy finansuje pracodawca
  • rentowe = 1,5% podstawy finansuje pracownik i 6,5% podstawy finansuje pracodawca
  • chorobowe – 2,45% podstawy, w całości finansuje pracownik
  • wypadkowe – 1,67% podstawy (w zależności od zakładu pracy może się różnić) w całości finansuje pracodawca
  • Fundusz Pracy – 2,45% podstawy (nie zawsze jest) w całości finansuje pracodawca
  • Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (nie zawsze jest) w całości finansuje pracodawca

Do powyższego dochodzi na liście płac ubezpieczenie zdrowotne, które w całości wynosi 9% podstawy, ale 7,75% podstawy składki zdrowotnej pomniejsza podatek dochodowy.

No i teraz pierwsza przykładowa lista płac krok po kroku. Wyliczenie listy płac zaczniemy od ustalenia podstaw.

przykładowa lista płac krok po kroku
przykładowa lista płac krok po kroku

Podstawa do składek społecznych to suma wszystkich składników wynagrodzenia pracownika, wszystkie są bowiem ozusowane i podatkowane. Z kolei podstawa do składki zdrowotnej to podstawa do składek społecznych pomniejszona o sumę składek finansowanych z wynagrodzenia pracownika (dolicza się do niej ewentualnie wynagrodzenie chorobowe). Natomiast podstawa podatku na przykładowej liście płac krok po kroku to postawa do składek społecznych pomniejszona o sumę składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika i jeszcze pomniejszona o koszty uzyskania przychodu – podstawowe lub podwyższone.

  1. wynagrodzenie brutto na przykładowej liście płac: 3000 zł + 600 zł + 229 zł =  3829 zł (tu nie doliczamy nagrody jubileuszowej, bo ona jest zwolniona ze składek ZUS)
  2. ubezpieczenie emerytalne: 9,76% z 3829 zł = 373,71 zł
  3. ubezpieczenie rentowe: 1,5% z 3829 zł = 57,44 zł
  4. ubezpieczenie chorobowe: 2,45% z 3829 zł = 93,81 zł
  5. podstawa składki zdrowotnej: 3829 – 373,71 – 57,44 – 93,81 = 3304,04 zł
  6. koszt uzyskania przychodu: 250 zł
  7. podstawa podatku: 3829 – 373,71 – 57,44 – 93,81 – 250 + 2700 zł (doliczamy nagrodę jubileuszową) = po zaokrągleniu do pełnej złotówki: 5754 zł
  8. zaliczka na podatek: 17% (pierwszy próg podatkowy) z 5754 zł – 43,76 zł = 934,42 zł
  9. ubezpieczenie zdrowotne: 9% z 3304,04 zł = 297,36 zł
  10. ubezpieczenie zdrowotne odliczalne: 7,75% 3304,04 = 256,06 zł
  11. podatek do urzędu skarbowego: 934,42 – 256,06 = po zaokrągleniu 678 zł
  12. Netto do wypłaty: 3000 zł + 600 + 229 + 2700 – 373,31 – 57,44 – 93,81 – 297,36 – 678 =  5028,68 zł

Tak wygląda przykładowa lista płac krok po kroku – wyliczenie listy płac nie jest skomplikowane, natomiast należy pamiętać, aby ustalić prawidłowo, jakie składniki wynagrodzenia są zwolnione z podatku i składek ZUS. Gdyby pracownik otrzymał w tym miesiącu wynagrodzenie chorobowe, to jego pensja za przepracowaną część miesiąca byłaby pomniejszona, a samo wynagrodzenie chorobowe doliczone do pozycji 5 – podstawy składki zdrowotnej. Z kolei gdyby pracownik otrzymał jeszcze zasiłek, a zakład pracy był płatnikiem zasiłku, doliczony zostałby on do podstawy podatku w pozycji 7.

Nieco inaczej wygląda przykładowa lista płac krok po kroku dla pracownika zwolnionego z podatku dochodowego na mocy ulgi podatkowej Zerowy PIT dla młodych. Generalnie wyliczenie listy płac jest w tym wypadku takie samo, pomija się jedynie pozycje związane z podatkiem.

