Zmiana umowy o pracę – wypowiedzenie zmieniające, aneks, czasowe powierzenie innej pracy – omówienie

Czy możliwa jest zmiana umowy o pracę, jeśli pracownik nie chce się na to zgodzić? A czy możliwa jest zmiana warunków umowy o pracę na niekorzyść pracownika, czy tego typu zmiany warunków umowy o pracę mogą odbywać się wyłącznie na jego korzyść? Jaka procedura jest wymagana do zmiany umowy o pracę/warunków zatrudnienia?

Przede wszystkim w pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na jedną podstawową rzecz, wynikającą wprost z określonej w art. 22 §1 kodeksu pracy definicji stosunku pracy – przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie (pisaliśmy m.in. Wyjścia prywatne w godzinach pracy) wyznaczonym przez pracodawcę (pisaliśmy m.in. Ruchomy czas pracy), a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. (aktualizacja 2021)

Jednocześnie zgodnie z art. 29 §1 kodeksu pracy umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia i warunki pracy i płacy – przede wszystkim rodzaj pracy (stanowisko), miejsce pracy, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia pracy.

Warunki te można oczywiście doprecyzowywać, np. regulaminem wynagradzania, informacją o warunkach zatrudnienia, zakresem czynności (pisaliśmy m.in. Zakres czynności pracownika) itp., niemniej co do zasady – pracownik wyraża zgodę na zatrudnienie na warunkach, jakie zostały ustalone i określone w umowie.

Zmiana umowy o pracę polega na zmianie jednego czy kilku z tych warunków, przy czym od razu należy zaznaczyć, że nie zawsze muszą to być zmiany korzystne dla pracownika. A stąd taka zmiana umowy o pracę wymaga zachowania określonej procedury, w tym przede wszystkim, jeśli ta zmiana umowy o pracę odbywa się na niekorzyść pracownika.

Czytaj także: Pracownik odchodzi na emeryturę

Zmiana umowy o pracę – tryby zmiany warunków zatrudnienia i umowy o pracę

Sama zmiana umowy o pracę może odbywać się albo na drodze porozumienia obu stron stosunku pracy (pracownika i pracodawcy), czyli tzw. aneksem do umowy o pracę czy porozumieniem zmieniającym, może też odbywać się na drodze jednostronnego oświadczenia woli przez pracodawcę – wypowiedzenia zmieniającego (warunki pracy czy warunki płacy).

Nie ma możliwości, aby do zmiany umowy o pracę doszło na skutek jednostronnego oświadczenia pracownika. Pracownik nie może niejako narzucić pracodawcy warunków pracy.

Najprostszym i najszybszym sposobem zmiany umowy o pracę jest sporządzenie aneksu (zwanego czasem porozumieniem zmieniającym). Ponieważ sama umowa o pracę co do zasady zawierana jest na piśmie, aneks również powinien mieć formę pisemną, aczkolwiek nie ma przepisu stwierdzającego nieważność aneksu ustnego.

Taka zmiana umowy o pracę aneksem w formie pisemnej jest dopuszczalna w każdym czasie, nawet wówczas, gdy ze względu na szczególną ochronę pracownika pracodawca nie może mu zmienić umowy o pracę wypowiedzeniem zmieniającym (więcej o tym za chwilę).

Najlepiej oczywiście, aby aneks do umowy o pracę miał formę pisemną, jak stwierdził bowiem Sąd Najwyższy w swym wyroku z dnia 17 stycznia 1997 roku sygn. I PKN 62/96 nie każde zachowanie pracodawcy, zmierzające do zmiany warunków zatrudnienia jest uznawane za porozumienie.

Zmiana umowy o pracę – aneks do umowy o pracę

Zmiana umowy o pracę aneksem polega na tym, że jedna ze stron proponuje drugiej zmianę określonego warunku umowy, a jeśli druga strona wyraża zgodę, sporządza się stosowny aneks. Aneks ten jest integralną częścią umowy.

Przykładowo – umowa o pracę przewiduje pracę na określonym stanowisku z wynagrodzeniem w kwocie 3500 zł. Pracownik zwrócił się do pracodawcy o podwyżkę, uzasadniając to dodatkowymi obowiązkami, jakimi go obarczono. Pracodawca wyraził zgodę, strony sporządziły aneks do umowy, wówczas ten aneks wraz z poprzednio zawartą umową tworzą niejako nową umowę. Taka zmiana umowy o pracę aneksem może odbyć się w dowolnym czasie.

