Aktualizacja 2021. Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy może mieć dla pracownika bardzo poważne konsekwencje. Przestrzeganie czasu pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracownika, wynikającym wprost z przepisu art. 100 §2 ust. 1 kodeksu pracy, który wskazuje, iż pracownik jest obowiązany w szczególności przestrzegać czasu pracy (pisaliśmy m.in. Wyjście prywatne w godzinach pracy) ustalonego w zakładzie pracy. Oczywiście może się zdarzyć sytuacja, w której pracownik nie będzie mógł – choćby ze względu na stan zdrowia czy siłę wyższą – stawić się w pracy, ale w związku z tym ma obowiązek po pierwsze poinformować szefa o przyczynie i przewidywanym czasie nieobecności, a po drugie usprawiedliwić tę nieobecność zgodnie z przepisami prawa pracy czy przepisami wewnątrzzakładowymi.
Od razu należy wyraźnie podkreślić, iż nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy może być przyczyną nie tylko obniżenia wynagrodzenia pracownika, ale wpływa również np. na podstawę do wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku. Co więcej, nieusprawiedliwiona nieobecność (pisaliśmy m.in. Porzucenie pracy) w pracy może być również powodem do dyscyplinarki (pisaliśmy m.in. Porzucenie pracy po ilu dniach) – rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych (pisaliśmy m.in. Zakres obowiązków). Omówmy najpierw to pierwsze zagadnienie, czyli negatywny wpływ nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy na wysokość wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku chorobowego (świadczenia te opisaliśmy szczegółowo w naszych ostatnich artykułach tutaj: wynagrodzenie chorobowe 2020 i tutaj: zasiłek chorobowy 2020).
Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy a obniżenie wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego?
Za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy, spowodowanej chorobą czy wypadkiem przy pracy, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego (o którym mowa w art. 92 kodeksu pracy) albo zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego czy zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego. Wysokość tego świadczenia ustala się w oparciu o tzw. podstawę. Co do zasady zgodnie z art. 36 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tzw. ustawy zasiłkowej) podstawą wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku chorobowego jest przeciętne wynagrodzenie z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia zwolnienia lekarskiego. Jeśli pracownik pozostaje w zatrudnieniu krócej niż 12 miesięcy, podstawą jest średnia z pełnych poprzedzających miesięcy zatrudnienia.
tu pisaliśmy m.in. rozwiązanie umowy o pracę z winy pracodawcy oraz Co grozi za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy
Gdyby w takim miesiącu, który bierzemy do podstawy, pracownik był nieobecny w pracy, to taki miesiąc pomija się w średniej, jeśli pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy w tym miesiącu to tatki miesiąc przyjmuje się w podstawie po tzw. uzupełnieniu. A co, jeśli w jednym z tych miesięcy przyjmowanych do podstawy wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku chorobowego miała miejsce nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy? Czy taki miesiąc również się dopełnia, czyli przyjmuje za ten miesiąc wynagrodzenie, jakie pracownik by otrzymał, gdyby przepracował pełny miesiąc? Nie. Warunkiem dopełnienia jest, aby ta nieobecność w pracy była usprawiedliwiona.
Przykładowo, pracownik został zatrudniony w dniu 1 lipca 2019 roku. Ma wynagrodzenie zasadnicze oraz premie miesięczne zmienne. W październiku 2019 miał kilka dni nieusprawiedliwionej nieobecności pracy (pracodawca ukarał pracownika naganą – więcej o karach porządkowych pisaliśmy tutaj: Upomnienie, nagana i kara pieniężna – jak można ukarać pracownika). W marcu 2020 roku pracownik rozchorował się i poszedł na 13 dni zwolnienia lekarskiego. Aby ustalić podstawę do wynagrodzenia chorobowego, należnego za te 13 dni choroby, należy wyliczyć średnią z miesięcy od lutego 2020 wstecz do lipca 2019. Pytanie, czy ten październik w średniej dopełnić, skoro w tym miesiącu wystąpiła nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy?
Jak już wspomnieliśmy, takiego miesiąca nie dopełnia się, a więc ta średnia będzie nieco niższa, gdyż do tej średniej należy przyjąć wynagrodzenie faktycznie uzyskane w październiku. A będzie ono niższe, nieobecność nieusprawiedliwiona jest bowiem niepłatna (zgodnie z art. 80 kodeksu pracy wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Żaden przepis nie nakazuje pracodawcy wypłacania wynagrodzenia za czas nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy).