Przykładowa lista płac dla pracownika do 26 roku życia

Pracownik ma 24 lata, pensję zasadniczą 3200 zł. Nie ma żadnych innych składników wynagrodzenia. A zatem wyliczenie listy płac zaczynamy od podstawy składek społecznych, czyli kwoty 3200 zł

  1. wynagrodzenie brutto: 3200 zł
  2. ubezpieczenie emerytalne: 9,76% z 3200 zł = 312,32 zł
  3. ubezpieczenie rentowe: 1,5% z 3200 zł = 48 zł
  4. ubezpieczenie chorobowe: 2,45% z 3200 zł = 78,40 zł
  5. podstawa składki zdrowotnej: 3200 – 312,32 – 48 – 78,40 =  2761,28 zł
  6. ubezpieczenie zdrowotne: 9% z 2761,28 = 248,52 zł
  7. netto do wypłaty: 3200 – 312,32 – 48 – 78,40 -248,52 = 2512,76 zł

Jak widzisz, przykładowa lista płac dla osoby do 26 roku życia nie jest skomplikowana. Oczywiście zarówno w tym, jak i w poprzednich przypadkach przykładowa lista płac może zawierać inne pozycje, np. wpłaty pracownika na PPK, do podstawy podatku dolicza się wpłatę pracodawcy na PPK, z kolei z wynagrodzenia netto można dokonywać potrąceń z wynagrodzenia za pracę. W każdym razie taka przykładowa lista płac będzie rozliczana tak, jak powyżej.

Przykładowa lista płac na 2021 rok w tych artykułach: minimalne wynagrodzenie 2021 od brutto do netto oraz tutaj: 18,30 brutto ile to netto. Z kolei o minimalnym wynagrodzeniu 2021 na pół etatu tutaj: przykładowa lista płac na pół etatu. We wszystkich artykułach pokazane przykładowe listy płac z konkretnymi wyliczeniami.

przykładowa lista płac krok po kroku
przykładowa lista płac krok po kroku

Przykładowa lista płac – część archiwalna

Oczywiście do rozliczenia listy płac pracownika możesz użyć odpowiedniego programu kadrowego, jednakże dobrze wiedzieć, jak skonstruowana jest lista płac (nawet elektroniczna lista płac), co na niej uwzględnić i jak naliczać. W poniższym przykładzie przedstawione zostało rozliczenie wynagrodzenia pracownika, wraz z wyszczególnieniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy oraz wskazano sposób finansowania składek i ustalania wysokości tej zaliczki. Wyliczenia dokonano w oparciu o jeden składnik wynagrodzenia – zasadnicze.

Przykładowa lista płac – omówienie

Pozostałe składniki wynagrodzeń (premie, prowizje, nagrody itp.) uwzględniane są na liście w odpowiedniej pozycji, w zależności od tego, czy stanowią one podstawę do składek społecznych. Nie każdy bowiem przychód pracownika podlega oskładkowaniu albo opodatkowaniu. O składnikach wynagrodzeń pracownika możesz poczytać w teoretycznych aspektach prawa pracy w zakładce powyżej. Często zdarza się bowiem, iż pracownik oprócz pensji zasadniczej otrzymuje również inne składniki wynagrodzeń. Wówczas ustalić należy, które z nich będą również podstawą do składek społecznych, składki zdrowotnej i podatku.

Sposób finansowania składek przedstawia się następująco:

Sposób rozliczania składek ZUS
Sposób rozliczania składek ZUS

* – wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe jest zmienna i uzależniona od konkretnego zakładu pracy