Czytaj także: Czy pracodawca może odmówić wypowiedzenia?

Podpisanie aneksu do umowy o pracę to dwustronna czynność prawna, która polega na złożeniu zgodne oświadczenia woli przez pracodawcę i pracownika. Aneks musi wskazywać, jakie warunki umowy o pracę ulegają zmianie i ustalać nowe warunki umowy. Co do zasady dopuszczalna jest zmiana umowy o pracę aneksem również na niekorzyść pracownika – nie ma przepisu, który by tego zabraniał wprost.

A skoro pracownik zgadza się na pogorszenie swoich warunków pracy, np. obniżenie wynagrodzenia, to teoretycznie taka zmiana warunków umowy mogłaby odbyć się aneksem. W praktyce z tego typu zmianami trzeba jednak uważać.

Trudno bowiem uznać „na logikę”, że pracownik zmiana umowy o pracę, polegająca np. na obniżeniu wynagrodzenia zostanie przez pracownika zaakceptowana, jeśli nie wynika z jakiś obiektywnych przyczyn, np. trudnej sytuacji ekonomicznej w zakładzie pracy (wówczas lepiej obniżać wynagrodzenia, niż zwalniać).

Z drugiej strony zdarzają się również przypadki, że zmiana umowy o pracę polegająca na obniżeniu wynagrodzenia odbywa się nawet z inicjatywy samego pracownika, np. dzięki obniżeniu wynagrodzenia za pracę będzie on mógł ubiegać się o świadczenia z pomocy społecznej.

Nie ma jednego ustawowego, obowiązującego wzoru aneksu do umowy o pracę. Taki aneks powinien wskazywać strony umowy o pracę, datę jego zawarcia, szczegółowe wskazanie zmian w umowie o pracę, wskazanie daty wejścia w życie (aneks może obowiązywać również wstecz, jeśli zmiany mają być dla pracownika korzystne).

Zmiana umowy o pracę aneksem może mieć miejsce w sytuacji, gdy niedozwolone jest zmienianie warunków umowy o pracę wypowiedzeniem zmieniającym ze względu na szczególną ochronę pracownika przed wypowiedzeniem. Przykładowo – pracownik, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jest chroniony przed wypowiedzeniem umowy o pracę, a więc również i przed wypowiedzeniem zmieniającym. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby uzgodnić z nim nowe warunki zatrudnienia i zmienić je właśnie aneksem do umowy o pracę.

Podobnie, zmiana umowy o pracę aneksem do umowy może mieć miejsce również w trakcie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy. Jeśli pracownik przebywa np. na urlopie wypoczynkowym czy zwolnieniu lekarskim, to jest on chroniony przed wypowiedzeniem zmieniającym, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby w tym czasie zawarł on z pracodawcą aneks do umowy o pracę. Zmiana umowy o pracę aneksem może wchodzić w życie po powrocie pracownika z usprawiedliwionej nieobecności, a nawet w jej trakcie.

Należy pamiętać, że jeśli zmiana umowy o pracę odbywa się aneksem i polega na pogorszeniu warunków pracy pracownika, za jego zgodą, to warunki te mogą być mniej korzystne niż poprzednio obowiązujące, ale nie mogą być mniej korzystne, niż wynika to z przepisów prawa pracy. Przykładowo, jeśli wobec trudnej sytuacji ekonomicznej w zakładzie pracy pracodawca w porozumieniu z pracownikiem zmienia umowę o pracę w ten sposób, że obniża wynagrodzenie, to i tak nie może obniżyć go do wartości niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę (więcej o nim pisaliśmy tutaj: minimalne wynagrodzenie 2020).

Zmiana umowy o pracę aneksem do umowy o pracę może odbyć się, jeśli w sposób nie budzący wątpliwości obie strony wyraziły zgodę na taką zmianę. Może się zdarzyć sytuacja, w której proponowana zmiana jest dla pracownika korzystna, a więc w praktyce pracodawca proponuje zmianę w ten sposób, że jedynie informuje pracownika o niej. Przyjmuje się tutaj, że pracownik wyraził zgodę na zmianę umowy o pracę w sposób dorozumiany, co wprost wynika z jego zachowania (np. potwierdził ustnie nowe warunki zatrudnienia, proponowane w aneksie).