Zakład Ubezpieczeń Społecznych w swych wyjaśnieniach do przepisów ustawy zasiłkowej wskazuje wprost: w razie nieuzyskania wynagrodzenia za część miesiąca z przyczyn nieusprawiedliwionych, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie osiągnięte w tym miesiącu, bez uzupełniania jego wysokości za dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Przy ustalaniu wynagrodzenia za pełny miesiąc, w liczbie dni, którą pracownik był obowiązany przepracować, nie należy uwzględniać dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Wracając do naszego przykładu – gdyby pracownik miał np. pensję zasadniczą 3000 zł i premię zmienną, to do ustalenia wysokości wynagrodzenia chorobowego bralibyśmy miesiące od lutego 2020 wstecz do lipca 2020, a więc do tej średniej wliczalibyśmy za każdy miesiąc 3000 zł pensji zasadniczej. Tymczasem nieusprawiedliwiona nieobecność w październiku 2019 powoduje, że za ten październik pracownik otrzyma mniej niż 3000 zł wynagrodzenia zasadniczego (a i premia może zostać obniżona albo odebrana w całości, w zależności od unormowań wewnątrzzakładowych).
Od razu jedna ważna uwaga. Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy nie ma wpływu na podstawę wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku chorobowego, jeśli podstawa tego świadczenia – średnia z miesięcy poprzedzających, na skutek tej nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy okazuje się być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę. Zgodnie bowiem z art. 45 ustawy zasiłkowej podstawa wymiaru zasiłku chorobowego z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia.
Przykładowo – pracownik został zatrudniony w dniu 1 lutego 2020 z wynagrodzeniem w kwocie 2600 zł (minimalne wynagrodzenie 2020). W kwietniu 2020 miał 3 dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, a więc jego wynagrodzenie za kwiecień zostało odpowiednio pomniejszone, a w lipcu 2020 przebywał na zwolnieniu lekarskim z prawem do wynagrodzenia chorobowego. Gdybyśmy policzyli średnią od lutego do czerwca, to byłoby to nieco mniej niż 2600 zł gdyż średnią tą zaniżyłoby obniżone wynagrodzenie za kwiecień. Tymczasem zgodnie z powołanym przepisem art. 45 ustawy zasiłkowej podstawa wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę, obowiązujące w danym roku (liczyć oczywiście proporcjonalnie do wymiaru etatu. W takim wypadku zatem nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy nie pomniejszy świadczenia chorobowego pracownika.
Dodać należy, iż niektóre wewnątrzzakładowe przepisy płacowe, np. regulaminy wynagradzania przewidują takie przypadki, w których nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy nie tylko może wpływać na pomniejszenie danego składnika wynagrodzenia, np. premii, ale może wprost takiego dodatkowego, nieobowiązkowego składnika wynagrodzenia pozbawiać.
Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy ma więc pewien wpływ na wysokość świadczeń chorobowych pracownika. A gdzie jeszcze może spowodować negatywne konsekwencje?
Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy a kara porządkowa upomnienia, nagany czy kara pieniężna
Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy może być podstawą do wyciągnięcia wobec pracownika konsekwencji (pisaliśmy również: Romans w pracy) służbowych – wymierzenia mu kary porządkowej upomnienia, nagany, a także kary pieniężnej. Ta ostatnia może być dla pracowników szczególnie dolegliwa, a na jej wymierzenie z powodu nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy pozwala pracodawcy przepis art. 108 §2 kodeksu pracy – za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia (pisaliśmy m.in. Opuszczenie stanowiska pracy), stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy – pracodawca może również stosować karę pieniężną. Maksymalna wysokość kary to jedna dniówka pracownika. Należy tu zaznaczyć, iż nałożenie na pracownika kary porządkowej wymaga dochowania pewnej procedury – najpierw należy pracownika wysłuchać (bo może jakoś usprawiedliwi swoją nieobecność), potem ewentualnie wymierzyć karę, rozpatrzyć sprzeciw, jeśli pracownik wniesie sprzeciw od nałożonej kary porządkowej.
Od nałożonej kary porządkowej pracownik może odwołać się do sądu pracy. Warunkiem jest jednak, aby wcześniej wniósł od tej kary sprzeciw.
Kolejna rzecz – nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy może być przyczyną dyscyplinarki – rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy, szczególnie trwająca np. kilka dni i powodująca po stronie pracodawcy powstanie realnej szkody, czy też dezorganizująca pracę w zakładzie pracy, jest ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych, a jako taka pozwala na zastosowanie przez pracodawcę przepisu art. 52 §1 ust. 1 kodeksu pracy – pracodawca może zwolnić pracownika dyscyplinarnie z powodu ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych.