  1. Wynagrodzenie brutto: 2000 zł
  2. ZUS pracownika (składki, finansowane z wynagrodzenia pracownika) = 3+4+5 = 274,20
  3. Ubezpieczenie emerytalne: 9,76 % z poz. 1 = 9,76 % z 2000 zł = 195,20 zł
  4. Ubezpieczenie rentowe: 1,5 % z poz. 1 = 1,5 % z 2000 zł = 30 zł
  5. Ubezpieczenie chorobowe: 2,45 % z poz. 1 = 2,45 % z 2000 zł = 49 zł
  6. Podstawa do składki zdrowotnej i podatku: poz. 1 – 2 = 2000 zł – 274,20 zł = 1725,80 zł
  7. Koszt uzyskania przychodu:* 111,25 zł
  8. Kwota stanowiąca podstawę do wyliczenia zaliczki na podatek: poz. 6 – 7 = 1725,80 – 111,25 zł, po zaokrągleniu do pełnej złotówki = 1615 zł
  9. Podatek: 18 % z poz. 8 = 18 % z 1615 zł = 290,70 zł
  10. Ulga podatkowa: 46,33 zł
  11. Zaliczka na podatek: poz. 9 – 10 = 290,70 zł – 46,33 zł = 244,37 zł
  12. Ubezpieczenie zdrowotne (w całości): 9 % z poz. 6 = 9 % z 1725,80 zł = 155,33 zł
  13. Ubezpieczenie zdrowotne (w części odliczanej od podatku): 7,75 % z poz. 6 = 7.75 % z 1725,80 zł = 133,75 zł
  14. Podatek dochodowy do Urzędu Skarbowego: poz. 11 – 13 = 244,37 zł – 133,75 zł = 110,62 zł – po zaokrągleniu = 111 zł
  15. Ewentualne potrącenia: —— (kwoty, potrącane z pensji netto pracownika, np. egzekucja komornicza, pożyczki z funduszu socjalnego itp.)
  16. Do wypłaty netto: poz. 1 – 2 – 12 – 14 – 15 = 2000 zł – 274,20 zł – 155,33 zł – 111 zł – 0 = 1459,47 zł
  17. ZUS pracodawcy (składki za pracownika, finansowane ze środków pracodawcy): poz. 18+19+20+21+22 = 195,20 zł + 130 zł + 38,60 zł + 49 zł + 2 zł = 414,80 zł
  18. Ubezpieczenie emerytalne: 9,76 % z poz. 1 = 9,76 % z 2000 zł = 195,20 zł
  19. Ubezpieczenie rentowe: 6,5 % z poz. 1 = 6,5 % z 2000 zł = 130 zł
  20. Ubezpieczenie wypadkowe: 1,93 % z poz. 1 = 1,93 % z 2000 zł = 38,60 zł
  21. Fundusz Pracy: 2,45 % z poz. 1 = 2,45 % z 2000 zł = 49 zł
  22. Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 0,10 % z poz. 1 = 2 zł

Jak widać na powyższym przykładzie, z pensji brutto w wysokości 2000 zł pracownik otrzyma “na rękę” kwotę 1459,47 zł, natomiast dla pracodawcy całkowity koszt zatrudnienia takiego pracownika to kwota 2414,80 zł.

Zaznaczyć należy, iż na liście płac uwzględnia się czasem inne koszty uzyskania przychodu w poz. 7 (w wysokości 139,06 zł dla pracowników, którzy do miejsca pracy dojeżdżają z innej miejscowości), jak również nie zawsze na liście płac pojawia się pozycja 10 – ulga podatkowa (to z kolei uzależnione jest np. od tego, czy pracownik pozostaje już na etacie u innego pracodawcy i ten pracodawca uwzględnia taką ulgę przy rozliczaniu wynagrodzenia pracownika.

Jeśli używasz programu do rozliczania wynagrodzeń, spróbuj sprawdzić swoje wyliczenia ręczne z tymi z programu i porównaj je z naszymi obliczeniami.

8 komentarzy do wpisu „Przykładowa lista płac krok po kroku- zobacz, jak ją naliczyć”

  1. Pracownik ma pensję zasadniczą 3500 zł. Ma również dodatek funkcyjny stały 500 zł, niepomniejszany za czas choroby. Pracownik był na chorobowym w okresie od 1 do 13 października. Za ten czas przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe. Za październik dostanie nadal funkcyjny 500 zł, z tym, że ten funkcyjny trzeba podzielić na część z ZUS przypadającą na okres pracy i część bez ZUS, przypadającą na czas choroby. Jednocześnie ten dodatek funkcyjny nie jest wliczany do podstawy chorobowego bo pracownik zachowuje do niego prawo w okresie pobierania wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku.

    Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca: 3500 – 3500 / 30 * 13 = 1983,33 zł
    Podstawa chorobowego: 3500 – 13,71% z 3500 = 3020,15
    Chorobowe: 3020,15 / 30 * 80% * 13 dni choroby = 1046,99 zł
    Funkcyjny z ZUS: 500 / 31 (dni w październiku) * 18 (dni bez chorobowego) = 290,32 zł
    Funkcyjny bez ZUS (za czas choroby): 500 / 31 * 13 (dni choroby) = 209,68 zł

    Mamy wszystkie składniki brutto. Możemy naliczać listę płac. Zakładamy, że pracownik ma prawo do kosztów uzyskania przychodu 250 zł oraz ulgi podatkowej 43,76 zł

    1. Podstawa składek społecznych: 1983,33 + 290,32 = 2273,66 zł
    2. ZUS pracownika łącznie: 13,71% z 2273,66 = 311,72 zł
    3. Podstawa składek społecznych: 2273,66 – 311,72 + 1046,99 (wynagrodzenie chorobowe dochodzi tutaj, gdyby był zasiłek, to nie tu, ale do podstawy podatku): 3008,92 zł
    4. Koszt uzyskania przychodu: 250 zł
    5. Podstawa podatku: 3008,92 + 209,68 – 250 = po zaokrągleniu: 2969
    6. Zaliczka na podatek: 17% z 2969 – 43,76 = 460,97
    7. Zdrowotne 9% z 3008,92 = 270,80
    8. Zdrowotne odliczalne: 7,75% z 3008,92 = 233,19
    9. Podatek do skarbowego: 460,97 – 233,19 = po zaokrągleniu 228
    10. Netto do wypłaty: 1983,33 + 500 + 1046,99 – 311,72 – 270,80 – 228 = 2719,80 zł

    jeśli są jakieś składniki, które nie są pomniejszane za czas choroby, to one nie wchodzą do podstawy chorobowego, a z drugiej strony trzeba je rozbić na dwie części – część z ZUS i część bez ZUS.

    Odpowiedz
  2. chciałbym podpytać o kwotę roczną 85 528 złotych, do tej kwoty wlicza się wynagrodzenie zasadnicze pomniejszone o składki na ubezpieczenie społeczne oraz koszty uzyskania przychodu? I to polega na tym, że np. ktoś od czerwca “wkracza” w próg 32% a od stycznia nowego roku taki pracownik ma nowo stawkę podatkową 17% i prawo do ulgi podatkowej?

    Odpowiedz
    • Dokładnie tak – ta kwota 85528 jest limitem dochodu, a więc przychodu pomniejszonego o 13,71% (suma ZUS pracownika) i kosztów uzyskania przychodu. To jest limit roczny, a więc od stycznia następnego roku on się zeruje.

      Odpowiedz
  3. Czy jeśli pracownik jest zatrudniony w dwóch spółkach na pół etatu, czy kwotę zmniejszająca podatek przy zaliczkach odlicza w całości tylko jeden z pracodawców, czy każdy w nich po połowie?

    Odpowiedz
  4. pytanie dotyczy oświadczenia PIT-2: Czy pracownik, który złożył takie oświadczenie u pracodawcy, a po pewnym czasie podjął dodatkową pracę na podstawie umowy o dzieło w innym zakładzie, musi zrezygnować z ulgi podatkowej wynikającej ze złożonego wcześniej PIT-2?

    Odpowiedz
    • Nie. On ma u Was ulgę podatkowa 43,76 zł. Podejmuje umowę o dzieło w innym zakładzie. Na umowie o dzieło ta ulga mu już nie przysługuje. Gdyby on w drugim zakładzie nawiązał umowę o pracę, to może u Was zrezygnować z ulgi i chcieć, aby była ona naliczana w tym drugim zakładzie (w praktyce bez znaczenia dla niego, gdzie ona będzie naliczana, nie ma wpływu na rozliczenie roczne podatku, czy będzie rozliczana u Was, czy tam). Jemu ta ulga u Was nadal się należy.

      Odpowiedz

Dodaj komentarz