W praktyce nie ma raczej możliwości, aby zmiana umowy o pracę aneksem, polegająca na przekształceniu umowy o pracę z umowy na czas nieokreślony w umowę na czas określony była dopuszczalna. Umowa o pracę na czas nieokreślony jest korzystniejsza dla pracownika, choćby z punktu widzenia ochrony przed jej ewentualnym wypowiedzeniem (zgodnie z art. 30 §4 kodeksu pracy wypowiadając umowę o pracę na czas nieokreślony pracodawca musi wskazać powód wypowiedzenia, z kolei przy wypowiedzeniu umowy na czas określony nie musi wskazywać takiego powodu).

Trudno uznać, że pracownik na takie pozbawienie go ochrony przed wypowiedzeniem się zgadza.

Podsumowując omawianie aneksu do umowy o pracę należy podkreślić, iż pracownik nie musi się na taki aneks zgodzić, a odmowa podpisania aneksu do umowy przez pracownika nie może być przyczyną do wręczenia mu wypowiedzenia umowy o pracę (pisaliśmy m.in. Uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę). Jeśli pracownik odmawia podpisania aneksu, to znaczy, że nie wyraża zgody na zaproponowane mu nowe warunki pracy, a więc do ich zmiany nie dochodzi.

Zmiana umowy o pracę – wypowiedzenie zmieniające

Kolejnym ze sposobów zmiany umowy o pracę jest wypowiedzenie zmieniające. Od aneksu różni się ono przede wszystkim tym, że wypowiedzenie zmieniające jest jednostronnym oświadczeniem woli pracodawcy. Wypowiedzenie zmieniające pracodawca wręcza pracownikowi z reguły, gdy chce pogorszyć jego warunki zatrudnienia – obniżyć wymiar etatu, zdegradować, obniżyć pensję, zmienić miejsce pracy itp.

Ponieważ wręczenie wypowiedzenia zmieniającego może doprowadzić nawet do rozwiązania umowy o pracę, zmiana umowy o pracę w tym trybie wymaga zachowania określonej procedury. Zgodnie z art. 42 §1 kodeksu pracy przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę stosuje się odpowiednio do wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy i płacy. Wypowiedzenie zmieniające powinno mieć formę pisemną – zgodnie z art. 42 §2 kodeksu pracy wypowiedzenie warunków pracy lub płacy uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki.

Wypowiedzenie zmieniające z reguły pracodawca wręcza pracownikowi w sytuacji, gdy zmiana umowy o pracę aneksem nie była możliwa ze względu na brak zgody pracownika (pisaliśmy również: Zmiana zakresu obowiązków a brak zgody pracownika) albo gdy zmiana ma być zmianą na niekorzyść pracownika. Wypowiedzenie zmieniające należy wręczyć pracownikowi w taki sposób i takiej formie, aby pracownik mógł zapoznać się z jego treścią.

Ponieważ do wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy czy płacy stosuje się przepisy o wypowiadaniu umów o pracę, wypowiedzenie zmieniające musi zawierać pouczenie dla pracownika o możliwości odwołania się do sądu pracy, w terminie 21 dni. Co ważne, wypowiedzenie zmieniające powinno zawierać szczegółowy opis zmiany warunków zatrudnienia, które wejdą w życie z upływem okresu wypowiedzenia, czyli np. opis nowych warunków lub określenie tych, których pracownik zostanie pozbawiony.

Dokonując wypowiedzenia warunków pracy lub płacy, pracodawca może zmienić rodzaj wykonywanej pracy, miejsce jej wykonywania, wymiar etatu, a także wynagrodzenie przysługujące pracownikowi. Nie jest natomiast dopuszczalna zmiana umowy o pracę wypowiedzeniem zmieniającym, polegająca na zmianie umowy o pracę na czas nieokreślony w umowę na czas określony.

Do wypowiedzenia zmieniającego stosuje się przepisy o samym wypowiedzeniu. Stąd też jeśli w grę wchodzi zmiana umowy o pracę wypowiedzeniem zmieniającym, to pracodawca musi pamiętać o kilku elementach.

Przede wszystkim wręczenie wypowiedzenia zmieniającego nie jest możliwe tam, gdzie zakazane przepisami jest wręczenie wypowiedzenia umowy o pracę, a więc np. pracownikowi w okresie ochronnym przed emeryturą (więcej o tym pisaliśmy tutaj: wypowiedzenie w okresie ochronnym przed emeryturą), pracownikowi w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, pracownicy w ciąży, na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim czy wychowawczym itp.