Za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych uważa się działanie lub zaniechanie nacechowane winą umyślną lub rażące niedbalstwo, a o zaistnieniu winy przesądza całokształt okoliczności związanych z bezpośrednim zachowaniem pracownika oraz stopień zagrożenia interesów pracodawcy. Nie jest zatem tak, że nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy staje się niejako automatycznie przyczyną dyscyplinarki. Pracodawca może, ale nie musi rozwiązywać z pracownikiem stosunku pracy z tego powodu. To, czy doszło do naruszenia interesu pracodawcy czy dobra zakładu pracy ocenia każdorazowo pracodawca, biorąc pod uwagę okoliczności danego przypadku – danej nieobecności nieusprawiedliwionej.
Rozwiązanie umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy jest tym bardziej uzasadnione, gdy pracownik zdaje sobie sprawę z tego, że jego nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy poważnie zakłóci proces pracy w zakładzie pracy, narazi pracodawcę na szkodę lub stworzy zagrożenie dla bezpieczeństwa innych pracowników.
W wyroku z dnia 28 września 1981 roku sygn. I PRN 57/81 Sąd Najwyższy stwierdził, iż jednorazowa nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy – w zależności od okoliczności konkretnego przypadku – może stanowić ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych. A jako taka może być przyczyną dyscyplinarki. Może, ale nie musi.
Dla porządku dodać należy, iż w razie, gdyby nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy była przyczyną rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy, to nie odnotowuje się tej nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy w świadectwie pracy – pisząc np. o przyczynie, wskazując w okresach nieskładkowych itp. Generalnie nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy w świadectwie pracy nie jest wykazywana.
Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy – jak w ogóle prawidłowo usprawiedliwić nieobecność w pracy?
Kwestię usprawiedliwiania nieobecności w pracy reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Stosownie do przepisu §1 powołanego rozporządzenia przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.
Pracownik powinien, najpóźniej drugiego dnia trwania nieobecności, poinformować pracodawcę o przyczynie nieobecności w pracy oraz przewidywanym czasie jej trwania. Chodzi tu głownie o to, aby pracodawca mógł zapewnić ewentualne zastępstwo, rozdzielić obowiązki pracownika pomiędzy pozostałych zatrudnionych itp. Jeśli przyczyna nieobecności jest znana niejako z góry, np. pracownik ma zaplanowany zabieg medyczny, po którym będzie na zwolnieniu lekarskim, również powinien pracodawcę o takim zdarzeniu uprzedzić.
Jedna uwaga jeszcze – Jeśli pracownik spóźni się z usprawiedliwieniem swojej nieobecności w pracy, to takie spóźnienie się z usprawiedliwieniem nieobecności nie jest przyczyną, z powodu której której można pracownika zwolnić dyscyplinarnie. Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy może być taką przyczyną, spóźnienie się z usprawiedliwieniem nieobecności już nie. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w swym wyroku z dnia 22 września 1999 roku sygn. 270/99, opóźnienie usprawiedliwienia nieobecności w pracy nie może być traktowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
Samą kwestię usprawiedliwiania nieobecności w pracy może – oprócz wspomnianego rozporządzenia – regulować również przepis wewnątrzzakładowy, np. regulamin pracy. Może on przewidywać np. dłuższy termin na usprawiedliwienie nieobecności, wskazywać techniczne sposoby usprawiedliwiania nieobecności itp.
Podsumowując – nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy może mieć dla pracownika różnorakie skutki – finansowe (pomniejszenie wynagrodzenia za czas nieprzepracowany i kara porządkowa pieniężna), ale też prowadzić nawet do rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy w trybie dyscyplinarnym. Jeśli pracownik danego dnia jest nieobecny w pracy, a już niejako z góry wie, że tej nieobecności w sposób racjonalny nie usprawiedliwi, to niech skorzysta w tym dniu z urlopu na żądanie – ma prawo do 4 takich dni nieobecności w roku kalendarzowym.
Więcej na ten temat – i w ogóle o kadrach i prawie pracy – w naszych szkoleniach: kurs kadr online z zaświadczeniem MEN oraz kurs prawa pracy online – wideoszkolenie z zaświadczeniem MEN. Zapraszamy osoby zainteresowane do zapoznania się z programem szkoleń, jak i naszą pełną ofertą szkoleniową.