O samym wypowiedzeniu zmieniającym dla pracownika w wieku przedemerytalnym pisaliśmy tutaj: wypowiedzenie zmieniające a wiek przedemerytalny.

Do tego jeszcze w przypadku, gdy zmiana umowy o pracę wypowiedzeniem zmieniającym dotyczy umowy zawartej na czas nieokreślony, wymagane jest uzasadnienie wypowiedzenia zmieniającego. Pracodawca musi podać pracownikowi przyczynę, z powodu której zdecydował się na zmianę umowy o pracę i pogorszenie warunków zatrudnienia pracownika.

Podobnie, jeśli wypowiedzenie zmieniające dotyczy umowy o pracę na czas nieokreślony, do jego wręczenia niezbędna jest konsultacja ze związkami zawodowymi, jeśli funkcjonują w zakładzie pracy.

Wypowiedzenie zmieniające może pochodzić jedynie od pracodawcy. Musi ono zawierać oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu dotychczasowych warunków pracy, określenie nowych warunków zatrudnienia, a także – co bardzo ważne – pouczenie, że nieodrzucenie przez pracownika nowych warunków przed upływem połowy okresu wypowiedzenia będzie oznaczać przyjęcie tych warunków; brak takiego pouczenia spowoduje, że pracownik będzie mógł złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia nowych warunków do końca okresu wypowiedzenia.

Pracownik nie musi wyrazić zgody na przyjęcie nowych warunków zatrudnienia, ale wówczas wraz z upływem okresu wypowiedzenia umowa o prace rozwiąże się. Zmiana umowy o pracę w tym wypadku doprowadzi faktycznie do jej rozwiązania. Z kolei jeśli pracownik wyraża zgodę na nowe warunki umowy, wchodzą one w życie po upływie okresu wypowiedzenia (dodać należy, że sam okres wypowiedzenia uzależniony jest od rodzaju umowy o pracę).

Sama zmiana umowy o pracę, polegająca na zmianie nazwy stanowiska w umowie o pracę, jeśli nie pociąga za sobą zmiany zakresu czynności czy innych warunków umowy, nie wymaga co do zasady wręczania wypowiedzenia zmieniającego. Może ono jednak okazać się konieczne, jeśli jest to zmiana podmiotowo istotna. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w swym wyroku z dnia 7 września 1999 roku sygn. I PKN 265/99 np. gdy nazwa implikuje prestiż stanowiska, to może ona wymagać wypowiedzenia warunków pracy.

Zmiana umowy o pracę – nie zawsze konieczna

W praktyce kadrowej zdarzają się sytuacje, w których zmiana warunków wykonywania pracy ma charakter czasowy. Zmiana umowy o pracę aneksem czy wypowiedzeniem zmieniającym nie jest wówczas konieczna. Pierwszy z tych przypadków to czasowe powierzenie innej pracy ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy.

Zgodnie z art. 42 §4 kodeksu pracy wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. W praktyce pracodawca czasowo przenosi pracownika na inne stanowisko/do innej pracy, ale nie dochodzi tu do zmiany umowy o pracę.

Po upływie okresu wskazanego w przeniesieniu, pracownik wraca na swoje dotychczasowe stanowisko.

Drugi z tych przypadków to przeniesienie czasowo pracownika do innej pracy ze względu na jego stan zdrowia, na podstawie art. 230 §1 kodeksu pracy. Stosownie do powołanego przepisu w razie stwierdzenia u pracownika objawów wskazujących na powstawanie choroby zawodowej, pracodawca jest obowiązany, na podstawie orzeczenia lekarskiego, w terminie i na czas określony w tym orzeczeniu, przenieść pracownika do innej pracy nienarażającej go na działanie czynnika, który wywołał te objawy.

Po upływie wskazanego w orzeczeniu okresu pracownik wraca na swoje uprzednio zajmowane stanowisko pracy, chyba, że po kolejnym badaniu lekarskim lekarza nadal nie zezwoli na pracę na obecnym stanowisku.

Wypowiedzenie zmieniające czy w ogóle zmiana umowy o pracę nie są wymagane również, jeśli pracodawca zleca pracownikowi inną pracę na czas przestoju.

spdszkolenia.pl